É essencial contar com setores específicos para atender cada demanda e para o bom funcionamento de uma empresa. Nem sempre eles tem contato direto com o cliente, mas o trabalho em conjunto reflete no serviço oferecido e, consequentemente, no lucro total do negócio.

O backoffice é um desses exemplos! Ele é responsável por resolver problemas e cuidar de todos os processos rotineiros, administrativos e financeiros de um negócio.

Se é a primeira vez que você ouve esse termo, ou se já ouviu e ficou em dúvida da sua importância, continue a leitura e descubra as vantagens desse setor!

O que é trabalho back office?

O back office, em tradução livre para o português "parte de trás do escritório", consiste em um grupo de funções importantes realizadas por uma equipe que está por trás do cliente, ou seja, seu trabalho não impacta diretamente o consumidor final. Porém, é essencial para dar suporte operacional para as equipes front office, que fazem parte da linha de frente.

Para entender melhor, os times de marketing, contabilidade, RH, jurídico, financeiro e logística são exemplos de backoffice. Ele pode estar presente de diversas formas, como um time de funcionários ou um sistema de gestão integrado que irá controlar todas as tarefas.

Como funciona o backoffice?

O setor de back office é responsável pelas etapas operacionais de um negócio, como pedido de mercadoria, planejamento de entrega, consulta ao estoque e fidelização do consumidor.

Sabe quando compramos algum produto com defeito? Ou ficamos insatisfeitos com o serviço de alguma plataforma de streaming, por exemplo? Pois é! Esses transtornos podem ser evitados pelo setor backoffice, responsável por fornecer um apoio aos principais processos internos e em fortalecer a rotina, diminuindo os possíveis erros.

A importância do backoffice em uma empresa

Se você acompanhou nosso conteúdo até aqui, já deu para entender um pouco do conceito de backoffice, não é mesmo? Contar com um setor que auxilia na organização e padronização da rotina de trabalho é essencial para o sucesso de qualquer empresa, que queira oferecer o melhor ao seu público alvo.

Seja ela prestadora de serviços ou do ramo de vendas de produtos físicos, o time ou sistema backoffice procura garantir o perfeito funcionamento dos procedimentos envolvidos antes, durante e depois do contato com o cliente. Confira com mais detalhes como este setor pode explorado em algumas áreas:

No e-commerce

Um dos meios de compras que mais tem crescido nos últimos meses merece uma atenção especial, não é mesmo? E como o backoffice pode ajudar?

Em um e-commerce os produtos estão dispostos virtualmente para o comprador escolher e realizar o pagamento. Mas, até chegar nesta etapa, muito processos já estão envolvidos! Já pensou escolher seu perfume preferido em uma perfumaria online, realizar o pagamento e só depois ser informado que o produto esgotou? Aposto que você ficaria super chateado com essa experiência!

Com o backoffice é possível ter um controle de estoque e sinalizar a falta do produto antes que o cliente siga com a compra. Esse trabalho evitará possíveis cancelamentos e a insatisfação do consumidor com a sua marca.

Na indústria

As indústrias são responsáveis pela produção de bens a partir de matérias-primas nos diferentes setores, como alimentício, vestuário, agricultura, dentre outras. Algumas funcionam quase que 24 horas todos os dias dos meses, para suprir a necessidade do mercado.

Uma equipe de backoffice na indústria será importante para auxiliar na manutenção de equipamentos e máquinas, evitando pausas não agendadas durante o processo de produção. Além disso, poderá operar na gestão escalável nas outras diversas demandas operacionais de uma indústria.

No varejo

Já nos comércios, que atendem o comprador em suas lojas físicas, o setor de backoffice pode atuar na retaguarda das vendas. Como assim? Bem, os funcionários podem dar suporte aos vendedores, controlando o estoque e auxiliando na precificação dos produtos e na cobrança.

Além disso, o setor pode ser usado para integrar a loja física e a loja online, para que o comerciante tenha um panorama das suas vendas por diferentes meios.

Benefícios de automatizar o backoffice

Agora que você já sabe a importância de ter um backoffice na sua empresa, deve estar se perguntando como é possível integrar diversos setores e administrá-lo com eficiência? E a resposta é: com o uso da tecnologia!

A automação do backoffice já é uma realidade e veio para facilitar as tarefas que antes eram realizadas de forma manual, repetitiva e burocrática. A partir de um único sistema é possível executar diversas tarefas com agilidade e praticidade. Quer conferir mais algumas vantagens? Role a página para baixo!

Otimização e fluidez de processos

Algumas tarefas do setor administrativo, como emissão de notas fiscais e ordens de serviço, demandam extrema atenção e cuidado, pois são documentos que possuem valor jurídico. Um sistema de automação simplifica estas etapas burocráticas e ainda deixa tudo dentro das regras da legislação.

Além da diminuição de erros de duplicação, o processo ainda é uma economia na emissão de papel, pois tudo – ou quase tudo! – é realizado de forma eletrônica. Quer entender um pouco como funciona a automatização de notas fiscais?

Redução e controle de custos

Quem não é gestor ou dono de uma empresa, não imagina os custos diretos e indiretos necessários para mantê-la em funcionamento. Com a diminuição de trabalhos manuais e tarefas repetitivas automatizadas, será possível observar uma redução dos custos operacionais.

Além disso, com o controle administrativo efetivo, o gestor pode cortar custos sem alterar a eficiência da empresa ou identificar áreas que estão precisando de investimento.

Indicadores e análises mais ricas e confiáveis

As diferentes áreas que atuam em uma empresa geram dados importantíssimos para criar estratégias e planejar as metas futuras. Um sistema backoffice registra, coleta e cruza todas essas informações, ajudando o gestor a tomar decisões mais assertivas com base em indicadores reais e atualizados, como o ponto de equilíbrio.

E aí gostou de conhecer mais sobre esse assunto? Agora que você já entendeu sobre o backoffice que tal aplicá-lo na sua empresa? Continue acompanhando nosso blog para ficar por dentro de todas as novidades do mundo dos negócios! Até mais!