O Certificado digital tornou-se a chave mestra das empresas;

Através dele é possível assinar documentos eletrônicos, entregar declarações, interagir com os órgãos de fiscalização e com outras empresas e principalmente emitir Notas Fiscais.

Ou seja, o faturamento das empresas literalmente depende do certificado digital.

Imaginou então perder o certificado digital e de uma hora para outra simplesmente interromper o faturamento da empresa?

Nem pensar né?

Para que esse exercício de imaginação não vire realidade (e um pesadelo) alguns cuidados simples devem ser tomados.

Cuidados gerais com o certificado digital

O Certificado digital é um instrumento muito poderoso.

A empresa deve ter uma política de cuidados com ele, como por exemplo manter seu acesso somente a pessoas com responsabilidade de direção da empresa.

O certificado permite a assinatura de contratos por exemplo, entrega de declarações.

Logo seu acesso deve ser concedido a pessoas que possam efetivamente responder pela gestão da empresa.

Mas e para emitir Notas Fiscais Eletrônicas?

Os sistemas de gestão que emitem as Notas Fiscais podem ser programados para conceder acesso ao certificado somente para a efetiva emissão e não acesso aos outros amplos recursos do certificado.

Com isso os colaboradores do faturamento vão exercer somente a função de emitir notas sem necessariamente poderem acessar todos os outros poderes do certificado digital.

O que acontece com a empresa se perder o certificado digital?

Nesse caso seria um “pepino” dos grandes.

Se a empresa perder o certificado digital e não ter uma cópia, muitas atividades essenciais serão paralisadas.

A empresa teria que comunicar a entidade certificadora ao qual comprou, para que esta cancele o certificado vigente perdido e emita um novo.

Isso pode levar até dois dias.

Nesse período a empresa ficaria sem emitir notas fiscais e, portanto, totalmente impossibilitada de fazer vendas.

A empresa pararia totalmente se perdesse o certificado?

No que diz respeito a vendas, assinatura de documentos eletrônicos e entrega de declarações sim.

Se não pode ser assinado digitalmente não pode ser feito.

Imagine então uma empresa perdendo o prazo de entrega de uma declaração para a SEFAZ e levando uma multa?

Ou então esta mesma empresa que fatura cerce de R$ 30 ou R$ 50 mil por dia.

Não precisa nem fazer a conta de qual vai ser o prejuízo de ficar dois dias sem vendas, concorda?

Backup do certificado digital, a solução simples e direta

Não dá pra inventar moda.

Existem empresas salvando cópia do certificado digital em pen drives, outras salvando cópia na caixa de e-mail.

Essa ultima solução sem dúvida é a mais arriscada, pois se o e-mail ficar somente armazenado no PC e este sofrer uma pane, o “backup” desaparece.

Se o e-mail for invadido pode ser copiado e usado por hackers para aplicação de golpes.

A solução mais simples e direta para segurança da empresa é o backup do certificado digital na nuvem.

O Backup na nuvem oferece segurança contra sequestro ou roubo de dados e mantém uma cópia do certificado digital seguro fora da empresa.

Em caso de perda do certificado original basta recuperar a cópia da nuvem e colocar a empresa para voltar a funcionar imediatamente.

Como anda a política de backup do certificado digital e outros dados essências na sua empresa?

Já cogitou a importância do backup na nuvem na sua estratégia de segurança e de manutenção dos negócios da empresa?

Acompanhe nossas matérias sobre segurança digital aqui no Blog do Gemini e saiba quais medidas tomar para manter sua empresa livre de ameaças, riscos e prejuízos.

Se preferir fale sem compromisso com um de nossos especialistas pelo e-mail [email protected] ou pelo 44 3141-4900.