Automação de processos para gestão de NFes – entenda o assunto!

por Equipe de Conteúdo

Afinal, você sabe o que é e como funciona a automação de processos na prática?!

Grandes desafios exigem amplas escolhas, e como prova desta máxima, a gestão empresarial surge como um dos maiores desafios enfrentados por administradores em diversos segmentos. Atualmente, os setores de uma empresa crescem, a medida que as demandas e exigências acompanham a evolução dos lucros.

Neste cenário guiado por desafios, a automação de processos desenvolveu-se como uma ferramenta decisiva para o sucesso. Mas acredite, antes desta decisão, muitos gestores enfrentam períodos de dúvidas e questionamentos quanto o gerenciamento de estoque, documentos e relações com clientes, parceiros e fornecedores.

Deseja entender mais sobre o assunto e tomar decisões assertivas dentro da sua empresa? Então, confira o artigo completo que a UNIMAKE preparou para você e o seu negócio. Entenda a automação de processos para gestão de NFes na sequência.

Veja também: os principais motivos para as empresas implantarem um sistema ERP

Você sabe o que é uma NFe?

A NFe, como é conhecida a Nota Fiscal Eletrônica, é um documento lançado pelo Sistema Público de Escrituração Digital, o SPED, que desde o ano 2008, determina a emissão de NFes para empresas em diversos segmentos ou alcances. Neste sentido, vale destacar que o MEI, o Microempreendedor Individual, está isento da emissão da NFe em alguns casos.

Qual a importância do gerenciamento da Nota Fiscal Eletrônica?

Como a UNIMAKE destaca, a emissão da Nota Fiscal Eletrônica é obrigatória para as empresas brasileiras, e ainda que o consumidor não a solicite, ela deve ser emitida. Portanto, o investimento em automação de processos para gestão de NFes é prioridade para empresários que almejam crescimentos com um bom preparo e gerenciamento coeso de decisões.

Com frequência encontramos o argumento que, para investir em uma boa ferramenta de automação processual, apenas as empresas de médio e grande porte conseguem aportar. Entretanto, existe no mercado opções de sistemas acessíveis e com desempenhos acima da média, o que cobre investimentos, e ainda, conquistam margens de lucros interessantes.

Destacamos ainda, a importância da automatização na eliminação de multas, impressões de NFe, ajustes em trabalhos que exigem correções, controle de Notas Fiscais Eletrônicas emitidas por fornecedores e outras atividades mais. A estratégia de contingência, isto é, a ação que o sistema cumpre quando sites oficiais estão fora de operação, é essencial na gestão segura da NFe.

Como implementar o gerenciamento de NFes? Conheça as etapas

Antes das dicas que tornam a automação de processos uma estratégia acessível, vale mencionar que a adoção de ótimo softwares para a geração, distribuição e impressão de documentos como as Notas Ficais Eletrônicas. Com eles, os gestores e donos de empresa regatam um controle segura não apenas dos documentos, mas dos próprios processos e decisões empresariais.

Deseja conhecer maneiras para otimizar tempo e maiores investimentos nestas rotinas? Então, siga com a UNIMAKE neste conteúdo, pois logo abaixo elencamos algumas dicas essenciais.

1. A criação de rotinas empresariais

Gestores de projetos que são verdadeiros cases de sucesso são veementes, para a conquista de resultados satisfatórios, a criação de rotinas deve apoiar a automação de processos. Neste cenário, o conhecimento das demandas, bem como a ciência do caminho que deve ser trilhado e as rotinas estipuladas, são ações prioritárias em negócios de diferentes segmentos.

Para isso, as rotinas precisam incluir todas as áreas e setores da empresa – e não somente aquelas responsáveis por documentos como a Nota Fiscal Eletrônica. Eis aqui mais um argumento para a adoção de um bom sistema que centralize estes setores.

Saiba mais: UniNFe – Tudo o que você precisa saber sobre o assunto!

2. Automatização de processos em prática

Assim como existem no mercado exemplos de sucesso, casos de gerenciamento descentralizado e arcaico são a prova da importância da automatização de processos, logo após a criação das rotinas corporativas. Especialistas em gestão de empresas apontam para o papel central dos sistemas de integração nesta organização.

Vale destacar que, apesar de o foco deste artigo mirar na gestão das NFes, as ferramentas de automatização apontam também para outras áreas e objetivos essenciais para todo empresário, isto é, a conquista de maiores lucros e a otimização de recursos.

E por falar em objetivos nobres, nós da UNIMAKE preparamos outro tópico fundamental logo na sequência: a segurança dos dados.

3. Armazenamento seguro e eficiente

Nas últimas décadas, os documentos eletrônicos trouxeram maior comodidade nas decisões e o corte de gastos com papeladas em escritórios em todo o Brasil. Entretanto, o cuidado com dados e o armazenamento de informações passaram a figurar entre as maiores preocupações de administradores.

Ao pensarmos em processos gerenciais, lidamos não apenas com os informes ou documentações da empresa, mas também com os dados de clientes, fornecedores e parceiros de negócio. E neste cenário, o sistema de integração auxilia com segurança, armazenando ainda, os documentos em períodos de 5 anos ou mais, conforme as exigências legais.

Automação de processos eficaz

Segundo pesquisas do IBGE, milhares de empresas fecham as portas logo após o primeiro ano de prestação de serviços. Os mesmos estudos são categóricos em afirmar, que a automação de processos é decisiva na saúde financeira de corporações.

Vale destacar também, que a utilização de documentos auxiliares como o DANFe, é um passo importante para a conquista destes processos. A Nota Fiscal Eletrônica é integrada por arquivo XML, o qual apresenta legitimidade jurídica, enquanto o DANFe é uma representação eficaz da NFe.

Gostou de conhecer o papel e a importância da automação de processos na conquista de ótimos resultados corporativos? Então, siga de olho nos conteúdos que a UNIMAKE prepara semanalmente para o seu negócio. Além disso, envie este artigo para sócios e parceiros interessados no assunto.

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