Contas a pagar e receber: como controlar entradas e saídas?

por Equipe de Conteúdo

Entenda melhor qual a diferença entre entradas e saídas de valores, e mantenha o controle de contas a pagar e receber da sua empresa em dia. A Unimake auxilia na compreensão e controle destes dados. Confira na sequência!

O que são contas a pagar e contas a receber?

Contas a pagar e receber são valores que ajudam gestores a analisar a saúde financeira de uma empresa. Com elas, é possível prever os gastos frequentes em folha, assim como previsões seguras das receitas. Ao controlar e fazer bom emprego destes dados, a gestão consegue conduzir um planejamento eficiente de diferentes negócios.

Saiba quais são as principais diferenças entre contas a pagar e receber logo abaixo!

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Contas a pagar

Contas a pagar são débitos que uma empresa mantém com fornecedores, ou ainda, o compromisso que a empresa estabelece com o pagamento de impostos ou contas estipuladas. Para manter a saúde financeira de uma organização positiva, é essencial o controle de todas as contas a pagar.

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Contas a receber

Contas a receber são os registros de aumento, conhecidos como entradas, e reduções, as baixas, em vendas de serviços ou produtos da empresa. São conhecidos como exemplos de contas a receber:

  • Títulos de créditos;
  • Promissórias favoráveis;
  • Letras de câmbio.

Os dados são a alma de todo negócio. Ainda que soe exagero, em um momento que a inovação é máster, a inteligência das empresas está presente nas informações geradas e bem administradas. Sem dúvidas os ativos físicos ainda possuem grande impacto, mas a capacidade de gerar valor com dados tornou-se fundamental.

Nesse sentido, incluir um sistema integrado de gestão, também conhecido como ERP, garante não apenas a eficiência de negócios, mas ajuda a conquistar a permanência da empresa no mercado. Entenda mais sobre o assunto com a Unimake.

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Qual finalidade do controle de contas a pagar e receber?

A principal finalidade do controle das contas a pagar e receber é o registro dos valores investidos, seja em prestações de compras ou em outras despesas recorrentes. Com estes dados, é possível controlar a saída de capital em compras à vista ou a prazo.

Além do mais, com a administração do fluxo de uma empresa, gestores conseguem conferir valores destinados aos pagamentos, bem como, as datas de vencimento de cada conta. Agora, confira como realizar o controle devido das contas a pagar e receber.

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Como fazer um controle das contas a pagar e receber?

Para o controle efetivo das contas a pagar e receber, o administrador deste fluxo deve estar atento aos valores relacionados a entradas e saídas de capital na empresa. Logo, boas ferramentas de trabalho e organização são imprescindíveis. Veja:

  • Identifique os fornecedores com o nome ou a razão social sempre que realizar uma compra, ou mesmo, notificar um débito a ser pago;
  • Tenha o controle dos números de nota fiscal de boletos ou compras a pagar, desta forma, é possível rastreá-los;
  • Saiba e informe o tipo de documento ou contas a pagar, bem como, a forma de pagamento permitida – depósito bancário ou transferência;
  • Sinalizar o vencimento da conta, isto é, a data limite em que ela deve ser paga;
  • Informar o valor bruto do débito;
  • Ao finalizar pagamentos, sinalize valores para que sejam registrados os juros, multas ou descontos das contas a pagar.

E lembre-se, mantenha atenção nas datas de pagamento e do histórico de registro das contas, evitando atrasos e multas. Para isso, a gestão de softwares auxilia no controle das contas a pagar e receber.

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Como funciona o fluxo de contas a pagar?

O controle do fluxo de contas a pagar é um dos processos fundamentais de gestão que mantém o controle, prevê e efetua pagamentos em períodos determinados. Com ele, juros são evitados ou amortizados, também auxiliando administradores a adiantar a margem de lucro em caixa.

 

Deseja anotar as principais dicas relacionadas ao fluxo de contas? Com papel e caneta em mãos, ou bloco de notas aberto, confira:

  • Não contraia dívidas com longos prazos de pagamento;
  • Reconheça o limite de débitos da empresa;
  • Mantenha o controle das contas a pagar e receber;
  • Evite saídas superiores às entradas de dinheiro;
  • Pague as contas antes do vencimento;
  • Antecipe pagamentos que geram descontos;
  • Garanta uma ferramenta para o controle das finanças.

Business Intelligence, também conhecida como BI, é uma ferramenta aclamada, e apesar da sua eficácia comprovada, diversas empresas ainda não consideraram implantá-la para a melhoria da gestão do negócio. Fique por dentro desta inovação.

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Gostou de conhecer mais sobre as contas a pagar e receber em uma empresa? Então, siga acompanhando os conteúdos que a Unimake prepara semanalmente aqui no blog – incluindo as próximas publicações relacionadas ao gerenciamento e organização de empresas. Até o próximo artigo!

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NSU: O Número Sequencial Único da NF-e — Entenda a sigla com a UNIMAKE

por jeber

Chegou a hora de entender de verdade o que é o NSU da Nota Fiscal Eletrônica!

Tudo bem, você já deve ter reparado que existe um Número Sequencial Único (NSU) na Nota Fiscal Eletrônica de algum produto ou serviço que você adquiriu ou vendeu, mas você sabe o que ele significa e qual sua importância? Vem conhecer mais sobre a sigla NSU e sua funcionalidade para uma boa e automatizada gestão empresarial!

O que é o número do NSU?

O Número Sequencial Único – NSU – é um código numérico gerado pelo Ambiente Nacional da Secretaria da Fazenda (SEFAZ) para os interessados nos Documentos Fiscais (emitentes, destinatários, transportados e terceiros).

Apenas a partir do NSU é possível identificar documentos como uma Nota Fiscal eletrônica (NF-e), uma Carta de Correção eletrônica (CT-e), um evento da NF-e, ou um conjunto desses arquivos.

Pense que você, como pessoa física, possui um documento de identificação chamado também por uma sigla – o RG, Registro Geral. Esse é, portando, sua identificação e individualização, certo? Deste modo, o NSU trata-se de uma espécie de RG de cada evento no ambiente dos documentos fiscais que referenciam um CNPJ.

Como funciona a geração de um Número Sequencial Único?

A própria SEFAZ, após protocolocar/autorizar um evento ou um documento fiscal (Nf-e, CC-e, etc) em seu Ambiente Nacional (AN), gera um Número Sequencial Único para esse documento ou evento.

Ademais, o NSU é por CNPJ, ou seja, cada CNPJ sempre terá acesso aos documentos fiscais destinados sequenciados no AN, local onde todas as informações sobre documentos destinados é centralizada.

O arquivo, depois de gerado pela SEFAZ, retorna em formato XML e pode ser copiado e distribuído.

Para que serve o NSU?

Por mais que pareça óbvio, o NSU tem como principal funcionalidade possibilitar e facilitar a distribuição de documentos fiscais, mas não só: ele serve para que um contribuinte consiga identificar todas as menções a um CNPJ – o ator fiscal da NF-e – no ambiente de documentos fiscais.

Em outras palavras, o NSU facilita o processo da empresa que emitiu a nota e os demais envolvidos e mencionados na NF-e possam ter acesso às informações ali constantes, e um NSU pode contar em seu escopo até 50 documentos diferentes com informações resumidas ou completas.

Basicamente, esse NSU existe para que uma empresa consiga fiscalizar, por meio de um sistema de gestão – ERP –, como seu CNPJ está referenciado, podendo qualquer um dos atores referenciados no documento fiscal fazer uma consulta por esse NSU.

Leia também: 7 motivos para as empresas implantarem um sistema ERP

Como consultar uma NSU?

Por meio de um Número Sequencial Único qualquer um dos atores da NF-e: emissor, destinatário, transportador e terceiros. Este são os atores que, usualmente, fazem parte do processo de produção, e por isso podem acessar o arquivo XML por meio do NSU quando for preciso.

Como localizar o NSU no arquivo de retorno?

Após a consulta, um arquivo de retorno compactado – XML – será recebido, e para localizar o NSU nele procure os campos maxNSU e ultNSU:

<maxNSU>000000000000200</maxNSU>

<ultNSU>000000000000003</ultNSU>

Mas cautela! Se forem feitas muitas consultas seguidas pelo mesmo NSU, a SEFAZ pode bloquear temporariamente o CNPJ – já que a quantidade máxima de documentos retornáveis é de 50 documentos por NSU.

Onde encontrar o NSU no documento impresso?

Para aqueles comerciários que ainda fazem uso de documentos fiscais impressos, o NSU pode ser encontrado no próprio ticket emitido.

Mas, o pulo do gato na conferência e consulta desse Número Sequencial Único se dá para aqueles que utilizam softwares e módulos integrados: o próprio sistema já sabe, conforme predefinido pelo desenvolvedor, onde se localiza o NSU.

Qual a importância do NSU para a gestão empresarial automatizada?

Como destacamos, a distribuição e consulta do NSU para aqueles que possuem softwares de gestão empresarial é essencialmente maior, haja vista que há uma integração de informações (já que todos os registros de NSU de uma empresa podem ser encontrados no mesmo lugar de forma fácil), o que auxilia uma empresa à:

  • ter maior controle sobre a conciliação bancária de todos os eventos financeiros de um negócio;
  • ter rastreabilidade sobre a integralidade das informações fiscais de um negócio;
  • melhor gerenciamento de notas fiscais, evitando problemas com o fisco e com a legislação vigente do país.

Desta forma, ter um módulo de NF-e que envolve a pesquisa de NSU e o armazenamento dos arquivos XML’s de retorno é imprescindível se você deseja que seu negócio caminhe na linha e ainda seja ágil!

Apenas um sistema de gestão te ajuda a absorver a complexidade no gerenciamento dos NSUs, e o fazer da forma correta.

Quantos dígitos tem o NSU?

Esse Número Sequencial Único atribuído a cada documento fiscal emitido tem a capacidade de 10 dígitos e as possibilidades numéricas vão de 0000000001 a 9.999.999.999.

 

Toda transação tem um NSU, e se a meta é fazer com o que o negócio seja alavancado, é preciso também focar nas formas de gerenciamento eficaz dele, e por isso entender o que é NSU e como um software integrado de gestão te ajuda nisso foi nosso post de hoje.

Nos conte: você já sabia como o Número Sequencial Único funciona?

Para ler a seguir: Como agir quando sua nota fiscal é denegada?

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Códigos de Operações Fiscais: conheça o CFOP 6102

por Equipe de Conteúdo

Aqui estamos nós falando “em códigos” de novo, e a bola da vez é o CFOP 6102. E aí, você já sabe que tipo de operação tributária ele discrimina na Nota Fiscal eletrônica?

Nós já te ensinamos a lidar com o código CFOP 6102 aqui no blog da UNIMAKE, e para seguir descomplicando terminologias de operações fiscais chegou a hora de aprender sobre o CFOP 6102 na teoria e na prática. Bora lá?

O que é o código CFOP 6102?

Em termos técnicos, o CDOP 6102 é definido dessa forma:

CFOP 6102 – Venda de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros

Não ficou muito mais fácil, né? Vamos começar pelo entendimento de que CFOP remete ao Código Fiscal de Operações e que a numeração sempre dirá respeito à forma exata em que a natureza da transação realizada será citada na Nota Fiscal eletrônica.

Dito isso, o código CFOP 6102 diz respeito a vendas de mercadorias adquiridas ou recebidas por terceiros de um estado para o outro. Basicamente, quem determina isso é o prefixo 6, que diz respeito a “saídas ou prestações de serviço para outros estados“.

O que merece destaque especial é que, para utilizar esse código, a mercadoria a ser adquirida ou recebida por terceiros não pode ter sido submetida a qualquer tipo de processo industrial no estabelecimento emissor do código.

CFOP 6102 na prática: quando usar?

Se a definição acima ainda não foi precisa, essa será: revendedores com atuação interestadual utilizam o código CFOP 6102 no momento da emissão da Nota Fiscal Eletrônica a fim de que a tributação sobre a operação seja correta.

Isso quer dizer que apenas nos casos de vendas de um estado para outro pode ser aplicada a tributação fiscal advinda do código CFOP 6102.

Qual a diferença entre 5102 e 6102?

É comum que o CFOP 5102 seja confundido ou comparado com o CFOP 6102, e antes de dizer quais são as diferenças é preciso partir das 3 premissas abaixo:

  1. o CFOP possui 2 tipos de operações, a de entrada e da de saída;
  2. os códigos podem dizer respeito tanto à aquisição de bens, serviços ou mercadorias, como também se referir à saída destes;
  3. as operações podem ser dentro do mesmo estado, intermunicipal, de um estado para o outro e, ainda, para o Exterior (exportação e importação).

Elencado isso, o CFOP 5102 informa à Sefaz que uma operação é de saída, e de dentro do mesmo Estado ou, no mínimo, intermunicipal.

Por sua vez e conforme aprendemos acima, o CFOP 6102 diz respeito também a uma operação de saída, mas interestadual (para outro estado).

Para dar uma colher de chá, o CFOP 7102 também é uma operação de saída, mas para o exterior – esse é o código de tributação de mercadorias, produtos bens e serviços exportados.

Emissão da NF-e com CFOP 6102: como funciona?

Agora que já entendemos o que é o CFOP 6102, com qual ele se parece – mas não se confunde – e qual tipo de transação a ele se refere, entender como funciona a emissão de uma Nota Fiscal Eletrônica com esse código é o próximo passo.

Aqui abrimos um parênteses para desenvolvedores: na programação ou desenvolvimento de softwares de gestão fiscal saber interpretar o que deve constar ou não na NF-e pode agilizar até a sua atuação. Fique atento!

Parênteses fechados, vamos às informações úteis à emissão de DF-e com esse código:

  • é indispensável constar o regime tributário seguido pela atividade empresarial
  • a alíquota de ICMS é aplicada integralemente à NF-e com esse código;
  • a parcela do IPI não é cobrada porque o emitente não é o produtor da mercadoria, ou seja, não há obrigatoriedade sobre essa taxa;
  • o Código de Situação Tributária (CST) deve constar nesse DF-e;
  • a tributação de PIS/COFINS não pode ser esquecida.

Em seguida, passa-se as informações relacionadas à mercadoria.

Esse é um exemplo de uso do CFOP 6102:

[INDICAÇÃO DE PRODUÇÃO DE IMAGEM]

Qual CFOP para devolução 6102?

Caso seja necessário fazer a devolução de uma mercadoria emitida com o código de entrada CFOP 6102 devolução interestadual –, deverá ser emitida uma nova NF-e com base no CFOP 6202, que diz:

CFOP 6202 – Devolução de compra para comercialização Classificam-se neste código as devoluções de mercadorias adquiridas para serem comercializadas, cujas entradas tenham sido classificadas como Compra para comercialização

Deste modo, aqui vai um apanhado das informações dispostas nesse artigo: o CFOP 6102 trata-se de uma operação de emissão de Nota Fiscal Eletrônica necessária quando uma mercadoria a ser adquirida ou recebida por terceiros não pode ter será vendida interestadualmente – entre estados.

E aí, ficou mais fácil saber utilizar da forma correta esse Código Fiscal de Operações? Para facilitar um pouco mais, a UNIMAKE Software aprender também sobre Número Sequencial Único! Até a próxima!

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Aprenda de forma descomplicada sobre CFOP 5405

por Equipe de Conteúdo

Se você é desenvolvedor de sistemas de emissão de notas fiscais já deve ter notado o código CFOP 5405 em alguma delas, mas entende, de fato, o que ela represente para além do constar ali na Nota Fiscal Eletrônica?

Já que conhecimento nunca é demais, a UNIMAKE Software te conta mais sobre o CFOP 5405, sua emissão e sua relação com a substituição tributária. Vamos lá?

Antes de mais nada, você sabe o que é NFC-e? Neste post a gente te explica. Confira!

O que é o CFOP 5405?

O CFOP 5405 é

CFOP 5405 – Venda de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros em operação com mercadoria sujeita ao regime de substituição tributária, na condição de contribuinte substituído

 

Ok, até aí em qualquer busca no Google pelo código citado você encontraria essa definição. Mas o que, de fato, ela representa? Nós respondemos: substituição tributária.

A sigla CF remete à Código Fiscal de Operações, e a numeração 5405 representa alguns dos códigos essenciais para que seja possível identificar a natureza de uma nota fiscal emitida por X empresa.

Quem atua com a criação e desenvolvimento de sistemas precisa entender também dos regimes tributários regulados pelo Governo Federal a partir do Código Tributário Nacional. Inclusive, sendo o caso desse código, o CFOP 5405, regulado pelo art. 113 do CTN.

Desta forma, esse código número existe e age como um meio de controlar tributos pagos pelos negócios. Vale destacar que documentos fiscais possuem diversas siglas. É importante citar que documentos fiscais podem ter diversas situações de se lançar uma nota fiscal.

Contribuinte substituído

No caso da CFOP 5405, precisamos destacar que ela difere das notas fiscais comuns do mercado brasileiro.

Vamos imaginar um cenário onde X empresa, ao adquirir um produto de terceiros para comercialização da empresa Y não precisa arcar com impostos de ICMS e IPI – pois o vendedor, o Y, já teve essa obrigatoriedade. Deste modo, ao invés do contribuinte, e nesse caso a empresa X, ter de adimplir os mesmo tributos já recolhidos, ela fica isenta e não precisa contribuir para o Governo.

Contudo, isso não acontece em todos os casos: somente empresas que fizeram a operação de venda a partir de um produto adquirido por terceiros entram nessa isenção – como lá na definição de ‘O que é o CFOP 5405’ conceituamos, e agora, você compreendeu.

O cálculo tributário é realizado sob os parâmetros do CFOP 5405, quando emitido, e se a situação não se encaixar exatamente na explanada acima, é possível estarmos diante de situações de fraude tributária.

Só uma legendinha aqui:

  • ICMS é a sigla de Imposto sobre Operações relativas à Circulação de Mercadorias e Serviços; e
  • IPI é a sigla para Imposto sobre Produtos Industrializados.

Como funciona a emissão da nota fiscal CFOP 5405?

Bom, nós podemos dizer que já podemos afirmar que adquirimos conhecimento sobre dois fatores:

  1. sabemos que a nota fiscal CFOP 5405 é diferente dos demais documentos ficais;
  2. e também temos ciência de que ela necessita de uma código específico para que o documento seja gerado de maneira correta.

Deste modo, quem está desenvolvendo ou integrando softwares – ou está porque quer entender mais sobre essa parte tecnológica da tributação e da NFe – saberá aqui que para gerar um documento como esse:

  • não há necessidade de pagar o imposto ICMS, logo a NFe gerada a partir do CFOP 5405 não contará com a tributação de ICMS;
  • mas, de toda forma, é preciso informar em um espaço específico o adimplemento do ICMS pelo vendedor/fornecedor anterior. O preenchimento pode ser no XML das TAG’s específicas de retenção de impostos;
  • o IPI também não é devido o pagamento, como você já sabe, mas ao emitir a nota CF5405 se deve colocar tal contribuição – que esse vendedor também tem – com o código CST99 (a sigla indica “outras saídas” e diferencia o documento fiscal de outros tributos);
  • é preciso observar a lista específica de produtos que podem participar dessa comercialização, e esse parâmetro é feito por meio do Conselho Nacional de Política Fazendária – Confaz –, por meio do Convênio ICNS 92.

Qual a diferença entre o CFOP 5.102 e 5405?

As duas são tributações de vendas, mas para que a diferença fique bem cristalina, vamos exemplificar com os conceitos:

CFOP 5102 – Venda de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros

CFOP 5405 – Venda de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros em operação com mercadoria sujeita ao regime de substituição tributária, na condição de contribuinte substituído

Repare no que está negritado. Como estamos falando, na CFOP 5405 de contribuinte substituído em mercadorias específicas, resta claro que o que difere uma da outra é justamente isso, o produto da venda: é uma mercadoria da lista da Confaz ou outra? Se for da lista, estamos falando do uso do CFOP 5405, e se não for, do CFOP 5102.

Qual CFOP para devolução 5405?

Para devolução de vendas efetuadas no CFOP 5405 é necessário gerar uma nota de entrada no CFOP 1411 com substituição tributária correta de cliente, que diz respeito à:

CFOP 1411 – Devolução de venda de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros em operação com mercadoria sujeita ao regime de substituição tributária

Resumindo tudo para você que você leu aqui: O CFOP 5405 é uma operação diferenciada para emissão de Nota Fiscal Eletrônica, e suas particularidades são justamente a isenção de taxas de ICMS e IPI na comercialização de produtos específicos comprados por terceiros. Já adiantamos o seu estudo hoje, programador. Conta pra gente o que achou!

Aproveite e confira nosso post explicando como agir quando sua nota fiscal é denegada.

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ERP – O que é e tudo o que você precisa saber sobre o assunto

por Equipe de Conteúdo

Você sabe o que é ERP? Este é um assunto muito importante para todo e qualquer tipo de empresa, já que o recurso funciona como otimizador de processos em um sistema de gestão inteligente. Entretanto, a definição do ERP vai mundo além desse resumo. Entender como funciona esse sistema é essencial para conseguir os melhores resultados para sua empresa.

Foi pensando nisso que reunimos todas as informações necessárias em um conteúdo completo com tudo o que você precisa saber sobre o assunto. Continue lendo e entenda o que é como funciona, as vantagens, aplicações, funcionalidades e muito, muito mais!

Aproveite e confira também nosso post sobre os 7 motivos para as empresas implantarem um sistema ERP.

O que é ERP e como ele funciona?

ERP (Enterprise Resource Planning) é um sistema ou software de gestão. Isso significa que ele é amplamente responsável por gerenciar os principais processos operacionais da sua empresa, especialmente aqueles incumbidos por otimizar os empreendimentos, alcançando os melhores resultados e lucros gerais.

Em suma, podemos dizer, ainda, que o ERP é um software que autoriza sua utilização na integração e acesso facilitado aos principais dados da sua empresa. Por meio desses dados e outras informações adquiridas, os profissionais conseguem diagnosticar problemáticas e possíveis soluções para estas.

Com essa breve definição, conseguimos entender melhor como a utilização da ERP consegue trazer diversos benefícios dentro de um negócio. Seja qual for o nicho do seu empreendimento, a utilização de um sistema de gestão é sempre bem-vinda, como forma de recuperar as lacunas dos seus processos operacionais.

As vantagens de ter um ERP para uma empresa

Com a conceituação apresentadas, conseguimos ter um panorama sobre as vantagens do ERP em um empreendimento. Mas, para facilitar, selecionamos as principais vantagens a seguir. Confira!

  • redução de custos e demais recursos financeiros;
  • integração de dados;
  • integração de informações e setores empresariais;
  • garantia de segurança de dados e informações;
  • automatização de tarefas;
  • praticidade para as rotinas;
  • controle de processos e setores;
  • gestão mais eficiente e facilitada;
  • alta produtividade e performance para sua empresa;
  • otimização de processos e aumento indireto da receita.

Como o sistema de gestão integrado funciona em uma empresa?

Como já adiantamos, o sistema ERP vem como facilitador e otimizador de processos e resultados para uma empresa.

Mas, afinal, como esse software funciona na prática?

Na rotina de uma empresa, o sistema de gestão integrado ajuda o gestor a administrar e gerenciar processos, etapas, atividades e colaboradores. Dentre esses aspectos, podemos mencionar, ainda, o setor financeiro de contas gerais que devem ser pagas e recebidas, assim como no monitoramento comercial.

No caso dos colaboradores, o ERP funciona diretamente da organização de tarefas e atividades para cada equipe, promovendo maior produtividade e alta performance. A integração de setores facilita, ainda, na comunicação interna e reunião de informações em um único lugar.

Além disso, o sistema ERP também trabalha diretamente no processo de segurança de dados na sua empresa. Mais do que aperfeiçoar, o sistema de gestão opera para dar proteção nas informações confidenciais. Sabemos que a segurança de dados e informações são essenciais para conseguir manter um negócio em pé. Dessa forma, o sistema ERP consegue ser ainda mais útil para fazer um empreendimento dar certo.

Confira nosso post sobre Gestão de Estoque e entenda a importância dela para sua empresa!

E como saber se minha empresa precisa de um ERP?

Felizmente, essa é uma pergunta fácil de responder: toda e qualquer empresa precisa de um sistema de gestão integrada para melhorar o funcionamento interno. Em alguns casos, o ERP é o único capaz de diagnosticar problemas que podem estar afundando seu empreendimento.

Para saber se esse é, ou não, o caso da sua empresa, é necessário perceber as funcionalidades do ERP, assim como seus benefícios e entender se é isso o que seu empreendimento precisa. Resumidamente:

  • Organização é um problema para sua empresa?
  • A produtividade dos colaboradores está prejudicada?
  • E a segurança das informações? Está realmente protegida?

Respondendo essas perguntas, é possível entender se o sistema ERP irá melhorar seus resultados ou, quem sabe, salvar seu empreendimento.

Como é a implantação de um ERP e as categorias existentes

A implementação de um sistema ERP deve seguir algumas diretrizes para melhorar seu funcionamento. Dentre elas, não podemos deixar de mencionar alguns aspectos, como o envolvimento geral da empresa, de todos os setores e integrantes. Além disso, também é importante que haja investimento em treinamento e capacitação de equipes como forma de potencializar resultados.

Mais do que isso, também é importante que você personalize o software de acordo com as necessidades da sua empresa. Mas calma! Falaremos mais sobre o assunto nos tópicos abaixo.

Sobre as etapas existentes no processo de implantação de software de gestão, de maneira geral, podemos resumir em três:

  1. Apresentação do sistema ERP: primeira etapa como início de utilização quando há o acesso ao sistema;
  2. Processamento lógico: momento para recebimento de dados e integração de informações da empresa;
  3. Armazenamento em banco de dados: informações e arquivos são salvos no banco de dados do software.

Como usar a solução em empresas de diferentes portes

Veja como o sistema ERP deve ser utilizado em diferentes portes empresariais:

  • pequenas e médias empresas: variando em planos básicos e intermediários, o sistema ERP para pequenas empresas vem para dar eficiência aos processos da empresa, assim como dar insights inteligentes e estratégias para corrigir problemas e melhorar resultados;
  • empresas de grande porte: para as grandes empresas, um sistema ERP é ainda mais necessário e trabalha diretamente com os planos mais complexos. Mais do que resolver problemas, um sistema de gestão para grandes corporações garante a segurança tão necessária sobre os arquivos empresariais.

Personalização da ferramenta: como funciona?

O processo de personalização e customização do sistema de gestão serve para direcionar a ferramenta sobre as necessidades da sua empresa. Você, mais do que ninguém, sabe como o empreendimento funciona, o que dá e o que não dá certo, e é a partir disso que você deverá customizar sua ferramenta.

Dependendo do sistema contratado, você terá autonomia suficiente para alterar o funcionamento do sistema. Isso também dependerá do plano e nível da ferramenta. Lembre-se de considerar o perfil e as demandas do seu negócio antes de personalizar sua ferramenta.

A escalabilidade também é uma realidade para o sistema de gestão integrado, isso significa que o ERP está em constante evolução e cada vez mais os problemas empresariais poderão ser resolvidos.

On-cloud ou on-premises: qual a diferença?

Os sistemas ERP podem ser encontrados em duas diferentes formas: on-cloud e on-premises. Esses dois ambientes possuem algumas diferenças entre si. Resumidamente, on-premise significa local, ou seja, os ERPs com instalação física no hardware e outros servidores da empresa, podendo ser administrado pelos próprios funcionários do empreendimento.

On-cloud ERP, por sua vez, funciona em nuvem, com administração do próprio servidor. Na prática, sua empresa não teria acesso direto sobre as manutenções, mas terá o suporte necessário.

E qual a melhor opção?

Bom, isso depende. Depende do que você precisa e o seu conhecimento e conhecimento da sua equipe para manusear as funcionalidades de um sistema de gestão. Além disso, o ERP on-cloud também traz mais segurança sobre os dados e informações sobre a sua empresa.

Mas, de maneira geral, ambos os casos possuem vantagens para sua empresa. Vale a pena você gastar um tempo sobre qual das opções será melhor para seu empreendimento.

As tendências do ERP para os próximos anos

O sistema de gestão integrada ERP vêm ganhando destaque cada dia mais e as tendências para os próximos anos são ter ainda mais relevância no meio empresarial. Isso porque, cada vez mais, percebe-se a necessidade de proteger os dados de uma empresa, ao passo que os processos de gestão e gerenciamento também possuem extrema importância.

Mais do que tudo isso, ter uma empresa com integração ERP significa que você terá mais autonomia para melhorar sua empresa, do jeito que sempre quis e da maneira que um empreendimento necessita para se destacar no mercado.

Agora que você saber mais sobre ERP, o que é, como funciona, vantagens e mais, é hora de colocar em prática. Integre seu negócio com um sistema de gestão ERP e melhore seu empreendimento em 100%. No blog da UNIMAKE você tem acesso a outros conteúdos sobre o assunto para melhorar os processos gestacionais da sua empresa, não deixe de conferir!

Ah! Veja também nosso post sobre público-alvo e sua importância: “Defina o público-alvo ideal para sua empresa!”.

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Como agir quando sua nota fiscal é denegada?

por jeber

Assim como outros problemas fiscais, a nota fiscal denegada causa diversas dúvidas no empreendedor, afinal, por que a NFe emitida por mim foi denegada? Como emiti-la? Será que a Sefaz tem algum problema com o meu negócio?

Essas são apenas algumas dúvidas que pairam sobre essa temática, e entender sobre ela ajuda o empreendedor e estar regularizado perante o fisco.

O que é nota fiscal denegada?

Uma nota fiscal denegada é aquela que a Secretaria da Fazenda e Planejamento – Sefaz – identifica alguma irregularidade no cadastro do emitente ou do destinatário da nota.

Quando uma nota fiscal é emitida (assinatura digital do arquivo XML) e enviada para a avaliação da Sefaz, esse órgão a submete a diversas regras de validação, e é neste momento que ela poderá ser aprovada, denegada ou rejeitada.

Ao ser denegada, uma nota fiscal não pode ser faturada nem tampouco cancelada ou inutilizada, de modo que o esse novo status é definitivo e o número da NFe deverá ser registrada junto ao fisco e armazenada pelo prazo de 5 (anos), segundo o art. 173 da Lei nº 5.172 do Código Tributário Nacional.

É importante citar que uma nota denegada passou por todo o processo de validação da Sefaz, e por isso o registro neste órgão é indispensável.

É importante que os empreendedores monitorem sempre as NFe denegadas que são emitidas contra seu CNPJ, ok?

Diferença entre nota denegada e nota rejeitada

Você já sabe que uma NFe emitida poderá ser aprovada, denegada ou rejeitada pela Sefaz, e entendido o caso de denegação, falta saber o que é a NFe rejeitada e qual a diferença entre ela e a denegada. Sobre a nota fiscal aprovada, não temos muito a que nos delongar, visto que esta vai produzir seus efeitos usuais.

Podemos dizer que ambas as NFe a Secretaria da Fazenda não autoriza que a operação fiscal a que essa nota fiscal está ligada seja consumada.

Assim sendo, a principal diferença se dá no status das duas NFe: enquanto a denegação é definitiva e gera a inutilização da NFe, a rejeição pode ser corrigida e reenviada com a mesma numeração.

Podem ser mais de 500 motivos os que resultam na rejeição de notas fiscais, sendo alguns deles:

  • falha nos cálculos;
  • dados incorretos na NFe;
  • assinatura digital do arquivo XML inválida;
  • Erro 205: se a numeração da NFe rejeitada corresponder ao mesmo número de uma NFe denegada (que é inutilizado, lembra?).

Assim sendo, resta claro que outra diferença basilar na diferença entre as duas notas são os seus motivos. Enquanto a rejeitada apresenta as causas aduzidas acima, a denegação pode ocorrer apenas nos casos de:

  • Erro 301: a emissão da nota possuir irregularidades com o Fisco;
  • Erro 302: o destinatário da nota encontrar-se irregular no Fisco;
  • Erro 303: o destinatário da nota não estar habilitado para operar na unidade federativa daquele Fisco (no país).

O que fazer em caso de NFe denegada?

Para cada motivo de denegação existe uma forma de resolução da NFe denegada. Algumas podem ser executadas pelo próprio emitente da nota, já outras não. Vamos falar da possibilidade de solução nos três:

Erro 301: uso denegado pela irregularidade do emitente

Nesse caso, como o erro é com o emitente, este terá de verificar se sua própria Inscrição Estadual está regular, e essa busca pode ser realizada facilmente pelo site do SINTEGRA ou no Cadastro Centralizado do Contribuinte (CCC) de seu estado de atuação.

Se sua IE estiver suspensa, cancelada, baixada ou em processo de baixa, o resultado da pesquisa irá acusar como “não habilitado”, e a única forma de sair dessa situação é o emitente entrar em contato com a Sefaz para regularizar sua situação, e assim conseguir emitir mais NFe’s.

Erro 302: uso denegado pela irregularidade do destinatário

Siga a mesma linha de raciocínio trazida acima, mas no ponto de vista do destinatário. Isso significa que o emitente nada pode fazer sobre essa NFe denegada e tampouco para corrigir a situação, já que quem tem de fazer isso é justamente o destinatário junto à Sefaz.

Erro 303: uso denegado por destinatário não habilitado a operar na UF

Durante o processo de validação e registro da NF-e a Sefaz identificará esse erro, que tem a chance de ser corrigido em uma nova emissão – mas para esse mesmo número. Sempre será assim, senão a nova nota será rejeitada!

Para que o processo de emissão da NFe e seus documentos auxiliares seja refeito em novo documento com nova numeração, é preciso verificar corretamente o cadastro de seu destinatário junto à Receita Federal.

Como evitar que uma NFe seja denegada?

Nesse caso, administrar um cadastro atualizado da situação fiscal de seus fornecedores pode ser uma saída fácil, mas não aplicável no caso de saída de volumes muito altos de NFe diariamente: a gestão manual de dados não será suficiente.

A solução mais segura para empreendedores que não querem ter uma NFe denegada é optar por uma gestão automatizada de NFes, visto que esse sistema, quando integrado a um sistema ERP interno, assina e envia arquivos XML de NFe para o Sefaz ou à Prefeitura do domicílio da atividade empresarial e ainda imprime o DANFE através do sistema.

E se você tem receio de que essa tecnologia toda pode fazer com que mais dados do seu negócio se percam, espere até conhecer as funcionalidades de um bom sistema de armazenamento de dados de NFe e seus documentos auxiliares!

Tenha em mente que uma nota fiscal denegada já é uma questão bastante séria, então imagine o problema que várias dessas podem causar para o controle contábil de sua empresa. Com certeza você não quer trabalhar com o fisco no seu pé, não é? Esteja por dentro das soluções tecnológicas que facilitam seu empreendimento aqui no blog da UNIMAKE Software!

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Hacker invade sistemas do STJ e criptografa processos e e-mails

por Equipe de Conteúdo

No último dia 03, um ciberataque promovido contra o Superior Tribunal de Justiça (STJ) ocasionou a parada total dos sistemas internos, cancelando sessões virtuais, julgamentos e paralisando processos em andamento. O invasor “sequestrou” o ambiente virtual da Corte utilizando de um RansomExx, que nada mais é do que uma versão alterada do mesmo ransomware que atacou, em junho de 2020, o Departamento de Transporte do Texas e, mais tarde, em outubro, o site do Tribunal de Pernambuco.

O que foi afetado

Uma fonte ligada ao ataque informou ao site O Bastidor que todo o acervo de processos do STJ foi invadido e criptografado, além de todas as informações dos servidores e sistemas da corte, incluindo backups e o acesso à e-mails por parte dos ministros. O site também teve acesso à um print de um arquivo em que são dadas as orientações sobre como deve ser realizado o contato para a efetuação do pagamento para a liberação dos arquivos.

De acordo com a mensagem, a extensão “.stj888” foi utilizada nos arquivos codificados, e qualquer tentativa de alteração pode tornar os arquivos indecifráveis até mesmo para o autor do ataque. Para provar a autenticidade da situação, o autor do ataque se coloca à disposição para decifrar um pequeno arquivo, de até 900KB, gratuitamente antes da realização do pagamento para liberação dos dados.

FALE COM NOSSA EQUIPE

O momento atual interferiu 

Ao que tudo indica, a pandemia causada pelo Covid-19 facilitou o ataque, uma vez que os funcionários passaram a trabalhar em regime de home-office, facilitando acessos que antes, por questões de segurança, só seriam possíveis presencialmente, como abordado nesse artigo. O autor teria conseguido acesso à rede no domingo do dia 1, e o sequestro dos dados teria sido facilitado pelo fato de que o técnico não estava atuando presencialmente. Toda a liberdade nesse contexto teria permitido a familiarização do invasor com os sistemas até o ataque final, que foi enviado por e-mail.

Para advogado especialista em crimes virtuais Luiz Augusto D’Urso, o ataque “é mais um exemplo da necessidade de se repensar a segurança digital no Brasil, uma vez que estes sistemas se tornaram imprescindíveis para o funcionamento da sociedade”. Reforçando, ele afirma que esse “é um dos ataques mais graves na história de nosso país, em razão da importância e da quantidade de informações que podem ser perdidas”.

A solução

Entretanto, como seria possível garantir mais segurança aos seus dados, e prevenir-se contra os prejuízos desse tipo de ataque?

A Unimake Software desenvolveu a ferramenta Gemini Backup. Pensada para garantir o conforto e a segurança do usuário, ela realiza automaticamente backups dos seus dados, que são armazenados em servidores de alto desempenho e segurança. Monitorado 24 horas por dia, a Unimake garante que com o Gemini Backup seus dados estão seguros, pois em caso de ataque eles são restaurados em pouquíssimo tempo, consequentemente reduzindo suas perdas.

 

 

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Novos canais de atendimento agilizam o suporte aos clientes Unimake

por Equipe de conteúdo

Canais de atendimento Unimake

A Unimake vem aprimorando continuamente os canais de comunicação com seus clientes sempre buscando a agilidade e o máximo desempenho.

Sabemos o quão importante é ter soluções ágeis e principalmente a facilidade de manter esse contato entre a empresa e os usuários de seus sistemas.

Dessa forma queremos trazer alguns esclarecimentos que vão ajudar na compreensão de como as informações de suporte que chegam até nós são processadas e principalmente, ajudar você amigo(a) cliente a escolher o melhor canal para você.

Atualmente oferecemos 4 canais de atendimento para suporte técnico e administrativo aos nossos clientes.

São eles:

• Telefone
• Painel do cliente
• E-mail
• Chat (Central de ajuda + Base de conhecimento)

Vale lembrar que o atendimento aos aplicativos Web (Uninfe, Unidanfe e DANFE View) se dá exclusivamente através do Chat.

Vamos falar mais sobre cada um deles

Telefone

O tradicional telefone é o (44) 3141-4900 onde podem ser escolhidas diversas opções no menu eletrônico.

Para cliente do Único ERP o caminho é escolher a opção 3 – Suporte a Produtos + 3 – Suporte ao Único ERP.

O cliente será atendido por um colaborador do setor de triagem que registrará um ticket no painel do cliente contendo a solicitação do usuário.

Painel do cliente

O painel do cliente é uma ferramenta recente de suporte implantada pela Unimake e visa facilitar a interação entre os usuários e nosso time de suporte.

O acesso no painel é feito através do endereço www.atendimento.unimake.com.br onde o próprio usuário pode relatar a ocorrência e um ticket será aberto automaticamente no final do processo.

A grande vantagem de se cadastrar e usar o painel do cliente é que além da facilidade e agilidade em abrir tickets o usuário pode acompanhar o status dos seus atendimentos sabendo como eles estão sendo processados.

A Unimake iniciou 2020 com o painel para 62 clientes e agora está em fase de expansão, então se você ainda não tem seu login e senha entre em contato com nosso suporte e solicite o acesso e treinamento.

E-mail

Outro canal bastante tradicional de suporte é o e-mail, onde os clientes Unimake podem enviar uma mensagem para suporte@unimake.com.br com todas as informações da solicitação.

Um fato bem legal sobre enviar um e-mail para o nosso suporte é que quando a mensagem chega até a Unimake um ticket é aberto diretamente no painel do cliente.

Chat dentro da central de ajuda

O quarto meio de comunicação com o suporte Unimake é através do CHAT dentro da página de CENTRAL DE AJUDA.

O acesso é feito em www.suporte.unimake.com.br onde o usuário clica no botão “Posso ajudar?” que fica no canto inferior direito da página e escolhendo a opção “Atendimento ao Único ERP”.

Além do chat outra grande vantagem da CENTRAL DE AJUDA é a base de conhecimento da empresa.

Clicando em “Base de conhecimento” e expandindo o produto “Único ERP” à esquerda da página, ou pesquisando o assunto diretamente em “Olá, como podemos ajudar você?”.

Esta base de conhecimento conta com diversos artigos de auxílio aos nossos produtos.

Vale dar uma olhada pois os usuários vão encontrar nessa seção muitas soluções para os problemas mais comuns.

 

Qual é a melhor opção para os usuários Unimake?

Todas as mudanças que implementamos num período recente foram com o intuito de dar mais poder aos usuários.

O fato é que a digitalização dos meios de comunicação os canais de internet ganharam recursos e muita força.

Vale salientar que não existe meio de contato “mais rápido”.

Todos os pontos de contato de suporte da Unimake são gerenciados por uma única equipe e uma única ferramenta, que é o painel do cliente.

Então quando o usuário liga, manda um e-mail, entra no chat ou acessa o painel do cliente, todas as informações (relato do problema por exemplo) “caem” no mesmo local.

Ou seja, elas são registradas na ferramenta de gestão de tickets da Unimake e são tratadas pela equipe de triagem que fará os encaminhamentos para os técnicos de suporte disponíveis e capacitados ao atendimento de acordo com o grau de complexidade da demanda.

Ou seja, os meios convencionais de contato como o telefone tem hoje a mesma velocidade de atendimento dos canais digitais, visto que toda a informação é canalizada para uma ferramenta central e tratada pelos atendentes Unimake.

Em todos os canais, seja por voz (telefone), seja por registro de texto (e-mail, chat e painel do cliente) vão gerar protocolos de atendimento nesta base comum e direcionados pelo nosso setor de triagem para a análise e priorização.

O que é a central de triagem?

A central de triagem é um departamento da Unimake composto pelos atendentes de “suporte nível I” da empresa (Situações de menor complexidade).

Esse departamento faz como o próprio nome diz, uma triagem de todos os atendimentos que chegam (ligações, e-mails, chat, etc.) e dão dois tipos de tratamento para esses contatos:

1) Se o chamado tiver uma solução que possa ser prontamente atendida: Os atendentes vão dar a solução imediatamente ao usuário solicitante.

2) Se a solução requerer uma solução mais complexa: Os atendentes vão encaminhá-la para um suporte nível II (Nível mais avançado) que analisará e prontamente retornará ao usuário com uma solução ou com uma análise de acordo com o caso.

O atendimento telefônico “vai morrer”?

O telefone ainda é uma importante ferramenta de comunicação e não, o suporte telefônico não vai morrer.

Porém com a modernização e a facilidade das ferramentas digitais é possível que ele perca espaço.

Vemos isso o tempo todo, como por exemplo as pessoas se acostumando a pedir comida e transporte pelos aplicativos do que ligando para fazer isso.

As ferramentas digitais de suporte da Unimake proporcionam essa facilidade e o melhor de tudo é que dão a possibilidade dos usuários acompanharem a situação de seus tickets, coisa que pelo telefone não é possível.

Além disso o telefone não garante um atendimento mais rápido, visto que todos os chamados sejam por telefone, sejam por texto caem na mesma ferramenta e são processadas pelo setor de triagem.

Como faço para me cadastrar no painel do cliente?

Por enquanto o cadastro está sendo feito apenas para clientes do Único ERP e para cadastrar-se entre em contato conosco pelo chat (www.suporte.unimake.com.br) ou pelo e-mail suporte@unimake.com.br e solicite a criação do seu login.

Nosso pessoal fará contato e agendará um treinamento de como usar a ferramenta.

Com isso você estará apto a abrir e acompanhar seus tickets de suporte num clique!

Esperamos ter ajudado com essas informações.

Conte sempre com nosso time de atendimento, obrigado, até o próximo artigo e bons negócios!

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Mudanças na consulta completa da NF-e a partir de Julho de 2020

por Equipe de conteúdo

A partir desta data, a consulta completa da NF-e no Portal Nacional da NF-e estará disponível somente para os participantes da operação comercial descritos no documento eletrônico.

Visando garantir mais segurança e sigilo sobre as informações que circulam nos Documentos Fiscais Eletrônicos a SEFAZ vai implementar a partir do dia 07/07/2020 uma importante mudança no processo de consulta de XML´s de NF-e.

A partir desta data, a consulta completa da NF-e no Portal Nacional da NF-e estará disponível somente para os participantes da operação comercial descritos no documento eletrônico.

Essa mudança vem em cumprimento ao Ajuste Sinief nº16/2018, de modo que a consulta completa da NF-e no Portal Nacional se tornará restrita apenas aos participantes da operação comercial descritos no documento eletrônico.

São eles:

  • Emitente,
  • Destinatário,
  • Transportador e
  • Terceiros

Estes últimos desde que informados na tag autXML.

A consulta completa por estes participantes se dará obrigatoriamente por meio de certificado digital.

Estas restrições não se aplicarão às NF-e´s cujos destinatários sejam pessoa física (CPF) sem inscrição estadual e pessoa jurídica (CNPJ) sem inscrição estadual.

Fonte: Receita Federal do Brasil – Matéria completa

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Covid: Portarias trazem orientações p/ ambientes de trabalho durante a pandemia

por Equipe de conteúdo

Portarias trazem orientações para ambientes de trabalho durante a pandemia

 

Publicadas no Diário Oficial da União (DOU) desta sexta-feira (19/6), duas portarias conjuntas trazem medidas para prevenção, controle e mitigação dos riscos de transmissão da covid-19 nos ambientes de trabalho. Uma, de orientações gerais, é assinada pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia (Seprt-ME) e pelo Ministério da Saúde; a outra, específica para frigoríficos e latícinios, além das duas Pastas, tem a assinatura do Ministério da Agricultura, Pecuária e Abastecimento.

Específica para a indústria de abate e processamento de carnes e derivados destinados ao consumo humano e laticínios, a Portaria Conjunta 19 visa a prevenção, controle e mitigação de riscos de transmissão da covid-19 nos ambientes de trabalho durante a pandemia.

Entre as orientações estabelecidas pela portaria, estão o afastamento imediato, por 14 dias, dos trabalhadores que sejam casos confirmados ou suspeitos de covid-19 e também daqueles que tiveram contato com casos confirmados da doença. No período, a remuneração deve ser mantida pela empresa. Se os empregados estiverem assintomáticos por mais de 72 horas e um exame laboratorial descartar o novo coronavírus, é possível retornar ao trabalho antes das duas semanas.

Orientações gerais

A Portaria Conjunta 20 traz as medidas necessárias a serem observadas pelas mais diversas organizações – exceto serviços de saúde, para os quais há regulamentações específicas –, de forma a preservar a segurança e a saúde dos trabalhadores, os empregos e a atividade econômica. O documento, porém, não determina ou autoriza a abertura de estabelecimentos, limitando-se a apresentar um conjunto de disposições a serem observadas por aqueles que estiverem em funcionamento.

Com exceção do item 7.2 do Anexo I – referente ao fornecimento de máscaras cirúrgicas ou de tecido a todos os trabalhadores –, a Portaria 20 entra em vigor a partir da data de publicação e produz efeitos até o término da declaração de emergência em saúde pública, previsto na Portaria 1.565 de 2020.

Empregadores devem estabelecer e divulgar aos empregados – e terceirizados – os protocolos necessários para a identificação precoce e afastamento dos trabalhadores com sinais e sintomas; os procedimentos para que todos informem os sinais e sintomas, inclusive de forma remota; instruções sobre higiene; e eventuais necessidades de promoção de vacinação.

Também estão previstas medidas para possibilitar o distanciamento social nas instalações; para uso de equipamentos de proteção individual (EPI); para limpeza e desinfecção de locais de trabalho e áreas comuns; para o transporte fornecido pelas organizações; bem como ações para garantir a higienização das mãos em locais próximos ao trabalho e nas áreas de circulação.

Fonte: Ministério da Economia: Matéria original

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