Veja como consultar Nota Fiscal de forma segura e oficial

por Equipe de Conteúdo

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Consultar uma Nota Fiscal é uma garantia de segurança para os dois lados da negociação. Por isso, é importante saber exatamente de que forma isso pode ser feito usando os canais oficiais. Seja em nível municipal, estadual ou federal, você precisa realizar estar de olho nessa informação.

Por esse motivo, aqui você vai conferir um tutorial fácil de como consultar uma Nota Fiscal em poucos passos. Além disso, entenda o que é e a sua importância. Então, fique neste post para entender tudo sobre esse assunto!

O que é e para que serve a Nota Fiscal?

A Nota Fiscal (NF) é um documento que comprova a venda e prestação de serviços. Atualmente, existe a versão física e a modalidade eletrônica. O segundo tipo agiliza o acesso às informações, porque pode ser consultada de qualquer lugar.

Além disso, existem diferentes tipos de Nota Fiscal. Cada um deles é específico para sua finalidade. Em alguns casos, é possível consultar pelo número do Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica, o DANFE. Outras situações dependem do acesso ao site da Secretaria da Fazenda do estado de origem da nota.

Cada NF possui um número de identificação único, o NSU. Entender como eles são gerados e o seu funcionamento é importante para os emitentes, destinatários, transportadores e terceiros. Por isso, confira nosso post sobre o que é o NSU e entenda sobre esse assunto!

Onde consultar Nota Fiscal?

A Nota Fiscal Eletrônica de Produto (NF-e) pode ser consultada online. Contudo, desde julho de 2020, houve mudanças na consulta completa da NF-e. Por isso, é importante ficar de olho nas atualizações para ter as informações corretas.

Dessa forma, a consulta oficial de uma Nota Fiscal Eletrônica é feita diretamente no portal oficial do Ministério da Fazenda. Mais adiante no post você vai ver o passo a passo de como fazer essa consulta. Antes disso, veja se é possível consultar uma Nota apenas com o CPF.

Como consultar Nota Fiscal pelo CPF?

Não é possível consultar a Nota Fiscal apenas com o número do CPF. Para conferir a validade de uma NF-e, é preciso ter em mãos a chave de acesso presente no DANFE e o CNPJ da empresa. Apesar de parecer uma dificuldade, essa é uma medida de proteção para os consumidores e portadores de serviço.

Há um motivo principal para a impossibilidade da consulta de uma Nota apenas com o CPF. O número desse documento é uma informação de fácil acesso, então, seria muito simples ver todas emitidas para uma Pessoa Física. Essa prática é antiética e fere os direitos individuais de cada um.

Como consultar Nota Fiscal pelo número?

Existem vários documentos que são usados como Nota Fiscal. Cada um deles possui uma forma de consulta distinta. Quando se trata de compras online, a declaração emitida é a Nota Fiscal Eletrônica de Venda de Produto. Com ela é emitido um número do DANFE, que é o Documento Auxiliar da NF-e. Esse número já possibilita a consulta. Veja um passo a passo simples aqui:

1. Acesse o portal da NF-e

A consulta é feita diretamente no canal oficial do governo federal. Para isso, basta acessar diretamente o Portal da Nota Fiscal Eletrônica. Nessa página é só selecionar o botão “Consultar NF-e”. Assim, você será redirecionado para a inserção dos dados e para a próxima etapa desse tutorial.

2. Insira a chave de acesso

Quando você recebe o DANFE, há uma chave de acesso com 44 dígitos. É nessa caixa de texto que ela deve ser colocada. Então, valide o captcha para provar que você é um humano e clique para continuar o processo. Caso o número da chave seja inserido de maneira incorreta, o site vai retornar uma mensagem de erro.

3. Confira a nota e faça o download

Na última tela do processo a nota será exibida diretamente no site. Nela é possível consultar o modelo, número de série, data de emissão, dados do emitente, destinatário e outras informações sobre a emissão. Contudo, para realizar o download é necessário possuir um certificado digital.

Você sabia que é possível automatizar o processo de emissão de uma NF-e? Veja aqui no blog da UNIMAKE tudo que você precisa saber sobre o processo de automação de NF-es!

Viu como é fácil consultar uma NF-e? Mas ela não é o único documento fiscal que pode ser consultado pela internet. Fique neste post e veja como consultar outras notas!

Como consultar a Nota Fiscal de Conhecimento de Transporte?

A Nota Fiscal de Conhecimento de Transporte é um documento semelhante à NF-e. Contudo, sua versão principal é em papel, mas, desde 2007, há uma versão online: o Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e). Sua consulta também é feita pelo site do Ministério da Fazenda. Veja a seguir quais são os passos a serem seguidos.

1. Acesse o Portal do Ministério da Fazenda

O Ministério da Fazenda tem um portal específico para a consulta do CT-e. Então, o Portal do Conhecimento de Transporte é destinado para fins de consulta demais ações sobre esse documento. Para isso, basta acessar o botão “Consultar CT-e”. Isso vai te levar para outra tela, que será explicada no próximo passo desse tutorial.

2. Digite a chave de acesso

A chave de acesso é composta de 44 números, assim como a NF-e. Ao preencher esse campo, é preciso validar com o captcha. Então, você pode ir para a página final, com a consulta do documento.

3. Consulte a nota e gere um PDF

Ao consultar é possível conferir todos os seus dados relevantes. Por exemplo, aqueles referentes ao emissor e destinatário. Caso deseje, você pode gerar um PDF do documento, mas, para isso, é necessário possuir certificação digital

Como consultar outras Notas Fiscais?

Além dos documentos citados, há outras formas de emitir notas fiscais. Algumas delas são da esfera estadual e outras estão no âmbito municipal. Por esse motivo, cada localidade terá sua maneira de consulta. Além disso, há um novo documento que, no futuro, vai substituir o sistema atual de emissão de notas. A seguir você vai ver um pouco mais sobre cada uma dessas formas.

Nota Fiscal de Serviços Eletrônica

Essa nota é emitida para comprovar a prestação de serviços em diferentes áreas. Por esse motivo, ela é regulamentada em cada município no qual o serviço foi prestado. Então, cada local terá a sua forma individual de fazer a consulta. Via de regra e para sua segurança, busque as formas de fazer isso diretamente no site da prefeitura da cidade.

Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica

Por sua vez, a Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica, a NFC-e, é emitida no âmbito estadual. Por isso, a consulta deve ser feita pelo site da Secretaria da Fazenda em cada estado ou no Distrito Federal. Nesse caso, deve-se buscar o órgão da Unidade da Federação de origem da Nota.

Há um outro documento que é responsabilidade de cada estado. Nós temos um post que te explica tudo o que você precisa saber sobre ele. Então, veja mais sobre o que é a Inscrição Estadual.

Como você foi capaz de perceber, consultar uma nota fiscal eletrônica é uma tarefa simples e que pode ser feita em poucos passos. Além disso, cada tipo de documento fiscal possui sua especificidade para a emissão e conferência. Principalmente quando eles estão em diferentes esferas dos governos.

A emissão da Nota Fiscal é imprescindível para lojistas, prestadores de serviços e consumidores. Afinal, ela garante a segurança e rastreabilidade das transações. Por isso, algumas dúvidas podem surgir ao conforme se conhece mais sobre esses documentos tributários. Um exemplo disso é o formato dos arquivos nos quais as notas são emitidas. Para sanar suas dúvidas, veja nosso post sobre o que é XML!

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