Gestão de Estoque: Qual sua importância estratégica?

por Equipe de conteúdo

 

O que é gestão de estoque e o que você precisa saber sobre ela

A gestão de estoque corresponde a uma etapa essencial para o controle interno de uma empresa. O estoque é como o coração de uma organização e, portanto, devemos dar a atenção devida a ele. “Organização” e “controle” devem ser adjetivos comuns nessa área da empresa, de forma que nada esteja por fora do radar de seus gestores.

Apesar de ser uma etapa importantíssima, ainda há muitas dúvidas acerca do que é e como deve ser feita a gestão de estoque da maneira correta. Foi pensando nisso que reunimos todas as informações sobre o assunto para você, finalmente, colocar em prática.

Continue lendo e entenda o que é, como funciona, os tipos e a importância de uma gestão de estoque para um empreendimento. Além disso, elencamos um passo a passo prática e dinâmico para implementação. Aproveite e confira também nossa publicação sobre a importância do Sistema ERP para seu negócio.

Afinal, o que é gestão de estoque?

A gestão de estoque é a atividade de controlar e organizar as quantidades de matérias-primas e insumos necessários para a operação de uma empresa, bem como dos produtos acabados que serão comercializados aos revendedores e clientes finais. Mais do que isso, a gestão de estoque vai além de um mero controle físico, ela deve prover inteligência estratégica para que a empresa tenha conhecimento do seu “mix” de produtos e suas demandas.

Com esse resumo do que é gestão de estoque, conseguimos entender que o conceito vai além do que simplesmente manter os produtos armazenados corretamente. A gestão de estoque faz parte das questões estratégicas de uma empresa e afeta todos os departamentos.

Tais controles podem ser divididos entre estratégico e físico:

Gestão de estoque estratégica

Do que se refere a gestão de estoque estratégica de uma empresa, é papel dela:

  • controlar os dados sobre os volumes estocados disponíveis para produção e venda (inventários e relatório de estoques em geral);
  • gerar inteligência do negócio sobre as demandas de cada produto em cada época do ano (Sazonalidade, por exemplo);
  • datas de vencimento, numeração de lotes e rastreabilidade;
  • emissão de relatórios para prestação de contas aos órgãos reguladores, órgãos fiscais, entre outras.

 

Gestão de estoque físico

Sobre a gestão física de um estoque, é importante considerar:

  • controlar o ambiente garantindo condições ideais de armazenamento, refrigeração, ventilação e umidade;
  • segurança física contra danos causados pelo clima, furtos e roubos;
  • acesso restrito a pessoal autorizado em caso de produtos controlados, perigosos, inflamáveis ou estratégicos para empresa;

Como funciona a gestão de estoque?

Essa gestão determinará as necessidades de aquisição de estoques em relação às promoções que deverão ser feitas para que haja um fluxo harmonioso entre os volumes estocados e as vendas nas épocas certas. Pareceu complicado? Então calma lá!

Imagine que a gestão de estoque conduzida de maneira adequada numa rede de farmácias, por exemplo, deverá identificar que no verão o consumo de bronzeadores e protetores solares tendem a aumentar. Outro caso são os supermercados que, também no final de ano, com as festas de natal e ano novo, devem estar preparados para o aumento nas vendas de carnes em geral.

Esse mesmo supermercado deve saber que no meio do ano durante os meses de junho e julho aumenta consideravelmente o consumo de itens das festas juninas como pipoca, amendoim e outros. Ou seja, essas empresas precisam estar preparadas para esses e outros eventos.

Para tanto, as empresas devem analisar seus estoques, fazer projeções e decidir se deverão fazer ou não novas compras, ou ainda, se os estoques atuais são suficientes para suprir a demanda. Quando se trata das vendas para atacado, a indústria em geral trabalha com prazos de entrega e, caso a empresa que atua na venda ao consumidor final não faça um bom planejamento, as coisas podem desandar consideravelmente.

Conheça os tipos de gestão de estoque

As práticas de gestão de estoque são divididas, também, em diferentes metodologias, tais quais UEPS, Just in Time e PEPS.

  • O UEPS significa “último a entrar e primeiro a sair” e, por isso, nesse método, o primeiro produto a entrar no estoque deve ser o primeiro a ser vendido.
  • Em contrapartida, o método PEPS “primeiro a entrar, primeiro a sair”, opera em função dos primeiros produtos entrados devem ser os primeiros a serem comercializados.
  • Já no método Just In Time, o nível de produtos devem ser o mínimo possível, reduzindo os custos de demanda.

Esses são alguns dos tipos de gestão de estoque e cada um deles são indicados para fins específicos. Atente-se ao modelo de negócio da sua empresa e trabalhe em função disso.

A importância da gestão de estoque para um empreendimento

Uma má gestão de estoque pode comprometer a sobrevivência de um negócio, especialmente se considerarmos os custos cada vez mais crescentes nas matérias-prima. Dessa forma, a gestão de estoque deve ser vista com alta importância estratégica.

Apesar disso, ter um depósito cheio de matérias-primas e mercadorias não é garantia de sucesso do negócio. A questão central é saber o quais e quantos produtos devem ser armazenados. Estoques são investimentos, afinal, para que a empresa os tenha, houve uma saída de dinheiro do caixa.

Se a empresa tem estoques enormes, mas que não “giram” com a velocidade adequada, a empresa em algum momento pode ter problema de caixa. Isso porque o dinheiro que deveria estar na conta bancária, está nos depósitos. Um exemplo prático sobre isso são as empresas que possuem mercadoria em excesso, mas não possuem dinheiro para pagar seus funcionários.

Outra situação de má gestão seria aquela em que produtos são jogados fora por extravio ou vencimento. Ou ainda, quando ocorre a depreciação total de itens em estoque causado pela obsolescência. Isso acontece quando a empresa esquece ou negligencia a venda de alguns produtos estocados. Com o tempo e a evolução tecnológica eles simplesmente perdem todo o valor.

Existem produtos que são estratégicos de serem mantidos em maiores volumes, outros pelo contrário, devem ser armazenados ao mínimo. Cada empresa deve acumular experiência e inteligência para fazer a gestão de estoque ideal, mantendo os volumes de estoque adequados, nem em excesso e nem em níveis muito baixos.

Deve haver, também, um constante fluxo de informação entre a direção da empresa, o setor de estoque e o setor comercial devem ter comunicação constante para que não aconteçam falhas de operação.

Uma gestão organizada dos estoques atuará de modo que os estoques em excesso não comprometam a saúde financeira da empresa e que os estoques muito baixos ou mesmo que a ausência de produtos nas prateleiras gere a perda de vendas. Diante de todo esse contexto, fica mais que evidente que a gestão de estoque é um dos pilares de sucesso das empresas.

Como aplicar a gestão de estoque efetivamente – passo a passo

Antes de mais nada, é necessário que exista um forte senso de prioridade e disciplina entre todo o time de uma instituição, começando pela direção. Atrelado a uma boa gestão de estoque, um sistema ERP também é capaz de otimizar ainda mais esses processos. Com ele, serão garantidas as ferramentas certas para todo o ciclo de gestão do estoque, desde o pedido de compra até as etapas finais financeiras e contábeis.

Além disso, o sistema de gestão ERP ajuda em questões estratégicas como a margem de lucratividade dos produtos, bem como o controle de estoques mínimos e máximos. Esse grande aliado ajuda uma organização a ter controle sobre todos os processos e etapas.

Com esses pontos levantados, vamos para um passo a passo sobre como aplicar a gestão de estoque na prática:

  1. registre dados em inventários: ter todos os dados em inventários é um passo essencial para todas as empresas com estoque. Lembre-se também de dispor cada produto no seu devido lugar;
  2. tenha acesso aos custos totais e gerais: o monitoramento de um estoque requer também um levantamento sobre os custos e receita.
  3. integre seu estoque a um sistema integrado: com um sistema ERP você tem mais facilidade e assertividade no que se refere ao controle de estoque;
  4. analise, reveja e fiscalize o funcionamento do setor: a última e mais importante etapa é a fiscalização de estoque, o momento em que você entende as necessidades dele – o que está faltando, o que tem excesso, o que precisa ou não ser comprado, e por aí vai.

Agora que você conhece as principais informações sobre a gestão de estoque, é hora de colocar em prática! Veja mais sobre as vantagens de integração ao sistema ERP. Acompanhe nosso blog que publicaremos novos materiais relacionados à gestão e organização das empresas.

Até a próxima!

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