Os arquivos XML são essenciais para empresas que emitem ou recebem documentos fiscais como a Nota Fiscal Eletrônica, o CTe, o NFSe. Ainda que presentes no dia a dia empresarial, administradores e gestores questionam como abrir arquivo XML de forma acessível, e principalmente, como realizar a leitura do arquivo.

Deseja aprender os detalhes dos arquivos XML e ampliar os alcances do seu negócio? Então, confira o passo a passo que a UNIMAKE preparou na sequência.

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O que é o arquivo XML?

Também conhecido como extensible markup language, o arquivo XML é uma linguagem de marcação, isto é, códigos utilizados para criar documentações com dados estruturados de forma hierárquica.

Ao pensarmos em XML da Nota Fiscal Eletrônica, estamos relacionando o documento digital da NFe, um arquivo que segue estruturas estabelecidas pelo Fisco e atende padrões com rigor. Vale destacar que apesar de o DANFE ser inválido de maneira jurídica, o XML possui validade e deve ser armazenado por, pelo menos, 5 anos.

Erros no armazenamento do arquivo XML sancionam empresas e acarretam multas que superam o valor de R$1000,00 para cada documento com declaração ausente.

O que o arquivo XML de uma nota fiscal apresenta?

Que os arquivos XML são importantes, a UNIMAKE ressalta aqui no blog, mas com frequência empresários nos perguntam o que contêm estes documentos. Em geral, o arquivo XML apresenta em sua estrutura:

• os dados presentes na nota fiscal eletrônica;
• as informações de quem emite o arquivo e também a de quem está destinado;
• as informações relacionadas a mercadoria ou ao serviço prestado;
• os dados do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS);
• as informações do transporte;
• dados complementares.

Bem como outras questões fiscais, a NFe denegada causa dúvidas ao empreendedor, afinal, por que a Nota Fiscal Eletrônica emitida foi denegada? Como devo emiti-la? Será que a SEFAZ detectou alguma falha no meu negócio? Essas são algumas questões relacionadas a essa temática, e compreendê-las, ajuda empresários nas regulamentações com o Fisco.

Leia também: Como agir quando sua nota fiscal é denegada?

Qual a utilidade do arquivo XML?

O arquivo XML é útil e frequentemente utilizado para atestar a propriedade de uma mercadoria ou de um serviço adquirido. É com o arquivo em formato extensible markup language que a fiscalização confere detalhes dos bens e transações realizadas.

Fundamental para quem adquire ou vende um produto, o XML auxilia no armazenamento dos dados fiscais, contribuindo que informações essenciais mantenham-se registradas e sejam acessadas de maneira facilitada. Confira como logo abaixo.

Qual o programa que abre XML?

Existem algumas maneiras ágeis e seguras de abrir arquivos XML da NFe. Entretanto, nem todos são acessíveis, e para auxiliar o usuário, o DANFE View facilita o armazenamento, organização e transferência destes arquivos. Veja em quais programas também é possível abri-los:

• Editor de textos.
• Navegador da internet.
• Excel.

Editor de texto ou bloco de notas

Uma maneira acessível de abrir arquivo XML é com o auxílio de um editor de texto ou bloco de notas. A grande vantagem de utilizar este recurso é a facilidade em ter um editor de texto instalado na máquina. Por outro lado, os dados aparecem em linha, dificultando a visualização das informações.

Confira: A importância da gestão de estoque para um empreendimento

Navegador da internet

Para abrir o arquivo XML com o navegador de internet, como com o uso do bloco de notas, encontre o arquivo e selecione com o botão direito do mouse, a opção "abrir com". Os navegadores reconhecem o arquivo, facilitando o acesso das informações presentes no documento de maneira simples, identificando também, as linhas de marcação automaticamente. O ponto negativo do uso do navegador, porém, é a obrigatoriedade de abrir o arquivo para identificá-lo, um processo pouco produtivo.

Excel

Abrir o arquivo XML utilizando o Excel é a maneira mais acessível das listadas acima. Afinal de contas, o Excel é a sugestão padrão da maior parte das máquinas quando os documentos XML são clicados. O programa oferece a possibilidade de converter o arquivo em tabela, permitindo que o usuário realize análises dos dados de maneira organizada.

É possível converter XML para PDF com segurança?

Uma pergunta frequente em relação aos arquivos XML é como convertê-los para PDF, pois o XML apresenta códigos que tornam a leitura complexa. O cuidado com este processo é necessário, pois ele garante as informações e o formato que a SEFAZ exige para os documentos com validade jurídica. Portanto, a utilização de software para a leitura e conversão de XML para PDF é essencial para que as informações e o formato sejam mantidos.

Gostou de aprender como abrir arquivo XML aqui no blog post da Unimake? Então, siga de olho nas novidades que semanalmente divulgamos no Blog. Além disso, compartilhe o arquivo com amigos e sócios interessados no assunto.

Até a próxima!