NF-e: Grandes avanços com grandes responsabilidades

por Equipe de conteúdo

A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) trouxe inegavelmente grandes avanços para o Fisco e a para as empresas brasileiras, mas com ela, grandes responsabilidades foram assumidas.

Do lado do Fisco (Receita Federal), a responsabilidade consiste em manter uma estrutura de informática adequada, que suporte a recepção de grandes quantidades de documentos eletrônicos por segundo, estrutura de backup, quadro de técnicos capacitados, softwares, manuais, etc.

Do lado das empresas, o fator tecnológico também teve de ser aprimorado, certamente em menor grau que a estrutura do Fisco, mas três responsabilidades importantes devem ser destacadas:

  1. A obrigatoriedade de envio do XML da NF-e para o destinatário.
  2. O armazenamento dos XML das NF-e, tanto os emitidos quanto os recebidos.
  3. A co-responsabilidade pela validação das NF-e que recebe de fornecedores.

Essas obrigações sempre existiram de uma forma ou outra. Antes do advento da NF-e, os emitentes e os destinatários já precisavam arquivar por cinco anos as Notas Fiscais (NF) em papel. Além disso o receptor da NF deveria consultar os dados básicos da mesma afim de verificar um possivel documento falso (Uma tarefa dificil de realizar quando se trata de papel, afinal hoje os mecanismos digitais tem ferramentas para isso).

Entenda essas responsabilidades:

Envio do XML para o destinatário da NF-e: Ao emitir a NF-e e imprimir o DANFE para transporte das mercadorias concomitantemente o emissor deve enviar uma cópia do XML autorizado pela Sefaz (chamado XML de distribuição) para o destinatário da NF-e.

Esse envio pode ser via email (forma mais comum usada pelas empresas) ou disponibilidade de download do arquivo pelo destinatário em um site mantido pelo emissor.

Armazenamento dos XML enviados e recebidos: De acordo com o Ajuste Sinief 07/2005, tanto os emitentes quantos os receptores de NF-e devem armazenar o XML validado (XML de distribuição) pelo prazo de cinco anos.

Consulta da validade fiscal da NF-e recebida: Ao receber uma NF-e, o receptor deve checar sua validade junto à Secretaria de Fazenda (Sefaz) do Estado de origem do fornecedor, se o status da NF-e constar como “autorizada”, pode então ser armazenada e contabilizada, do contrário ela encontra-se em situação irregular e o receptor deve informar imediatamente a administração tributária de seu Estado sobre o fato.

Ao não fazê-lo, seja qual for a razão o receptor da NF-e incorre em riscos para sua empresa, pois armazenar, transportar ou comercializar produtos acobertados por um documento fiscal irregular equivale trabalhar sem nota alguma, uma penalidade grave perante o fisco.

O problema verificado aqui não é má-fé por parte das empresas e sim um risco de ordem operacional, pois algumas empresas recebem grandes volumes de NF-e semanalmente e a tarefa manual de consultar documento por documento torna-se trabalhosa e por vezes imprecisa.

Manter um funcionário ainda que em periodo parcial consultando a validade das NF-e pode não ser uma solução barata, mas na maioria dos casos a opção mais prática encontrada pelas empresas.

Automatizar esse processo é possivel?

Felizmente soluções tecnológicas que automatizam estas tarefas tem surgido para auxiliar as empresas e evitar gargalos operacionais e possíveis multas pela fiscalização.

Hoje há no mercado soluções para automatização do envio dos XML, armazenamento e consulta de validade.

Sem essas soluções empresas com um certo volume de emissão e recepção de NF-e teriam suas operações seriamente comprometidas.

A Unimake Software está entre as empresas que fornecem produtos voltados a automatização destes processos, Unidanfe, DANFE View e Consult-e são alguns dos aplicativos que proporcionam comodidade às empresas para envio, armazenamento e consulta de validade. Visite nosso site www.unimake.com.br e conheça este e outros produtos relacionados à NF-e.

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