Fluxo de caixa ajudar a guiar a gestão financeira das empresas

por Equipe de conteúdo

Fluxo de caixa empresas

Quando se fala de finanças, o cenário das empresas é muito agitado, são dezenas, centenas (e até mesmo milhares) de pagamentos e recebimentos feitos todos os dias.

Com esse entra e sai de dinheiro, o empresário deve ficar atento ao cenário de médio prazo da empresa, pois olhar somente o saldo disponível em caixa no momento é uma forma perigosa de gestão financeira.

Neste artigo vamos abordar a importância do monitoramento do fluxo de caixa nas empresas e como ele pode ser uma ferramenta de gestão que alavanca o crescimento dos negócios.

Conceito de um fluxo de caixa

O planejamento é um dos pilares das empresas de sucesso.

Sem planejamento, as empresas crescem até um certo ponto, mas depois conforme a operação fica grande, ela vai acabar enfrentando problemas.

Antecipar cenários é uma forma de planejar e é isso que o gerenciamento do fluxo de caixa faz.

Ele é uma ferramenta onde a empresa projeta seus recebimentos e pagamentos ao longo de um período, podendo assim ter uma visão antecipada do que acontecerá em seu cenário financeiro num futuro próximo.

Dessa forma a empresa pode se preparar e tomar decisões levando em conta a sobra ou falta de recursos que o fluxo de caixa mostrar.

Quando aplicado de forma séria na gestão, essa visão de curto e médio prazo das finanças guiará o empresário em suas decisões a partir dali.

Quais os benefícios do gerenciamento do fluxo de caixa

Quem dirige sabe o quão seria difícil andar por aí num carro sem o medidor de combustível.

Você pretende fazer uma viagem de 300 km, mas sem o medidor teria como saber se a quantidade de combustível daria pra chegar no destino?

Nessa metáfora se você não sabe quanto combustível tem, dificilmente vai saber se chegará ao destino.

Entende como falamos da importância do planejamento?

Com as finanças da empresa é a mesma coisa, hoje ela pode ter R$ 100 mil no caixa, mas amanhã poderá ter R$ 300,00.

O gerenciamento do fluxo de caixa serve como um medidor, para que a empresa consiga ver suas finanças num cenário mais longo.

Dessa forma o empreendedor consegue visualizar riscos e oportunidades à frente.

Exemplo prático do uso do fluxo de caixa

As empresas recebem e pagam contas todos os dias, esse intenso fluxo de entradas e saídas não é um bom termômetro para avaliar se o negócio vai bem ou mal.

Os negócios tem altos e baixos financeiros, há épocas de maiores vendas, épocas de baixa temporada e outros diversos fatores que fazem com que o caixa oscile o tempo todo.

Se as receitas constantes não são uma certeza, as despesas com certeza são!

Faça chuva ou faça sol a empresa terá que pagá-las, até escrevemos sobre isso no artigo anterior, quando abordamos sobre a necessidade da empresa manter um bom nível capital de giro.

Se quiser ler o que escrevemos sobre capital de giro clique aqui.

Voltando a falar das despesas, a empresa tem que honrá-las, do contrário manchará sua reputação, terá que arcar com juros e multas, vai ficar negativada, perderá fornecedores, funcionários e clientes e pode até mesmo fechar as portas.

Na nossa simulação imagine que a empresa terá de pagar no mês de dezembro o 13º salário dos colaboradores cujo montante será de R$ 100 mil.

Se em junho o empresário olhar para o extrato da conta e ver que o saldo é de R$ 110 mil isso significa que em dezembro a empresa terá dinheiro para honrar essa obrigação?

Não necessariamente, pois entre junho e dezembro muita coisa pode acontecer.

Pode ser que a empresa chegue no final do ano com R$ 500 mil em caixa ou com zero, se chegar com R$ 500 mil ótimo, mas e se chegar com zero?

O fluxo de caixa é uma ferramenta onde o empresário projeta todos os recebimentos e pagamentos da empresa num período, podem ser de seis meses, pode ser de um ano ou até mais.

Com esses dados alimentados o fluxo de caixa gera uma projeção financeira da empresa naquele período mostrando se é positiva ou não.

Voltando a falar do nosso exemplo, o fluxo de caixa será capaz de mostrar com grande precisão se a empresa vai chegar em dezembro com capacidade de pagamento do 13º ou não.

Com essa informação na mão o empresário pode tomar medidas preventivas, se forem necessárias, vamos falar delas.

Medidas preventivas

O fluxo de caixa é como uma “previsão do tempo” financeira.

O empreendedor olha para ele e vê as possíveis as fortalezas e dificuldades que a empresa poderá enfrentar pela frente.

Supondo que o empresário ao analisar o fluxo de caixa constatou que a projeção de recebimentos no final daquele ano tende a ser menor do que o normal.

Como exemplo de uma medida preventiva ele pode então ter que por em prática ações para que a empresa chegue no final do ano com sobra de caixa para honrar suas contas.

Que medidas preventivas seriam essas?

Redução de custos e aplicação financeira dos valores economizados para serem usados para o pagamento das despesas de fim de ano seria uma delas.

Promoção de produtos encalhados no estoque para fazer caixa seria outra.

Renegociação com fornecedores para obter descontos ou aumentar os prazos de pagamento também seria uma ideia.

Enfim o empresário tem que conhecer a fundo o seu negócio e saber explorar ao máximo as oportunidades de reduzir custos ou aumentar as receitas para atravessar os momentos de turbulência.

Quer outro exemplo de medida preventiva?

A empresa precisa fazer um investimento, como uma reforma por exemplo.

Após analisar o fluxo de caixa para os próximos 12 meses o empresário descobre que não terá saldo de caixa suficiente para cobrir as despesas da obra.

O que ele faz? Novamente, cabe ao empresário buscar saídas para obter os recursos necessários.

Usando o exemplo do carro sem medidor de combustível, começar a reforma da empresa sem a projeção de receitas suficientes para terminar a obra seria o mesmo que embarcar numa viagem e rezar pra gasolina dar até o final.

Entendeu o impacto do monitoramento do fluxo de caixa produz na gestão da empresa?

Vantagens do monitoramento do fluxo de caixa

Segundo o SEBRAE e nós assinamos embaixo, as maiores vantagens do monitoramento do fluxo de caixa no controle das finanças das empresas são:

• Prever, planejar e controlar entradas e saídas em um período determinado;
• Avaliar se o recebimento por vendas será suficiente para cobrir gastos assumidos e previstos;
• Antecipar decisões quanto à falta ou à sobra de dinheiro;
• Descobrir se a empresa está trabalhando com aperto ou folga financeira;
• Ter subsídios para ajustar o preço de venda para cima ou para baixo;
• Verificar a possibilidade de realizar promoções e liquidações;
• Confirmar se os recursos financeiros próprios serão suficientes para tocar o negócio ou se há necessidade de buscar empréstimos.

Como monitorar o fluxo de caixa?

Uma coisa é certa, o melhor método de se controlar o fluxo de caixa é através do uso da tecnologia. Vamos analisar algumas opções adequadas ao porte de cada empresa.

Microempresas

Empresas pequenas, com poucos volumes de receitas e despesas podem iniciar fazendo o fluxo de caixa através de uma planilha eletrônica.

Na internet existem vários modelos que são oferecidos gratuitamente, como no próprio site do Sebrae.

O controle consiste basicamente em lançar todas as receitas e despesas nas colunas com os meses do período que se quer analisar.

Mas atenção, são todas mesmo! A fidelidade da análise do fluxo de caixa depende da maior qualidade possível de informações que são inseridas.

A omissão de valores, mesmo que pequenos, ao longo do tempo gerará distorções.

A planilha então mostrará os valores positivos e negativos em cada mês e o saldo acumulado positivo ou negativo no final do período analisado.

O responsável por esse processo, seja um colaborador, seja o próprio empresário deve registrar todas as despesas e receitas as quais já tem certeza dos valores.

Por exemplo, se o valor do aluguel é de R$ 2 mil, então é certeza que será esse valor todos os meses dentro do período analisado.

Outro exemplo, se houve vendas parceladas no cartão, então é seguro afirmar com certeza que a empresa poderá contar com aqueles valores nos meses a seguir.

Mas você deve estar se perguntando: E os valores que eu não tenho certeza?

Esses não tem jeito, terão que ser lançados mediante estimativa.

Por exemplo, as vendas médias do mês de julho são X, e as vendas médias de agosto são Y, o gasto de energia elétrica é maior no verão do que no inverno.

Nessas situações o fluxo de caixa terá que ser alimentado com estimativas das receitas e das despesas variáveis, com base em estimativas de eventos passados.

Isso se aplica às despesas variáveis em geral, como telefone, publicidade, combustível, etc.

Sobretudo nessas horas vale o bom senso, o empresário deve procurar fornecer estimativas mais realistas possíveis, de modo que a análise do fluxo de caixa não seja extremamente pessimista nem otimista.

Em um dos casos acima as decisões tomadas com base no fluxo de caixa poderiam ser fatais para a empresa.

Pequenas, médias e grandes empresas

Quando analisamos o cenário financeiro de pequenas empresas “para cima” notamos que a planilha eletrônica já não dá mais conta do recado.

Uma coisa é lançar 10 valores no Excel, outra coisa bem diferente e mais complicada é fazer 200, 500 lançamentos.

Empresas que tem volumes de vendas e pagamento de contas em maior escala podem controlar o fluxo de caixa a partir do seu próprio sistema de gestão, o conhecido ERP.

As vantagens de usar o ERP para monitoramento do fluxo de caixa é que ele dispensa um monte de lançamentos manuais, pois alimenta o fluxo baseado nos registros do módulo de contas a receber e contas a pagar.

Dessa forma todos os lançamentos de despesas como contas, boletos e Notas Fiscais de fornecedores registrados no sistema de gestão são aproveitados no fluxo de caixa.

A mesma coisa acontece com as vendas realizadas, cuja projeção de recebimentos é lançada automaticamente no fluxo de caixa.

Ainda assim serão necessárias algumas projeções manuais, mas um bom ERP permite que seu módulo de fluxo de caixa seja flexível e permita ajustes desse tipo.

A qualidade das informações de um fluxo de caixa gerado dentro do ERP é de alta confiabilidade, permitindo ao empresário a tomada de decisões com grande precisao e confiabilidade.

BI também ajuda nas projeções

Empresas que tem módulos de Business Intelligence (BI) vinculados ao ERP também podem fazer uso da ferramenta para transformar seus fluxos de caixa em belos e informativos gráficos.

Vale a pena a experiência!

Se quiser saber mais sobre o uso de BI na sua empresa, leia este artigo.

Se convenceu sobre a importância do uso do fluxo de caixa na gestão financeira da empresa?

Como você tem tomado as decisões financeiras no seu negócio, com base no “achômetro” ou através de ferramentas profissionais?

Obrigado pela leitura.

Fique ligado em nosso blog que regularmente publicamos conteúdos de interesse da segurança digital e boas práticas de gestão para as empresas.

Até mais!

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