Uma NF-e, ao ser constituida, passa por alguns processos. O primeiro deles é a geração do arquivo XML pelo programa emissor de NF-e, geralmente conhecido como ERP.

Esse arquivo XML inicial recebe uma assinatura digital com base no certificado digital do emitente e então é enviado para a SEFAZ para ser autorizado. Se autorizado, o arquivo receberá mais conteúdo, que é a informação do protocolo de autorização de uso do orgão fiscal.

Dessa forma acabam por serem gerados mais de uma versão do arquivo da NF-e:

• Aquele que foi gerado inicialmente pelo ERP.
• Outro já com a assinatura digital que é enviado à Sefaz.
• E um terceiro, com o número do protocolo de autorização de uso. Este último conhecido como “XML de distribuição”.

Oficialmente, esse terceiro arquivo, o XML de distribuição, é a NF-e de verdade. Os outros dois primeiros, que não contém o número do protocolo de autorização não são válidos para efeito de fiscalização, mesmo que a NF-e tenha sido autorizada pela SEFAZ.

No caso de uma fiscalização a apresentação de um XML sem o protocolo (ainda que assinado) tem efeito nulo.

Infelizmente a NF-e e seus diversos procedimentos técnicos e legais ainda não são totalmente dominados pelas empresas, tanto as emissoras quanto as receptoras, muitas dessas inadvertidamente, estão enviando uma versão irregular do XML para seus clientes, e estes por sua vez estão armazenando estes arquivos pensando estar cumprindo os requisitos legais.

A Unimake Softwares oferece uma ferramenta que permite às empresas se defenderem de complicações nessa área, trata-se do DANFE View – Gerenciador de documentos fiscais eletrônicos (NF-e / CT-e).

Com ele é possível, além do armazenamento dos arquivos XML, a checagem da situação da NF-e/CT-e junto à Sefaz bem como o impedimento de recepção de um XML que não seja o de distribuição conforme explicado no inicio deste artigo.

O DANFE View avisa ao receber um XML irregular e permite assim à empresa receptora uma rápida ação junto ao fornecedor para que providencie o XML correto.

Além do aspecto de regularidade fiscal o DANFE View constitui-se também numa excelente ferramenta de gestão, organizando os XML e proporcionando mais produtividade aos colaboradores da área fiscal e logística das empresas.

Saiba mais no site do produto www.danfeview.com.br