Muitas empresas atualmente trabalham com empresas terceirizadas, e manter a documentação regulamentada conforme as obrigações das leis trabalhistas, pode ser uma tarefa difícil. E por isso, a gestão de terceiros pode abranger diversas etapas, que vão desde a avaliação dos fornecedores como a de desempenho.

Para que você entenda mais sobre esse gerenciamento, preparamos um post explicando melhor o que é e quais as vantagens de se ter uma boa gestão de terceiros. Continue a leitura desse artigo e aprenda com a Unimake!

O que é gestão de terceiros?

A gestão de terceiros pode ser definida como práticas voltadas para uma melhor administração dos trabalhadores terceirizados, contratados por uma empresa. Além de assegurar que eles sigam o planejamento conforme o que foi proposto pela empresa. Fazer essas contratações pode garantir à empresa um maior foco nas estratégias do seu negócio.

Infelizmente, se a empresa fez a contratação de uma empresa terceirizada, não significa que todos os problemas estarão resolvidos.

Todo o processo precisa ser entregue com qualidade, dependendo do contratante fazer o monitoramento desse trabalho. E existem setores dentro de uma empresa com o objetivo de manter o nível dessas entregas, arcando com as responsabilidades. O compliance, por exemplo, é um dos setores que atua para isso.

Veja também: Gestão Fiscal - O que você precisa saber sobre o assunto.

Qual a importância de se ter uma gestão de terceiros?

A terceirização nada mais é do que uma parceria estratégica em que essas empresas trabalham para você, e podendo até mesmo atuar dentro da sua instalação. A contratação de terceiros pode garantir a entrega de um produto ou serviço com qualidade, cumprindo com metas e prazos, além de não oferecer tantos riscos.

Mas... e se isso não acontecer? E se a empresa terceirizada acabar transportando de maneira errada seu material, danificar a carga ou perder o prazo?

E é aqui que entra a atuação do compliance, o responsável por garantir que a empresa corresponda com as normas, leis e procedimentos impostos.

Em 2017, tudo mudou. Com a lei da terceirização, as empresas podem terceirizar algumas atividades-fim, ou seja, aquelas que estão relacionadas diretamente ao produto ou serviço prestado por aquele empreendimento. Essa mudança deixa ainda mais evidente a importância da gestão de terceiros, afinal, se uma equipe externa que está lidando com o seu produto-final não for fiscalizada e um erro ocorrer, seu negócio perderá relevância e confiança do público.

Além de tudo isso, ter uma boa gestão de terceiros pode ajudar as organizações contratantes a ter um maior controle do desempenho e também das práticas administrativas, além de progredir no processo seletivo de quem contratar.

Quais as vantagens de fazer gestão de terceiros?

A gestão de terceiros é uma excelente forma de uma empresa administrar todos os seus negócios que envolvem alguma firma terceirizada. Para isso, é essencial se atentar a algumas ações a fim de evitar que sua organização cometa erros e tenha prejuízos. Veja agora alguns benefícios que uma gestão pode trazer:

Maior agilidade no processo de contratação

A gestão de terceiros pode ajudar a empresa a ter uma maior assertividade no momento de contratar os prestadores de serviço. Além disso, manter uma padronização nas contratações pode auxiliar no momento da escolha, tornando em algo mais simplificado.

Outro ponto a se atentar é que as decisões não devem ser somente atreladas ao custo do serviço, mas a qualidade que eles podem entregar. Portanto, a empresa pode considerar à algumas perguntas, como:

• Qual o tipo de reputação que esse prestador de serviço possui?
• Como são suas avaliações dos serviços anteriores?
• Quais documentos e certificações são necessários para poder fechar contrato com essa empresa?

Essa pode ser uma das formas de otimizar ainda mais o processo de contratação, trazendo mais agilidade.

Custos operacionais baixos

Quando a sua empresa fizer a contratação dos serviços terceirizados, isso pode resultar em um baixo custo operacional. Isso significa que, a sua gestão pode estar atrelada a maneira como a empresa contratante integra o prestador de serviço a sua cultura, prazos, nível de desempenho, processos e etc.

Dessa forma, se todos os profissionais responsáveis por essa integração fizerem a aplicação corretamente, tudo pode resultar em uma melhor qualidade nas entregas, desempenho aumentado, além de evitar possíveis rescisões de contrato.

Automatização de gestão

Possuir um sistema automatizado facilita e muito no processo de uma boa gestão de terceiros. As planilhas, por exemplo, estão muito sujeitas ao erro humano e dessa forma, trazer essa automatização pode ser uma vantagem. Além disso, ter um processo automatizado pode fazer com que as avaliações periódicas tornem os processos mais facilmente analisados, principalmente naqueles que não são comumente analisados.

Muito mais do que gerenciar os processos com os terceiros, é preciso a empresa garantir uma automatização em todas as gestões, e não seria diferente com a gestão de estoque. Você pode conferir mais em nosso blog e entender a sua importância estratégica para uma empresa.

Maior prevenção de riscos

Após mencionarmos todos esses processos, eles podem contribuir para a criação de políticas mais assertivas que estejam de acordo com a atualidade, prevenindo dos mais diversos riscos.

Esse risco pode ser uma penalização trabalhista, já que a empresa contratante é a responsável por manter a ordem e o cumprimento das legislações trabalhistas. Então é preciso atenção quanto a algumas situações irregulares que não possam prejudicar o trabalho da empresa contratada.

Aplicando a sua gestão de terceiros

Para que a sua gestão de terceiros funcione, é necessário alguns detalhes como o controle dos pontos de documentação dos trabalhadores, atenção à execução do planejamento e entre outros detalhes.

Agora te mostraremos algumas dicas de como você pode aplicar essa gestão no momento da elaboração.

1. Verifique quais setores necessitam de terceirização

Parece um pouco óbvio, mas às vezes muitas empresas não pensam com muita clareza sobre quais são os setores que realmente precisam de uma terceirização.

É comum que os gestores analisem e façam a contratação somente para setores de atividade-meio, como para o refeitório ou segurança do ambiente. Mas também é possível fazer para atividades-fim, por exemplo, seu setor de contabilidade ou até mesmo para o chão da fábrica.

Então ter a terceirização em setores que realmente precisam pode ser uma boa alternativa, pois assim você, além de contar com colaboradores altamente capacitados, não precisa se preocupar com treinamento e qualificação.

2. Valide os fornecedores

Chega um momento em que é preciso fazer a validação destes colaboradores terceirizados que irão integrar a sua empresa.

Mesmo que sua empresa tenha encontrado uma boa prestadora de serviços, antes de finalizar o acordo, é preciso prestar atenção quanto aos detalhes, como a qualidade do trabalho e se os mesmos conseguirão realizar as atividades competentes ao setor.

Esse processo pode exigir um pouco de empenho por parte da empresa, como a homologação dos parceiros, que seria o processo de verificação e alinhamento de certificações e alguns processos exigidos, além da questão dos documentos.

3. Integração com os prestadores de serviço

Por mais que os colaboradores sejam terceirizados, é importante que eles se adequem à cultura da empresa e aos valores, como também a missão. Dessa forma, o onboarding pode ser uma das maneiras de fazer com que o terceirizado seja integrado a empresa.

Por isso, busque trazer o colaborador para os processos da empresa, por mais que eles sejam convencionais ou qualquer outro tipo. Isto pode amenizar e evitar problemas futuros em relação a não adaptação da pessoa a empresa.

4. Além de padronizar, simplifique os processos

Para evitar problemas de adaptação, você também vai querer evitar problemas nos processos e na rotina operacional.

Isso por conta de que tudo se torna mais complicado e difícil se os processos não forem padronizados e simplificados, afetando também no não atingimento das metas, além de tornar tudo irregular e afetando na qualidade da produção.

Assim, quando falamos em gestão de terceiros, vise padronizar ao máximo os processos e colher os feedbacks que são passados.

5. Avalie o desempenho dos colaboradores terceirizados

E já que tocamos no assunto de feedback, é importante se criar métricas de análise de desempenho dos terceirizados. Para isso, estabelecer alguns indicadores de desempenho pode ser uma ótima forma de avaliar os resultados e em seguida, saber montar um relatório de processos para dar continuidade.

Como otimizar a sua gestão de terceiros?

Uma das melhores maneiras de otimizar uma gestão de pessoas terceirizadas pode ser por sistemas, que facilitam e muito todos os processos, tornando tudo mais automatizado e simplificado.

O sistema ERP pode ser uma excelente forma de tornar tudo mais automatizado na sua gestão. Responsável por gerenciar os principais processos dentro da sua empresa, podendo otimizar os resultados. Ele é um software que autoriza a utilização na integração, facilitando mais o acesso aos dados.

Vimos que uma gestão de terceiros, com auxílio de ferramentas automatizadas e sistemas, é essencial para que a empresa possa garantir uma entrega de qualidade, além de estar trabalhando conforme as leis trabalhistas.

Continue lendo nosso blog para mais informações e te esperamos no próximo post!