Plano de ação 5W2H: essa metodologia pode ajudar sua empresa!

por Equipe de conteúdo

Acredite, é um fato! Ter como ferramenta de gestão empresarial a metodologia 5W2H te fornece todo o escopo para um bom planejamento estratégico, tático e operacional do seu negócio. Nem precisaríamos dizer mais para te convencer, mas queremos te ensinar sobre!

Você já sabe que boa parte dos projetos nas empresas, em geral, são atividades relativamente simples e que não demandam um planejamento complicado e demorado. Por outro lado, pior do que ter um planejamento complexo e caro para fazer algo simples é não ter planejamento nenhum, certo?

Isso porque, sem nenhum tipo de controle a execução de algo que era para ser simples pode acabar se tornando uma bagunça. Temos certeza que esse não é um dos objetivos da sua atividade empresarial, e por essa razão vamos te contar tudo que sabemos sobre – e que você também precisa saber – sobre essa metodologia 5W2H.

Vamos conhecê-la?

Ah! Não deixe de ver também nossa publicação sobre a importância da gestão de estoque e melhore ainda mais os processos de gestão da sua empresa!
O que é o plano de ação 5W2H e qual sua origem?

Essa metodologia, ou ferramenta como muitos a chamam, é basicamente uma espécie de checklist administrativo de atividades, prazos, etapas e responsabilidades envolvidas no desenvolvimento claro e eficiente de um projeto.

Não dá para negar que, às vezes, temos uma ideia muito boa e já queremos colocar em prática logo de uma vez, como se tivéssemos a certeza de que tudo dará certo. Por outro lado, o gestor pé no chão sabe que mesmo a melhor ideia do mundo precisa ter um planejamento de execução: o que será feito, porque, onde, quem irá fazer, como será feito e quanto essa brincadeira irá custar.

E aí que entra o plano de ação 5W2H, que, curiosamente, foi criado no Japão – mais especificamente dentro da indústria automotiva – durante os anos de 1960 e 1970 como parte dos esforços de melhoria contínua que a atividade exigia.

Com seu sucesso na época, ela foi posteriormente difundida para todo o mundo e ainda persiste até hoje!

Mas afinal, o que significa a sigla 5W2H?

Em inglês, esse acrônimo possui 7 iniciais que representam, no que lhe concernem, 7 diretrizes que, bem estabelecidas, são o que chamamos “pau para toda obra” na execução de um processo ou atividade.

Novamente fazendo uso de uma expressão popular, elas “ditam o caminho das pedras”, e são os 5W:
  • “What?”, que significa “o quê?”
  • “Why?”, que significa “por quê?”
  • “Who?”, que significa “quem?”
  • “Where?”, que significa “onde?”
  • “When?”, que significa “quando?”

E os 2H:

  • “How?”, que significa “como?”
  • “How much?”, que significa “quanto?”

Basicamente, a metodologia 5W2H consiste em “fazer as perguntas certas” e alocar igualmente as pessoas certas para a execução de tarefas dentro de um projeto.

Finalidade do plano de ação 5W2H

Sua aplicação tem como finalidade auxiliar na elaboração de planos de ação, como uma espécie de checklist que proporciona clareza aos membros da equipe quando da execução de um projeto, demostrando o papel de cada um e outras informações relevantes para o sucesso do referido projeto.

Apesar de simples, é considerada uma das técnicas mais eficazes em relação planejamento de atividades e elaboração de projetos. Um salto na sua gestão empresarial depende de um bom planejamento e um Business Intelligence bem aplicado!

Como fazer 5W2H na prática?

Na prática, a 5W2H consiste em planejar o que será feito, por que, quando, onde, quem e a que custo.

Isso é particularmente útil para atribuir as responsabilidades, prazos e as motivações do porquê da realização de uma tarefa/projeto. Veja nesse exemplo:

A empresa decide fazer uma apresentação, no formato de live pela internet, para todos os seus vendedores, e no país todo. A live será sobre os números das vendas obtidos no primeiro semestre, além de apresentar as metas e estratégias para o segundo semestre.

Não é um projeto ultra complexo, mas também não é uma tarefa trivial, o que significa que a ideia é boa, mas vai exigir planejamento e preparação da equipe comercial da matriz da empresa.

Deste modo, o trabalho ficaria, hipoteticamente e seguindo o 5W2H, distribuído assim:
tarefas do projeto

Percebe como fica muito mais fácil se organizar e saber, de fato, como se comunicar com sua equipe (e até com seu público)?!

Entendendo o que cada “pergunta” significa

É importante saber o que essa metodologia quer definir para além das palavras, então vamos lá!

What (o quê)

Essa pergunta ajuda a identificar o plano de ação, o “o quê” também ajuda quem está analisando o plano a entender exatamente o que será feito, de maneira nítida.

Why (por que?)

Essa é, com certeza, uma das perguntas mais importantes da ferramenta 5W2H, afinal toda ação precisa ter uma justificativa já que, além de demandar tempo de trabalho dos colaboradores, pode consumir recursos financeiros da organização.

Diante disso, descreva em termos práticos o motivo da atividade estar sendo realizada.

Who (quem?)

A 5W2H é especialmente interessante de ser utilizada para projetos em equipe, logo é importante nomear um responsável para cada ação, de modo que haja clareza das responsabilidades de cada um.

Where (onde?)

Em algumas situações, parece que essa pergunta não faz sentido, por exemplo quando uma tarefa é realizada na internet, porém em outros casos é importante determinar o local onde a atividade será realizada.

Suponhamos que a atividade envolva o transporte de algo ou deslocamento para outra cidade, sendo assim, perguntar “onde” vai ajudar a prever os eventuais custos dessa tarefa.

When (quando?)

O “quando” é uma informação fundamental, afinal toda atividade dentro de um projeto precisa ter prazo. Sem uma definição de data de entrega, as tarefas tendem a ser procrastinadas e esquecidas.

How (como?)

Quando um membro da equipe consulta o plano de ação 5W2H, deve ser capaz de saber tudo sobre a atividade, todos os detalhes, inclusive o “modo de fazer”.

Conforme a complexidade, você pode descrever o processo em passos e numerá-los ou, se não houver necessidade, fazer apenas uma descrição breve.

O grande trunfo da metodologia 5W2H é servir como material de apoio ao longo do projeto. É como se um plano de ação preparado com essa metodologia fosse um “mapa” que dá a visão geral a todos os envolvidos de tudo o que tem que ser feito, por quem será feito, em que prazos, locais, etc.

Essa sacada é muito simples, porém extremante poderosa.

How much (quanto?)

Por último, mas não menos importante, deve-se estimar o orçamento de um projeto planejado com a ferramenta.

Em geral, muitas atividades não têm custo. Pelo menos não direto, pois serão realizadas pelo pessoal interno que já recebe salários para isso. Porém, em outras pode haver custo, como por exemplo o aluguel ou a aquisição de um equipamento, o custo de transporte de um item, passagens, alimentação, etc.

Logo é muito importante pensar em tudo isso na fase de planejamento para que a empresa se prepare financeiramente e não tenha surpresas durante a fase de execução.

É muito fácil de implantar!

Como visto no exemplo acima, um plano de ação 5W2H é muito fácil de ser criado. Você pode criar o Excel ou Word, ou até um quadro branco. O necessário é ter espaço para colocar as 7 colunas dos 5W e 2H, e as atividades!

E aí, gostou do conteúdo da Unimake Software? A metodologia de plano de ação 5W2H, apesar de muito simples, é muito efetiva na realização de projetos simples! Ela dá clareza ao gestor da empresa e ao time realizador dos aspectos gerais e mais importantes de um projeto.

Você conhecia essa ferramenta? Gostaria de colocá-la em prática? É super simples, reúna seu time e mãos à obra!

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Obrigado e até o próximo artigo!
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