Gestão de Estoque: Qual sua importância estratégica?

por Equipe de conteúdo

A gestão de estoque deve ser vista como um aspecto estratégico nas empresas de sucesso

Nas empresas que produzem e comercializam bens, como indústrias e atacado e varejo em geral, o estoque é um dos ativos mais valiosos, pois seja a matéria prima, insumos passando pelos produtos acabados, esses bens representam a essência do negócio.

Diferentemente das empresas de prestação de serviço, as empresas que comercializam bens físicos se “fundem” aos produtos em si.

Quer ver?

Não tem como pensar na Coca-Cola indústria sem pensar na Coca-Cola refrigerante, assim como pensar na Ford indústria, sem pensar nos carros.

Então se as empresas e os produtos praticamente são uma coisa só, os estoques devem receber uma atenção especial, afinal sem eles não tem produto e não tem… empresa!

Dentro desse contexto uma boa gestão de estoque deve ser primordial para o sucesso do negócio.

Apesar da importância da gestão de estoque infelizmente ainda se contata que muitas empresas não dão a devida atenção a esse aspecto da gestão.

Neste artigo vamos analisar esse tema para que você conheça os principais conceitos e importância dos estoques na gestão das empresas.

Vem com a gente.

O que é gestão de estoque

É a atividade de controlar e organizar as quantidades de matérias primas e insumos necessários para a atividade da empresa bem como dos produtos acabados que serão comercializados aos revendedores ou clientes finais.

Esse controle deve ser em nível:

• Estratégico:

o Controlar os dados sobre os volumes estocados disponíveis para produção e venda (inventários e relatório de estoques em geral);
o Gerar inteligência do negócio sobre as demandas de cada produto em cada época do ano (Sazonalidade por exemplo);
o Datas de vencimento, numeracao de lotes e rastreabilidade;
o Emissão de relatórios para prestação de contas à órgãos reguladores, órgãos fiscais, entre outras.

• Físico:

o Controlar o ambiente garantindo condições ideais de armazenamento, refrigeração, ventilação e humidade;
o Segurança física contra danos causados pelo clima, furtos e roubos;
o Acesso restrito a pessoal autorizado em caso de produtos controlados; perigosos, inflamáveis ou estratégicos para empresa;

A gestão de estoque representa a capacidade da empresa organizar e controlar a quantidade de matérias primas, insumos e produtos em um determinado momento.

Mas ela deve ir além do mero controle físico, deve prover inteligência estratégica para que a empresa entenda seu “mix” de produtos e suas demandas.

Essa gestão vai determinar as necessidades de aquisição de estoques versus as promoções que deverão ser feitas para que haja um fluxo harmonioso entre os volumes estocados e as vendas nas épocas certas.

A parágrafo pareceu complicado?

Vamos dar alguns exemplos:

A gestão de estoque conduzida de maneira adequada numa rede de farmácias deverá identificar que no verão o consumo de bronzeadores e protetores solares tende a aumentar.

Também no final de ano, com as festas de natal e ano novo um supermercado deve estar preparado para o aumento nas vendas de carnes em geral, tanto as comuns, quanto as especiais.

Esse mesmo supermercado deve saber que no meio do ano durante os meses de junho e julho aumenta consideravelmente o consumo de itens das festas juninas (Pipoca, amendoim, etc.).

Ou seja, essas empresas tem que estar preparadas para esses eventos.

Devem analisar seus estoques, fazerem projeções e decidirem se deverão fazer novas compras ou se os estoques atuais são suficientes para suprir a demanda.

Quando se trata das vendas para atacado, a indústria em geral trabalha com prazos de entrega e se caso a empresa que atua na venda ao consumidor final não faça um bom planejamento pode ser ver no meio da alta temporada de consumo de um produto sem ele.

Logo percebemos que o conceito da gestão de estoque é mais ampla que apenas manter os produtos armazenados corretamente, ela se insere na estratégia da empresa como um todo e afeta todos os departamentos da empresa, desde o setor de estocagem em si, passando pelos departamentos administrativos, contábil, comercial e claro, a direção geral.

 

Por que a gestão de estoque é importante?

Bom, já demos bastante pistas sobre a importância da gestão do estoque não é mesmo?

Uma má gestão de estoque pode comprometer a sobrevivência do negócio num mundo onde a competividade é cada vez mais acirrada e os custos são crescentes.

Essa área deve ser vista como alta importância estratégica.

Ter um depósito cheio de matérias primas e mercadorias não é garantia de sucesso do negócio.

A questão central é saber o quão estratégicos devem ser os produtos armazenados e seus volumes.

Estoques são investimentos, afinal para que a empresa os tenha houve uma saída de dinheiro do caixa.

Se a empresa tem estoques enormes, mas que não “giram” com a velocidade adequada a empresa em algum momento pode ter problema de caixa.

Isso porque o dinheiro que deveria estar na conta bancária está nos depósitos.

Imagine uma situação então de má gestão de estoque onde sobram mercadorias, mas falta dinheiro para pagar os funcionários por exemplo?

Outra situação de má gestão seria aquela em que produtos são jogados fora por extravio ou vencimento do prazo de validade.

Também podemos olhar para um cenário bastante comum e que gera enorme prejuízo às empresas quando simplesmente ocorre a depreciação total de itens em estoque causado pela obsolescência.

Isso acontece quando a empresa “esquece” ou negligencia a venda de certos produtos estocados e com o tempo e a evolução tecnológica eles simplesmente perdem todo o valor.

Um exemplo disso seria uma empresa ter em seu estoque peças de um computador que deixou de ser fabricado há 15 anos atrás.

Elas simplesmente viram sucata e a empresa joga dinheiro fora ao ter que descartá-las.

Existem produtos que são estratégicos de serem mantidos em maiores volumes, outros pelo contrário, devem ser armazenados ao mínimo.

Cada empresa deve acumular experiência e inteligência para fazer a gestão de estoque ideal, mantendo os volumes de estoque adequados, nem em excesso e nem em níveis muito baixos.

Deve haver um constante fluxo de informação entre a direção da empresa, o setor de estoque e o setor comercial para que não aconteçam falhas de comunicação e a operação funcione adequadamente como deve.

Uma gestão organizada dos estoques vai atuar de modo que os estoques em excesso não comprometam a saúde financeira da empresa e que os estoques muito baixos ou mesmo que a ausência de produtos nas prateleiras gere a perda de vendas.

Diante de todo esse contexto fica mais que evidente que a gestão de estoque é um dos pilares de sucesso das empresas.

 

Gestão de estoque como estratégia empresarial

A atividade empresarial em geral é sujeita a muitos imprevistos, seja na indústria, seja no comercial.

Mas isso não exime o empresário da responsabilidade de zelar pelo futuro da sua empresa, de seus colaboradores e em respeito a seus clientes.

Manter uma gestão de estoque bem afinada significa controlar o presente e tentar antever o futuro.

Quando a empresa realiza uma negociação vantajosa com seus fornecedores (leia-se comprar com um bom desconto) isso cria uma ótima uma vantagem competividade.

Prever tendências e fazer liquidações também.

Estoques em excesso geram perdas e falta de mercadorias na hora certa também.

Esse conceito tem que ser muito bem compreendido e trabalhado pelos gestores das empresas como forma de diferencial competitivo no mercado.

Como a sua empresa quer ser vista perante o mercado?

A forma como a sua empresa gerencia os estoques diz muito para o seu público sobre o quão organizada (ou não) ela é.

A empresa que cria uma cultura onde a gestão do estoque é vista com um aspecto prioritário da gestão se sobressai.

Na verdade, se sua empresa for organizada no controle de estoques, provavelmente ela será organizada em todos os outros setores.

Relaxo e negligencia não combinam com controle de estoques.

Todos na empresa devem ter clareza da importância da organização e controle corretos do estoque.

Como uma coisa leva a outra essa clareza da importância traz junto a disciplina.

Sim, a gestão do estoque exige disciplina, e muita!

O processo de entrada e saída de mercadorias deve ser feito como extremo rigor.

É como lavar a louça, se você deixa para depois elas se acumulam e fica muito mais difícil colocar em ordem depois.

A disciplina assim como a prioridade devem ser disseminados pela empresa de modo a evitar que estoques bagunçados virem rotina.

Quem nunca chegou numa empresa onde o vendedor olhou no computador e disse que tinha o produto, mas quando foi ver na prateleira não tinha.

Como você se sentiu?

Frustrado? Xingou mentalmente o vendedor umas 20 vezes e saiu falando pra todo mundo o quanto a empresa era desorganizada?

Como a sua empresa quer ser vista pelo mercado?

Organizada ou bagunçada?

Isso fará toda a diferença para a continuidade e o sucesso do negócio.

Como realizar uma boa gestão de estoque

Como já dissemos no tópico anterior deve existir um forte sendo de prioridade e disciplina entre todo o time, começando pela direção.

Para empresas iniciantes a experiência do empreendedor e do seu time contam muito, mas à medida que o negócio cresce o uso de ferramentas é fundamental.

O uso de um bom sistema de gestão ERP vai garantir as ferramentas certas para todo o clico de gestão do estoque começando desde o pedido de compra, passando pela entrada das mercadorias através da nota fiscal, que por sua vez alimentará automaticamente o financeiro (Contas a pagar), os estoques (saldo), a parte contábil e finamente o comercial, na hora de dar saída nos produtos através da nota de venda.

Além disso o sistema de gestão ERP ajuda a gestão com questões estratégicas como a margem de lucratividade dos produtos bem como controle de estoques mínimos e máximos.

Até um passado recente esse processo era caótico em muitas empresas que usavam vários sistemas “desencontrados”.

Um sistema para controlar os estoques, outro para fazer a contabilidade e outro para fazer as vendas.

Isso tudo ficou para traz pois hoje os sistemas ERP integrados alimentam de forma confiável as informações de vários departamentos com uma única entrada de dados.

Sistemas como o Único ERP por exemplo permitem inclusive a entrada dos dados diretamente através do XML da NF-e.

Além disso muitos ERP´s permitem a integração com smartphones e tablets para a contagem/inversos de estoque de forma remota pelos funcionários alimentando diretamente o banco de dados.

Esperamos que estas informações tenham lhe ajudado a ter uma melhor compreensão sobre esse assunto.

Nos próximos artigos vamos explorar aspectos mais detalhados da gestão de estoque como estoque mínimo, estoque máximo, curva ABC, entre outros.

Acompanhe nosso blog que sempre publicaremos mais materiais relacionados à gestão e organização das empresas.

Obrigado por ser um leitor do blog da Unimake e até o próximo artigo!

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