5w2h: Como esse plano de ação pode ajudar sua empresa a ser mais eficiente

por Equipe de conteúdo

5w2h

É um fato! Boa parte dos projetos nas empresas em geral são atividades relativamente simples, que não demandam um planejamento complicado e demorado.

Por outro lado, pior do que ter um planejamento complexo e caro para fazer algo simples é não ter planejamento nenhum.

Isso porque sem nenhum tipo de controle, a execução de algo que era para ser simples pode acabar se tornando uma bagunça.

É por essa razão que a metodologia 5W2H foi criada e tem ajudado de forma simples o planejamento de tarefas em equipe no mundo todo nos últimos anos.

Vamos conhecê-la?

Origem da metodologia 5W2H

Essa metodologia ou ferramenta como muitos a chamam foi criada no Japão, mais especificamente dentro da indústria automotiva durante os anos de 1960 e 1970 como parte dos esforços de melhoria continua.

Com seu sucesso ela foi posteriormente difundida para todo o mundo.

O que é e como funciona a metodologia 5W2H

Como você deve estar pensando, 5W2H é uma sigla para as iniciais das palavras em inglês:

“What?”, que significa “o quê?”
“Why?”, que significa “por quê?”
“Who?”, que significa “quem?”
“Where?”, que significa “onde?”
“When?”, que significa “quando?”
“How?”, que significa “como?”
“How much?”, que significa “quanto?”

Basicamente, a metodologia 5W2H consiste em “fazer as perguntas certas” e alocar igualmente as pessoas certas para a execução de tarefas dentro de um projeto.

Sua aplicação tem como finalidade auxiliar na elaboração de planos de ação, como uma espécie de checklist que proporciona clareza aos membros da equipe quando da execução de um projeto, demostrando o papel de cada um e outras informações relevantes para o sucesso do referido projeto.

Apesar de simples, é considerada uma das técnicas mais eficazes em relação planejamento de atividades e elaboração de projetos.

Exemplos de uso

Na prática a 5W2h consiste em planejar o que será feito, por que, quando, onde, quem e a que custo.

Isso é particularmente útil para atribuir as responsabilidades, prazos e as motivações do porquê da realização de uma tarefa/projeto.

Veja nesse exemplo:

A empresa decide fazer uma apresentação, no formato de live pela internet, para todos os seus vendedores, no país todo, sobre os números das vendas obtidos no primeiro semestre e apresentar as metas e estratégias para o segundo semestre.

Não é um projeto ultra complexo, mas também não é uma tarefa trivial.

Vai exigir planejamento e preparação da equipe comercial da matriz da empresa.

Logo o trabalho ficou distribuído assim:

Entendendo o que cada “pergunta” significa

What (o quê)
Essa pergunta ajudar a identificar o plano de ação, o “o quê” também ajuda quem está analisando o plano a entender exatamente o que será feito, de maneira clara.

Why (por que?)
Essa é com certeza uma das perguntas mais importantes da ferramenta 5W2H, afinal toda ação precisa ter uma justificativa já que, além de demandar tempo de trabalho dos colaboradores, pode consumir recursos financeiros da organização. Descreva em termos práticos o motivo da atividade estar sendo realizada.

Who (quem?)
A 5W2H é especialmente interessante de ser usada para projetos em equipe, logo é importante nomear um responsável para cada ação, de modo que haja clareza das responsabilidades de cada um.

Where (onde?)
Em algumas situações, parece que essa pergunta não faz sentido, por exemplo quando uma tarefa é realizada na internet, porém em outros casos é importante determinar o local onde a atividade será realizada. Por exemplo pode ser que a atividade envolva o transporte de algo ou deslocamento para outra cidade, sendo assim, perguntar “onde” vai ajudar a prever os eventuais custos dessa tarefa.

When (quando?)
O “quando” é uma informação fundamental, afinal toda atividade dentro de um projeto precisa ter prazo. Sem uma definição de data de entrega as tarefas tendem a ser procrastinadas e esquecidas.

How (como?)
Quando um membro da equipe consulta o plano de ação 5W2H, deve ser capaz de saber tudo sobre a atividade, todos os detalhes, inclusive o “modo de fazer”. Conforme a complexidade, você pode descrever o processo em passos e numerá-los ou, se não houver necessidade, fazer apenas uma descrição breve.

O grande trunfo da metodologia 5W2H é servir como material de apoio ao longo do projeto. É como se um plano de ação preparado com essa metodologia fosse um “mapa” que dá a visão geral a todos os envolvidos de tudo o que tem que ser feito, por quem será feito, em que prazos, locais etc.

Essa sacada é muito simples, porém extremante poderosa.

How much (quanto?)
Por último, mas não menos importante deve-se estimar o orçamento de um projeto planejado com a ferramenta. Em geral muitas atividades não tem custo, pelo menos não direto, pois serão realizadas pelo pessoal interno que já recebe salários para isso. Porém em outras pode haver custo, como por exemplo o aluguel ou a aquisição de um equipamento, o custo de transporte de um item, passagens, alimentação, etc. Logo é muito importante pensar em tudo isso na fase de planejamento para que a empresa se prepare financeiramente e não tenha surpresas durante a fase de execução.

É muito fácil de implantar

Como visto no exemplo acima um plano de ação 5W2H é muito fácil de ser criado, você pode usar o Excel ou Word.
Se preferir o Sebrae oferece um modelo que pode ser baixado em PDF, dá uma olhada clicando aqui.

Conclusão

A metodologia de plano de ação 5W2H apesar de muito simples é muito efetiva na realização de projetos simples.

Ela dá clareza ao gestor da empresa e ao time realizador dos aspectos gerais e mais importantes de um projeto.

É indicada para trabalhos em equipe para projetos simples, afinal ela é clara e simples o suficiente nesses casos.

Você conhecia essa ferramenta? Gostaria de colocá-la em prática?

É super simples, reúna seu time e mãos à obra.

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Obrigado e até o próximo artigo!

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