7 motivos para as empresas implantarem um sistema ERP

por Equipe de conteúdo

7 motivos para as empresas implantarem um sistema ERP
As informações são a alma das empresas.

Pode soar exagero, mas num mundo onde a inovação tornou-se obrigatória e constante a inteligência das empresas reside nas informações por ela geradas.

Certamente os ativos físicos ainda tem grande impacto, mas a capacidade de gerar valor através das ideias e dos dados tornou-se mais importante do que nunca.

Nesse contexto adotar um sistema integrado de gestão, ou ERP como também é conhecido não é apenas garantir a eficiência do negócio, mas muitos casos podem significar a sobrevivência da empresa frente à concorrente cada vez mais acirrada.

Mas o que é um ERP?

ERP é a sigla do inglês para “Entrerprise Resource Planning” ou Planejamento de recursos empresariais numa tradição livre.

Esse nome é dado aos sistemas de informação que agem de forma integrada dentro da estrutura das empresas, onde as informações são alimentadas unificadamente e há toda uma cadeia de compartilhamento dos dados entre todos os departamentos.

Os sistemas ERP são uma evolução dos sistemas MRP criados nas décadas de 1970 e 1980 e hoje tornaram-se praticamente indispensáveis para empresas de todos os ramos e portes.

Nesse artigo vamos analisar as vantagens deles para as empresas e porque os empresários não podem se dar mais ao luxo de não ter uma solução destas em suas empresas.

Vamos a elas…

1) O ERP centraliza todas as informações da empresa

Esse item não é o número 1 à toa, afinal integração é a palavra-chave nos dias de hoje.

As empresas que não usam um ERP têm de usar diversos sistemas, planilhas e controles paralelos para tocar a operação de modo geral.

Imagine o pesadelo de ter um sistema para controle de estoques e emissão de vendas, um sistema para controlar o contas a pagar e receber um outro para fazer contabilidade?

Imagine ainda o uso de planilhas e fichas de papel paralelas?

Isso tudo vai causar uma série de problemas na empresa, tais como:

• Aumento do tempo gasto nos controles.
• Aumento de erros pela falta de números integrados.
• Perda de tempo e dificuldade na tomada de decisões pelos gestores.
• Possibilidade da prática de fraudes.
• Perda de eficiência geral da empresa, tanto na operação quanto nos lucros.
• Aumento dos índices de satisfação dos clientes.
• Dano à imagem da empresa de forma geral.

Uma empresa eficiente é como uma máquina perfeitamente calibrada.

Se cada responsável (cada peça) na operação não tiver as informações adequadas o desempenho vai ser prejudicado.

2) Diminuição de erros = ganho de eficiência

Nas empresas que utilizam um ERP, as entradas (inputs) de informação acontecem de forma unificada. Esse fato por si só reduz significativamente os erros.

Por exemplo, uma nota fiscal de compra, é dada entrada apenas uma vez pelo setor de estoque e a partir daí essa informação é compartilhada com outros departamentos cuja aquela informação é necessária, como o financeiro (a nota alimenta o contas a pagar) e o contábil (a NF precisa ser contabilizada).

Vamos fazer uma analogia.

Você está conversando com apenas uma pessoa, então você entende tudo o que ela diz, porém quando você está numa sala cheia de gente o ruído de várias conversas simultâneas prejudica o seu entendimento.

Essa é a palavra: Ruído.

O ERP elimina o ruído da entrada das informações e isso contribui enormemente para o ganho da eficiência da empresa.

3) Mais confiabilidade para tomada de decisões pela gestão da empresa

Se você está no comando, quer ter certeza que as decisões que está tomando são baseadas em informações confiáveis, certo?

É assim com o ERP, ele proporciona informações confiáveis para a tomada de decisões.

Isso acontece porque além de haver apenas um canal de entrada, a informação é filtrada e validada ao longo da operação.

Voltando ao exemplo da Nota Fiscal de compra, se o departamento que realizou sua inserção no ERP cometer algum engano, ao longo de “sua trajetória” dentro da empresa outros departamentos vão rapidamente identificar os eventuais erros e a partir daí o próprio time vai tratar das correções.

Isso seria muito difícil se essa mesma Nota Fiscal fosse inserida em diversos sistemas diferentes, que não conversassem entre si.

Essa integração torna as informações consistentes para que os gestores tomem as decisões com alto grau de confiabilidade.

4) Um ERP aumenta a produtividade

Pelas razões que já mencionamos, a adoção de um ERP diminui muito o retrabalho, pois os colaboradores não necessitam fazer múltiplas entradas das mesmas informações e não perdem tempo fazendo conferências de itens desnecessários.

Isso significa um aumento significativo da produtividade dos colaboradores.

A integração das informações faz essa mágica e o desempenho da empresa decola!

5) Um ERP especializado turbina o desempenho da empresa

Hoje existem centenas de ERP´s no mercado altamente especializados na atividade das empresas.

ERP para farmácias, para supermercados, para agroindústrias, para lojas de material de construção, para cartórios, para transportadoras, enfim, praticamente todas as atividades econômicas contam com uma solução de tecnologia especializada.

Isso é uma grande evolução, pois até meados dos anos 2000 ainda existiam muitos ERP’s genéricos, que até ajudavam as empresas, mas ainda desejam a desejar.

Hoje, com a alta especialização dos sistemas de gestão as empresas atingem um novo patamar de desempenho.

Esses softwares são produzidos e implantados por especialistas no ramo do cliente, então a conversa entre as partes acontece “na mesma língua”.

Um software de gestão especializado no ramo da empresa gera um salto de produtividade, desempenho e lucro, pois as funcionalidades são pensadas para aquela atividade.

Por exemplo, uma empresa que precisa lidar com pesagem, contará com um software integrado à balança, uma empresa que produz produtos controlados pelo governo, terá um software com um eficiente controle de lotes e assim por diante.

A especialização do ERP adequado à atividade da empresa proporciona um ganho de desempenho incalculável, a ponto de ser significante pela permanência da empresa no mercado (ou não, sem ele).

6) Segurança dos dados

Um sistema ERP ajuda as empresas a ter maior segurança aos dados da sua empresa, especialmente em dois aspectos.

Na operação do sistema em si, onde o gestor pode criar níveis de acesso e controlar quem pode visualizar e editar determinadas informações.

Isso garante que pessoas não autorizadas acessem informações sensíveis da operação.

O outro aspecto da proteção de dados é a consolidação das informações num banco de dados centralizado.

O banco de dados pode ser salvo através do backup na nuvem, mantendo todos os dados seguros e de fácil recuperação em caso de incidentes.

7) Facilidade de treinamento e entrosamento entre os colaboradores

Como nossa última dica a adoção de um ERP facilita o treinamento e o entrosamento dos novos funcionários.

Ainda que empresas pequenas isso talvez não seja tão sentindo, em empresas de maior porte e que tem filiais/unidades a adoção de um sistema de gestão “força” o uso de uma linguagem em comum entre os colaboradores.

Em vez de ter que treinar os novos funcionários em vários aplicativos, o treinamento ocorre em apenas um.

Além disso um colaborador veterano pode treinar um novato mesmo à distância, se houver essa necessidade.

Sem dúvida, um excelente ganho adicional.

Conclusão

É bem provável que a adoção de um sistema de gestão ERP tenha outras vantagens que não mencionamos aqui, mas o fato é que essa ferramenta se tornou a arma secreta das empresas mais eficazes do mercado.

Esperamos que estas informações tenham lhe ajudado a ter uma melhor compreensão sobre esse assunto.

Acompanhe nosso blog que sempre publicaremos mais materiais relacionados à gestão e organização das empresas.

Obrigado e até o próximo artigo!

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