Novo Prazo de Guarda de Documentos Fiscais: 11 Anos – Entenda a Mudança!
Introdução
Uma mudança importante acaba de impactar o mundo fiscal brasileiro: a guarda de documentos fiscais eletrônicos agora deve seguir um novo prazo mínimo de 11 anos!✅
Essa novidade, anunciada durante a 196ª Reunião Ordinária do CONFAZ, exige que empresas, contadores e desenvolvedores se adaptem rápido para não correr riscos fiscais.
Neste artigo, você vai entender:
- O que mudou exatamente.
- Quais documentos estão incluídos.
- Como deve ser o armazenamento.
- Dicas práticas para sua empresa se preparar.
Vamos lá?
O que mudou no prazo de guarda dos Documentos Fiscais Eletrônicos?
Antes dessa atualização, a legislação exigia que os DF-e fossem armazenados por 5 anos. Agora, com o Ajuste SINIEF aprovado em abril de 2025, o prazo é de 11 anos obrigatórios.
Essa contagem é feita a partir da data de autorização do documento fiscal, e padroniza a exigência em todo o território nacional.
Quem estabeleceu essa mudança?
A decisão foi formalizada pelo Conselho Nacional de Política Fazendária (CONFAZ), através do Ajuste SINIEF publicado após a 196ª Reunião Ordinária.
Quais documentos fiscais estão incluídos?
Veja a lista de documentos que agora devem ser armazenados por pelo menos 11 anos:
- NF-e (Nota Fiscal Eletrônica)
- NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica)
- CT-e e CT-e OS (Conhecimento de Transporte Eletrônico)
- MDF-e (Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais)
- BP-e (Bilhete de Passagem Eletrônico)
- NF3-e (Nota Fiscal de Energia Elétrica Eletrônica)
- GTV-e (Guia de Transporte de Valores Eletrônica)
- DC-e (Declaração de Conteúdo Eletrônica)
- NFCom (Nota Fiscal Fatura de Serviços de Comunicação Eletrônica)
Como deve ser feito o armazenamento?
Portanto o armazenamento dos arquivos XML deve seguir algumas orientações:
- Tecnologia e mídia: Cada estado poderá definir as especificações técnicas, mas é obrigatório respeitar o prazo mínimo de 11 anos.
- Facilidade de recuperação: Durante o período, o acesso aos documentos deve ser garantido em prazo razoável.
- Expurgo controlado: Documentos só podem ser eliminados após o cumprimento do prazo.
✨No entanto, o simples envio dos XMLs para a SEFAZ não substitui a responsabilidade da empresa em armazená-los corretamente.
Cuidados adicionais exigidos pela nova regra
O Ajuste SINIEF trouxe uma exigência extra:
- As tabelas de controle usadas na validação dos DF-e também devem ser preservadas. Elas garantem a integridade histórica das autorizações e não podem ser expurgadas.
Por isso, o armazenamento vai muito além dos XMLs: envolve todo o ecossistema de autorização fiscal.
Quando a nova regra começa a valer?
O novo prazo entra em vigor no primeiro dia do mês subsequente à publicação no Diário Oficial da União.
Ou seja, como a publicação foi em abril de 2025, as novas regras já serão obrigatórias a partir de maio de 2025.
Como as empresas devem se preparar?
Para evitar dores de cabeça, é essencial agir agora. Veja algumas dicas:
- Revisar políticas internas de armazenamento de documentos fiscais.
- Atualizar contratos com provedores de armazenamento ou cloud.
- Ajustar sistemas ERPs e plataformas de gestão de documentos.
- Treinar equipes de TI e contabilidade sobre os novos requisitos.
- Fazer backups seguros e testes de recuperação periódicos.
Lembre-se: não cumprir o prazo de guarda pode gerar multas e problemas sérios com o fisco.
Uma solução prática: conheça o DANFE View da Unimake
Se a sua empresa ainda não conta com uma ferramenta robusta para armazenar e gerenciar documentos fiscais eletrônicos, vale a pena conhecer o DANFE View da Unimake.
O DANFE View é um gerenciador de documentos fiscais eletrônicos completo, que garante a guarda segura dos XMLs, facilita a consulta e organização dos documentos, atendendo totalmente à nova legislação de prazo de guarda de 11 anos.
Entre as principais vantagens do DANFE View estão:
- Armazenamento seguro e compliance com as normas fiscais.
- Busca rápida e eficiente dos documentos.
- Integração com sistemas ERP para automatizar processos.
- Facilidade de acesso e exportação dos arquivos em auditorias fiscais.
Por isso, contar com uma solução confiável como o DANFE View pode ser a diferença entre estar tranquilo em uma fiscalização ou enfrentar penalidades severas.
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Conclusão
A nova exigência de guarda dos Documentos Fiscais Eletrônicos por 11 anos é uma mudança significativa que pede atenção imediata.
Empresas que se anteciparem e ajustarem seus processos estarão mais seguras e preparadas para fiscalizações futuras.
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