Contabilidade gerencial é estratégica para as empresas

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A contabilidade gerencial é um ramo da contabilidade voltado a fornecer informações estratégicas para os gestores das empresas.

Diferentemente da contabilidade fiscal, que gera informações ao Fisco, a contabilidade gerencial é um excelente meio para fornecer informações que ajudem a empresa a melhorar seu desempenho.

O que é contabilidade gerencial?

A contabilidade gerencial é um conjunto de práticas cujo objetivo é fornecer aos gestores informações financeiras sobre a empresa.

Essas informações por sua vez são dão uma visão clara do panorama financeiro do negócio como um todo.

Ajudam a identificar forças e fraquezas da empresa, onde se está indo muito bem, onde se está indo medianamente e onde se está indo mal.

Afinal como diz a frase popular: Os números não mentem jamais!

Eles revelam um panorama geral da empresa e apontam as áreas onde a empresa vai bem e outras onde deve melhorar.

A partir dai o gestor pode decidir que decisões vai tomar para aprimorar ou corrigir aquele ponto.

A contabilidade gerencial ajuda ainda a empresa a tomar decisões de grande porte como por exemplo expansão das atividades, abertura de filiais, lançamento de novos produtos entre outros.

Como funciona a contabilidade gerencial numa empresa?

A empresa pode optar por ter as “duas” contabilidades realizadas internamente.

A contabilidade fiscal, que é a contabilidade oficial, utilizada para calcular os impostos e gerar os relatórios entregues ao Fisco (SPED por exemplo) e contabilidade gerencial, que vai gerar os relatórios estratégicos.

Em geral é isso que acontece mesmo, afinal a empresa que decide por ter a contabilidade feita internamente já “aproveita” os custos e implanta ambas, pois na maioria dos casos isso faz sentido.

Todavia por motivos particulares a empresa pode sem problemas optar por ter apenas a contabilidade gerencial implantada, mantendo a contabilidade fiscal sendo realizada externamente por um escritório contábil.

Porém de todo modo, seja na fiscal, seja na gerencial a empresa tem que ter um rigoroso processo de lançamento da totalidade das despesas e receitas.

Caso isso não aconteça as informações ficarão “furadas” e deixarão de ter confiabilidade.

Isso quer dizer, na prática que apesar de não ser uma contabilidade oficial, a contabilidade gerencial deve ser tratada com o mesmo rigor que é aplicada à contabilidade fiscal.

Se a empresa não informar correta e integralmente todas as informações do negócio as informações geradas terão sua veracidade comprometida e poderão levar a decisões equivocadas.

Informatização é essencial

É necessário que a empresa conte com um sistema informatizado de contabilidade, sendo particularmente interessante que seja um módulo do sistema de gestão ERP ou integrável a este.

Desse modo as informações geradas na operação serão aproveitadas diretamente na contabilização e geração dos relatórios.

É possível ainda a integração à um sistema de business intelligence (BI) que permite gerar gráficos muito mais atraentes e eficazes de análise visual das informações.

Quem consome as informações da contabilidade gerencial?

Pela sua natureza estratégica caberá à direção da empresa determinar quem terá acesso a qual informação.

O time de contabilidade pode produzir relatórios com informações adequadas segundo o interesse e o nível do cargo.

Um gerente de produção pode ver relatórios do seu setor.

A mesma coisa para um gerente de compras.

O gerente geral e o empresário podem ter acesso a todos os relatórios e assim por diante.

Enfim cada empresa define o nível de sigilo com o qual vai compartilhar com seus líderes.

Aplicações práticas da contabilidade gerencial

A função primordial dessa modalidade de contabilidade é ajudar as lideranças da empresa a tomarem decisões baseadas em informações confiáveis.

São exemplos:

• Saber exatamente onde são alocados os custos da empresa.
• Saber qual é a taxa de retorno para fazer novos investimentos.
• Quais é o retorno em vendas sobre os investimentos em marketing.
• Saber quanto cada produto ou serviço contribui para chegar ao ponto de equilíbrio empresarial.
A robustez e a qualidade das informações geradas pela contabilidade gerencial praticamente a credenciaria de ser chamada de contabilidade administrativa.
Afinal tomar decisões no achismo simplesmente é muito arriscado no cenário competitivo do mundo atual.

Como tem sido a tomada de decisões na sua empresa?

Baseada em informações robustas ou mais na base do achismo?

Não fique em suspense.

As empresas que apresentam os melhores desempenhos tomam decisões muito bem embasadas, como aquelas obtidas através da contabilidade gerencial.

Quer dar um passo adiante na gestão da sua empresa?

Gostaria de saber mais sobre esse assunto?

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Manifestação do Destinatário: Desconhecimento da operação evita fraudes contra a empresa

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Neste artigo vamos abordar a questão da manifestação do destinatário quando informada a modalidade de “desconhecimento da operação”.

Revisando a Manifestação do Destinatário

Já abordamos esse tema outra vez aqui no blog, você pode ler a matéria clicando neste blindk

A Manifestação de Destinatário Eletrônica (MDe) é uma funcionalidade oferecida pela SEFAZ para o registro de eventos de quem recebe uma Nota Fiscal eletrônica (NF-e).

Quando uma NF- e é emitida para um CNPJ, o destinatário pode informar ao Fisco da ciência dessa operação.

Ou seja, confirmá-la, desconhecê-la ou informar se a transação comercial não foi realizada.

Essa atividade ainda é voluntária para a maioria das empresas, exceto para os segmentos de medicamentos e combustíveis, sendo atualmente obrigatória.

Importância do registro de eventos na MDe

A Manifestação do destinatário é um interessante mecanismo de proteção para as empresas.

Porém para que seja eficiente é necessário que haja um acompanhamento permanente por parte dos responsáveis.

A MDe permite que a empresa identifique eventuais operações fraudulentas envolvendo seu CNPJ.

Seria o caso de notas frias por exemplo.

Criminosos podem usar os dados da empresa para emissão de Notas para transporte de mercadorias fruto de crime.

A empresa destinatária que não tem como prática fazer a Manifestação não terá conhecimento dessa operação a tempo de denunciá-la.

Logo a empresa só ficará sabendo da fraude envolvendo seu nome quando for tarde demais.

Consequentemente se envolverá em problemas com o Fisco, sem necessariamente estar envolvida na fraude.

Por outro lado, as empresas que realizam o acompanhamento das Notas emitidas, poderão ter conhecimento imediato de documentos irregulares emitidos contra ela e registrar assim o evento de desconhecimento da operação.

Com isso elas se blindam de problemas futuros junto ao Fisco.

O que é o Desconhecimento da Operação da NF-e

Vamos aos fatos.

Existe a possibilidade de que a emissão tenha sido fruto de um erro da empresa emitente.

Alguma informação errada entre os departamentos gerou a emissão indevida.

Por outro lado existe sim, uma chance real de ser uma operação irregular.

A empresa emitente pode estar emitindo a nota com a finalidade de praticar uma fraude, inclusive enviando mercadorias para outros destinatários.

Quando a empresa destinatária identifica uma NF-e que não condiz com nenhuma transação comercial que ela tenha realizado, a funcionalidade de MDe lhe permite desconhecer essa operação.

Ao fazer isso ela evita a implicação de prejuízos futuros que o Fisco venha a lhe aplicar por causa dessa transação irregular, inclusive na esfera criminal.

É importante frisar que tanto no evento “Desconhecimento” quanto no evento “Operação não

Realizada” é fundamental que seja feito um Boletim de Ocorrência junto à policia.

O famoso B.O. ajuda a garantir a segurança jurídica das informações prestadas.

Fique de olho no prazo para informar o desconhecimento da operação

Existem prazos a serem observados na MDe.

São eles:

Observe que prazo para registro do “Desconhecimento da Operação” é relativamente curto.

Se não houver atenção por parte da empresa destinatária e uma operação fraudulenta for realizada, com certeza haverá uma dor de cabeça la na frente.

O Fisco vai investigar o envolvimento da empresa e aplicar multas e outras penalidades.

Usar um aplicativo para Manifestação ajuda?

Sim, com certeza!!

Existem empresas que recebem dezenas ou mesmo centenas de Notas Fiscais Eletrônicas todos os dias.

Um processo puramente manual toma muito tempo e está sujeito a enganos.

O DANFE View é um aplicativo que além de armazenar e organizar as Notas Fiscais e outros Documentos Fiscais Eletrônicos permite realizar a Manifestação do Destinatário de forma simplificada.

Ele permite não só realizar a manifestação das NF-e em lote ou individualmente bem como faz o download dos arquivos XML.

Isso significa segurança em dobro para sua empresa.

Quer conhecer o DANFE View, você pode baixá-lo gratuitamente clicando aqui.

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Vantagens de ter uma contabilidade integrada ao sistema ERP

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Contabilidade integrada ao sistema ERP aumenta o desempenho das empresas

A contabilidade integrada ajuda a empresa a terem maior controle e precisão em suas informações contábeis, e com isso tomar melhores decisões.

Fique com a gente que vamos explicar sobre como isso pode ajudar a sua empresa a ter mais eficiência.

O que é uma contabilidade integrada ao sistema ERP?

 

A contabilidade integrada é aquela em que a contabilidade da empresa é processada internamente, baseada nas informações reais geradas pelo sistema de gestão (ERP).

Em geral a contabilidade integrada é feita dentro do próprio sistema ERP por profissionais capacitados na área contábil.

Existem situações em que a empresa faz isso através de contadores contratados, que atuam em tempo integral na empresa.

Em outras situações a empresa faz a contabilidade integrada e conta com o apoio de um contador externo para fazer a validação e assinar os balanços.

Nessa modalidade de contabilidade todos os setores, filais e divisões da empresa estão integrados ao sistema de gestão central (ERP).

Questões fiscais, estratégicas e de custo estão vinculadas, permitindo uma gestão mais precisa e transparente do negócio.

Quais as vantagens da contabilidade integrada ao sistema ERP?

 

Nesse modelo a empresa consegue coletar informações em tempo real, tanto de custos de produção quanto de mercadorias compradas para revenda.

Isso permite à administração uma tomada de decisão mais eficiente.

Outro ponto importante está no fato da empresa obrigar-se a estar atualizada com as regras tributária vigentes específica do seu setor.

Consequentemente essa constante atualização evitará problemas com o fisco.

Além disso a direção da empresa tem acesso a dados estratégicos em geral, que se convertem em informações vitais.

A contabilidade integrada faz com que a empresa se organize e isso acaba se refletindo no desempenho como um todo.

Não podemos esquecer também que a contabilidade integrada permite à empresa maior controle sobre os prazos dos pagamentos de impostos e outras obrigações fiscais.

A contabilidade interna integrada ao sistema também é fundamental para a implantação de outro ramo, a contabilidade gerencial.

O que é necessário para a implantação de uma contabilidade integrada?

 

Em primeiro lugar, por menos obvio que seja, deve haver um forte comprometimento da direção da empresa nesse sentido.

A implantação desse método de contabilização na empresa exige esforço, disciplina e gera despesas iniciais que vão exigir de todos.

Desde o pessoal do estoque e vendas, passando pelos departamentos administrativo, de produção, se for o caso.

Deve haver o comprometimento de todos para que as informações sejam geradas de modo correto.

A contabilidade é uma atividade baseada fundamentalmente em números.

Portanto é necessário que todos usem o sistema de gestão de forma adequada para que a geração e processamento desses números seja precisa.

Na parte de investimentos a empresa necessitará contratar o módulo contábil de seu sistema, que envolverá o valor da mensalidade e provavelmente o desembolso com uma taxa de implantação.

Também haverá investimento em pessoal, com a contratação de contadores ou técnicos que farão a contabilização em si.

Consequentemente haverá um investimento em estrutura física para esse pessoal, como preparação de salas, mobiliário, equipamentos, etc.

Esse formato de contabilidade serve para todas as empresas?

 

Não, pequenas empresas ou empresas iniciantes talvez não devam implantar a contabilidade integrada.

Isso porque as despesas talvez não sejam viáveis pelo porte e pelo volume de informações geradas.

No entanto empresas já estabelecidas, com crescimento consistente e dependendo do grau de complexidade do setor em que atuam já devam pensar nessa ideia.

Empresas de médio porte, cujo faturamento anual é maior que R$ 16 milhões por ano já tem uma complexidade na operação que justifica totalmente uma contabilidade desse tipo.

No final sempre cabe uma análise do empresário, pesando os prós e contras.

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Custos e despesas, você sabe a diferença?

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Custos-e-despesas

O caminho para a excelência em gestão começa com pequenos passos.

Saber a diferença entre custos e despesas é uma delas.

Nesse artigo vamos dar uma breve visão sobre esse assunto.

O que são despesas?

Despesas são todos os valores gastos com bens e serviços necessários à manutenção da empresa em geral.
Folha de pagamento, aluguel, publicidade, material de expediente, são exemplos de despesas.
São desembolsos que a empresa precisa realizar para manter-se funcionando.
Independentemente do volume de produtos produzidos e/ou vendidos as despesas são gastos necessários para manter a empresa aberta.

O que são custos?

Pode-se considerar como custo todo valor gasto na produção de produtos ou prestação de serviços alvo da atividade fim da empresa.
Aparecem na categoria de custos todo tipo de matéria-prima e energia usada para a produção de bens.
A folha de pagamento, quando de pessoal envolvido diretamente na produção também é considerado como custo.
São exemplos de custos a borracha usada na fabricação de pneus, o plástico usado na fabricação de brinquedos e assim por diante.
Um prestador de serviços que utilize produtos (ou outros serviços) para prestar o serviço final também deverá contabilizar tais gastos como custos.

Como diferenciar despesas de custos?

O primeiro passo para é ter clareza que os custos tem a capacidade de serem atribuídos ao produto final da empresa.
As despesas por outro lado são sempre de natureza geral, fato que torna mais complexo vinculá-las diretamente aos itens produzidos pela empresa.

Uma forma eficaz de diferenciar custos e despesas na rotina é questionar se determinado gasto fosse eliminado, se a produção seria afetada.
Caso positivo, esse gasto pode ser considerado como custo.
Caso a resposta seja negativa, o gasto é considerado como uma despesa.

Exemplos de despesas e custos

Dentro dessa lógica um bom exemplo de despesa são os gastos com publicidade.
Ainda que houvesse uma redução ou mesmo um corte total no investimento dessa atividade a produção de bens ou serviços da empresa não seria afetada.
Um dos reflexos talvez fosse uma queda nas vendas, mas nada relacionado com a produção em si.
Voltando ao exemplo da fábrica de pneus, os gastos com a compra de borracha para a fabricação de pneus, tratam-se sim de um custo.

Caso este gasto fosse cortado, os pneus não poderiam ser produzidos, o que afetaria diretamente o estoque e a produção da empresa.
Em resumo os custos estão sempre ligados a gastos de produção e vinculados de forma direta a produtos e a serviços da empresa.
A esta chamamos de atividade-fim.

As despesas são os desembolsos com a parte administrativa (gestão), vendas e outros que não se relacionam de forma direta com a produção de bens e serviços.
A estas chamamos de atividade-meio.

Despesas Custos

Classificação de custos e despesas: fixos ou variáveis?

Outra questão importante que devemos observar com relação aos custos e despesas é sua natureza: Fixos ou variáveis.
Como o próprio nome diz, custos ou despesas fixas são aqueles que não mudam, independente do volume de produção e vendas da empresa.
Um dos mais fáceis de identificar nessa categoria é o aluguel.
Aconteça o que acontecer, seu valor tende a ser o mesmo todos os meses.

Logo independente do volume de atividade da empresa o gasto é o mesmo todos os meses.

Outros exemplos de despesas fixas, podem ser internet (depende do contrato que a empresa tem com o fornecedor), honorários contábeis, seguros, taxas de funcionamento e tarifa de água, tendem a ser despesas fixas também.
Lembrando que se a água for um insumo (numa fábrica de refrigerantes por exemplo) ela torna-se um custo e nesse caso seria variável, pois estaria atrelada diretamente ao volume produzido.
A regra é bem simples, tudo o que não sofrer variação em decorrência do volume produzido é uma despesa ou um custo fixos.

Custos caixa e custos não caixa

Uma outra forma de classificação dos custos e despesas é analisa-los sob o efeito do impacto no caixa e impacto contábil.
Os custos com efeito caixa são aqueles que impactam diretamente o caixa da empresa, ou seja, há uma efetiva saída de recursos financeiros.
Podemos ter claro como exemplo de custos caixa o pagamento de fornecedores de matérias-primas para a produção.

Por outro lado, os custos não caixa não apresentam uma saída financeira.
A depreciação é uma delas.
Um bem tem seu valor contábil diminuído ano a ano até que em um determinado momento seja contabilizado como valor zero.
Na teoria durante o passar do tempo a empresa foi vendo o valor de seus ativos fixos sendo reduzidos, sem necessariamente ter tido desembolso de caixa com isso.

Que tal dar um passo adiante na gestão da sua empresa?

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Um sistema de gestão usado adequadamente é o pilar da admnistracao de empresas de sucesso.

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Produção e consumo de fécula de mandioca no Brasil

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Fécula-de-mandioca-no-Brasil

A indústria de fécula (amido) de mandioca surgiu no Brasil na década de 1950, com as primeiras unidades industriais instaladas em Santa Catarina. As mudanças estruturais mais significativas, porém, foram acontecer apenas nos anos 1990 (CARDOSO E SOUZA, 1999).

Os anos 2000, por sua vez, foram marcados pela entrada de novos investidores no setor – especialmente por parte de grupos multinacionais –, e por mudanças institucionais e econômicas. Foi neste período, inclusive, que o Cepea iniciou o levantamento de preços da raiz, da fécula e de farinha de mandioca, passando a ser a principal fonte de informações para a cadeia produtiva. E desde 2004, o Cepea realiza o “Censo da Indústria de fécula no Brasil”, que se tornou referência para a tomada de decisão por parte de agentes envolvidos tanto no mercado de mandioca e como na formulação de políticas públicas.

Em função do advento da industrialização de mandioca dos anos 2000, o parque industrial brasileiro é um dos mais modernos do mundo. A capacidade instalada no País é para a moagem de 21,4 mil toneladas de raízes por dia, concentrada no Paraná, em Mato Grosso do Sul e no estado de São Paulo. Nos últimos anos, até foram observadas instalações de firmas em outros estados, mas estas foram desativadas, seja pela falta de matéria-prima ou por aspectos relacionados ao mercado.

Em 2018, foram produzidas 536,6 mil toneladas de fécula de mandioca Brasil, tendo expressivo avanço de 27% frente ao ano anterior – que, ressalta-se, foi a menor desde 2004. Este ponto evidencia um dos grandes entraves na indústria, a ociosidade industrial, que é resultado das características da produção agrícola e também da ausência de arranjos institucionais.

Com a capacidade instalada atual, considerando-se – um total de 280 dias trabalhos no ano e um rendimento médio de amido de 26%, seria perfeitamente possível se produzir um volume superior a 1,5 milhão de toneladas. Para atingir esse resultado, contudo, é necessário a busca por relações contratuais que venham a garantir o abastecimento das firmas.

Mesmo com os entraves que se observam no setor, a indústria de fécula brasileira tem mantido o número de empregos diretos, que, em 2018, ficou acima de 3,4 mil, segundo dados do Cepea. Além disso, o Valor Bruto da Produção (VBP) desta cadeia de produção ficou acima de R$ 1,3 bilhão no mesmo ano, crescimento de 8% frente a 2017.

As fortes sazonalidades na produção e consequentemente no preço da mandioca e dos derivados tiveram efeitos sobre o consumo nos últimos anos, especialmente com a migração de alguns mercados para o amido de milho – que são os casos das indústrias de papel e de papelão e do setor têxtil. Porém, a quantidade consumida se consolidou na indústria de massas, biscoito e panificação, nos frigoríficos, atacadistas e, mais recentemente, na indústria de tapioca. Um ponto de destaque é que, em 2018, mais empresas comercializaram o derivado por meio de contratos.

Os dados apresentados indicam que têm sido observadas mudanças na dinâmica da indústria de fécula e também no consumo do derivado. O setor de fécula ainda tem grande potencial, mas, para que cresça ainda mais, é preciso minimizar as sazonalidades de produção e de preços e tentar impulsionar as exportações – este último pode ter suporte diante do recente acordo entre o Mercosul e a União Europeia.

CARDOSO, C.E.L.; SOUZA, J.S. Aspectos agro-econômicos da cultura da mandioca: potencialidades e limitações. Cruz das Almas: Embrapa Mandioca e Fruticultura, 1999. 27 p. (Embrapa Mandioca e Fruticultura. Documentos, 86)

Fábio Isaías Felipe
Pesquisador do Cepea
cepea@usp.br
Publicado em: 07/08/2019

Fonte: https://www.cepea.esalq.usp.br/br/opiniao-cepea/producao-e-consumo-de-fecula-de-mandioca-no-brasil.aspx

 

 

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Venda melhor | Consulta de crédito Serasa direto pelo sistema

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Consulta-de-crédito-Serasa

Vender é bom, mas receber é melhor ainda.

E vender bem requer uma análise de crédito apurada.

Quando se fala em análise de crédito, a Serasa é com certeza uma das referências.

A empresa reúne uma vasta base de dados e emite relatórios que permitem ao empresário fazer a consulta de crédito avaliar o risco de crédito de seus clientes.

Por que uma consulta de crédito dos clientes na hora da venda?

Ainda que boa parte das vendas hoje sejam transacionadas no cartão de crédito, ainda há um volume expressivo de vendas feitas no modo tradicional.

Seja com a emissão de boletos, ou seja, no crediário próprio da empresa.

Nessas horas é importante a empresa se precaver, avaliando se o histórico de crédito do cliente permite que seja feita a venda.

Fazer a consultar de crédito de clientes pelo Serasa ajuda sua empresa a evitar problemas nessa hora.

Pois caso o cliente apresente um histórico de problemas, como emissão de cheques sem fundo e protestos por exemplo, há um risco maior na venda.

Consulta simplificada no Serasa direto pelo sistema

Para ter agilidade, uma consulta de crédito de clientes ao Serasa deve ser simplificada.

Não dá para deixar o cliente esperando horas para dizer se vai vender para ele ou não.

Pelo Único ERP, sistema de gestão da Unimake Software é possível fazer consulta ao Serasa de forma rápida e simples.

O Único pode ser integrado à conta da empresa no Serasa.

No ato da venda o usuário, diretamente pelo cadastro do cliente, dá um comando para fazer a consulta.

O Único então faz o pedido diretamente ao Serasa e apresenta na tela, instantaneamente a consulta de crédito.

Nesse caso o vendedor (caso tenha autonomia), ou um supervisor de vendas pode analisar e deliberar sobre a realização ou não da venda, caso o relatório do Serasa apresente um histórico desfavorável do cliente.

É importante frisar que o cliente deve firmar um contrato de serviços com a Serasa previamente, de modo a poder ter acesso aos relatórios.

Direto pelo sistema em poucos segundos

Todo esse processo não leva mais que 15 segundos e permite um parecer do time de vendas “no ato”.

Afinal uma empresa não deve realizar uma venda de 5, 10 mil reais sem uma ferramenta dessas.

Fazer boas vendas reflete na saúde financeira da empresa, pois evita a perda das mercadorias, bem como evita os custos com o tempo e taxas na cobrança do devedor posteriormente.

Gostaria de ter essa funcionalidade à sua disposição?

Fale com nosso departamento comercial sem compromisso pelo 44 3141-4900 ou pelo email comercial@unimake.com.br

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Benefícios de um centro de custos

por Equipe de conteúdo

Beneficios-de-um-centro-de-custos

Recentemente falamos aqui no blog sobre como o centro de custos ajuda as empresas a darem os primeiros passos rumo à excelência de sua gestão.

Neste artigo damos mais detalhes sobre a implantação dessa importante funcionalidade

Implantação do centro de custos em todos os setores

O centro de custos pode ser implantado em todos os setores da empresa.

Pode ser criado um centro de custos para o administrativo, para o setor de atendimento, departamento de RH, vendas, enfim, todas as áreas que a empresa queira analisar.

O centro de custos pode ser implantado em novos projetos da empresa também, como por exemplo na construção de uma obra ou o desenvolvimento de um novo produto.

Com isso a empresa pode gerenciar os investimentos num novo empreendimento de forma individualizada.

Como os custos são lançados?

Vale reforçar que o centro de custos exige um sistema de gestão (Ou ERP como muitos conhecem) implantado na empresa.

A definição dos lançamentos nos centros de custos vai depender da forma de operação de cada empresa.

Vão haver duas situações para os lançamentos:

Rateio, onde os custos serão divididos entre os setores de acordo com critérios definidos pela direção.

Custo exclusivo, ou seja, aquele que é lançado integralmente para o setor que o consumiu.

Lançamento por rateio

Em geral o critério adotado para o rateio é a proporcionalidade.

Pega-se 100% de um valor e divide-se proporcionalmente ao consumo de cada setor.

A empresa pode definir critérios de divisão dos custos por meios diversos, como custo por metro quadrado do setor, custo por equipamentos instalados ou funcionários alocados no setor e assim por diante.

Exemplo de rateio:

Peguemos como exemplo os gastos com energia elétrica.

Uma loja com grande área, pode fazer o rateio da energia elétrica por m2.

Uma indústria pode fazer o rateio pelo número de equipamentos instalados em cada setor.

Um escritório contábil pode fazer o rateio pelo número computadores em cada departamento.

 

Leia também: Centro de custos é o primeiro passo na gestão avançada das empresas

 

Lançamento por custo exclusivo

Existem situações onde é inadequado lançar os custos de forma proporcional para todos os centros de custo, pois eles distorcem a realidade, visto que são gastos exclusivos de um setor.

Por exemplo:

Numa empresa que tem um setor de produção e que este não usa papel sulfite e por outro lado o departamento administrativo consome 100% do papel comprado, não faz sentido fazer o rateio dos gastos com papel entre os setores.

Nesse caso 100% dos custos com esse insumo devem ser lançados para o administrativo.

Já o setor de produção usa uma tinta na fabricação de um produto da empresa, não faz sentido ratear os custos com essa tinta com o administrativo.

Na prática o que a empresa deve fazer é definir quais custos serão exclusivos de cada setor e quais serão rateados e a partir daí lança-los no sistema de gestão de acordo com cada critério definido.

Análise das informações obtidas com o centro de custos

A funcionalidade do centro de custos permite a emissão de relatórios mostrando os gastos por setor, pelo tipo de despesa (energia, telefone, combustível, matéria prima, etc.).

Dessa forma o gestor, o empresário podem analisar o comportamento dos gastos num setor ou de um gasto especifico.

Sinais de alerta

Imagine as seguintes situações:

Olhando pelos gastos de um departamento.

Se uma despesa realizada pelo departamento oscilar demais ao longo de um ou dois meses em comparação com outros períodos o empresário deve analisar o que está acontecendo.

Por exemplo os custos aumentaram 30, 40% a mais sem uma razão aparente.

É necessária uma análise do que pode estar gerando esse aumento nas despesas.

Olhando para os gastos de uma despesa específica vale o mesmo princípio.

Se uma despesa da empresa em geral subiu (ou mesmo baixou) demais, é importante averiguar o que pode estar causando isso.

Houve reajustes?

Os colaboradores não estão sabendo utilizar os equipamentos?

As vendas aumentaram e precisaram de mais trabalho da equipe? (isso é bom)

O centro de custos indica, você age

O centro de custos é um indicador.

O empresário deve processar as informações e tomar as decisões

É necessária uma análise do empresário e sua equipe para verificar se certas oscilações fazem sentido ou não.

Por exemplo se as vendas estão aumentando, é natural que alguns custos aumentem, pois eles estão ligados diretamente àquela atividade.

Se um custo sobe demais sem aumento nas vendas pode ser que aquele é um custo que tem aumento sazonal normal para aquela época do ano ou simplesmente porque o fornecedor daquele insumo subiu muito os preços.

Nesse caso é necessária uma ação para renegociar ou trocar de fornecedor.

Enfim, a análise das informações obtidas com o centro de custos vai impactar diretamente na forma de gestão da empresa.

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Centro de custos é o primeiro passo na gestão avançada das empresas

por Equipe de conteúdo

Centro-de-custos

A organização de uma empresa visando seu crescimento pode ser dada em vários passos.

Pode começar, por exemplo pela adoção de um sistema de gestão, que permite realizar o cadastro dos clientes, controlar o estoque e emitir as Notas Fiscais.

Com o tempo a empresa pode adotar ferramentas mais sofisticadas como força de vendas mobile, sistema de business intelligence (BI), contabilidade integrada entre outras.

Em conjunto essas ferramentas fornecem uma série de informações que ajudam na gestão.

Em especial ajudam a pensar em estratégias para o crescimento ou para corrigir o curso quando os negócios não vão bem.

Porém sabemos que a implantação delas requer preparo e investimento e nem todas as empresas estão preparadas para implantá-las.

Mas e se a empresa pudesse colocar uma ferramenta mais simples e de fácil implantação, que pudesse ajudar a dar uma visão ao mesmo tempo setorial e geral da empresa?

Poder identificar os gastos por item e poder compará-los?

Poder identificar os gastos por área ou por projeto?

Nessa situação o centro de custos é a ferramenta ideal.

Mas o que é um centro de custos?

O centro de custo é um modo de separar uma empresa em setores, cada um deles com uma parcela de responsabilidades financeira e operacional.

Todos os centros de custos juntos representam a empresa inteira, mas cada um possui independência quando comparado com o outro.

Em geral um centro de custos pode ser entendido como uma unidade dentro da empresa.

Ele pode representar um projeto ou departamento por exemplo.

Os centros de custos permitem agrupar de maneira eficiente as receitas e despesas, proporcionando um melhor conhecimento e análise das partes do negócio.

Ok, mas pra que serve?

Em geral, o centro de custos serve para análise e se for o caso a tomada de decisão do empresário caso algum departamento ou projeto não esteja tendo um desempenho esperado.

Por exemplo:

A empresa criou um centro de custos chamado “comercial” onde são registrados os gastos do pessoal de vendas.

O empresário então apurou que no mês de março mês as vendas foram de R$ 30 mil e os gastos desse centro com combustível foram de R$ 1.000,00 e de telefone foram R$ 400,00

Então o empresário comparou as vendas de abril, que foram de R$ 50 mil, mas os custos de combustível e telefone foram menores, respectivamente de R$ 600,00 e R$ 200,00.

Ou seja, numa análise isolada o desempenho do time de vendas em abril foi muito melhor que em março, pois eles venderam 65% a mais com um custo 42% menor.

Isso por si só não quer dizer nada.

Pode ser que para o tipo de produto que a empresa vende, abril seja um mês mais aquecido que março.

Aqui entra a análise do empresário para verificar o que houve.

O rendimento do time de vendas caiu?

A competição aumentou?

O mercado esfriou?

Os números mostrados pelo centro de custo mostram um cenário, e a partir daí entender o que está acontecendo requer a experiência de quem vai analisá-los.

Médias históricas

Outra coisa legal que o centro de custos permite é fazer análises de médias históricas.

Por exemplo comparar num ano o primeiro semestre contra o segundo.

Comparar trimestres ou semestres de anos anteriores com o atual.

Enfim, com os dados registrados, dá para fazer inúmeras simulações com os números.

Centro de custos requer atenção

Implantar um centro de custos no seu sistema de gestão não é necessariamente difícil, ele apenas requer atenção, que acontece em dois momentos:

• Na hora de configurar as contas que serão registradas (energia elétrica, telefone, combustível, aluguel, etc.).
• Na hora de informar quais contas pertencem a qual setor.

Nesse último caso ocorre no momento em que as receitas e despesas estão sendo lançadas no sistema.

Os usuários do sistema que fazem esses lançamentos devem estar instruídos sobre em quais centros de custos deve lançar as contas e em qual proporção (rateio) se for o caso.

Contas mais comuns lançadas no centro de custos

As contas mais comuns são:

• Telefone/internet
• Materiais de expediente
• Combustível
• Matérias primas
• Publicidade
• Gastos com pessoal
• Alimentação
• Manutenção de máquinas e equipamentos.

Enfim, as contas podem ser inúmeras e dependem da necessidade e natureza de cada empresa.

Vantagens dos centros de custo

A principal vantagem da implantação desse método é a expansão da visão do empresário sobre o negócio.

Com uma implantação e treinamento adequado da equipe e um pouco de tempo e dedicação do gestor é possível ter uma visão mais abrangente sobre a vida financeira da empresa.

É possível detectar pontos onde a empresa está indo bem e pontos onde não.

Com isso o empresário pode tomar decisões estratégicas visando melhorar o que já está bom ou corrigir o que está ruim.

Enfim esse método de trabalho dá um norte e permite o empresário comandar a empresa de forma mais efetiva.

Como está a gestão da sua empresa?

Amigo leitor(a) que nos acompanhou nesse artigo.

Como está a gestão da sua empresa?

Você sabe onde estão sendo realizadas as receitas e despesas?

Sabe onde sua equipe está sendo mais eficiente e onde nem tanto?

Consegue saber se as vendas estão sendo lucrativas ou que pode fazer para aumentá-las?

A Unimake Software é especialista em gestão de empresas.

São mais de 400 clientes nas regiões sul e sudeste do Brasil utilizando o Único, software integrado de gestão nas áreas de varejo e agroindústria e milhares de clientes usando nossas soluções na área de Documentos Fiscais Eletrônicos (NF-e, CC-e, etc.).

Gostaria de conversar sobre como melhorar a gestão da sua empresa?

Entre em contato conosco sem compromisso pelo e-mail comercial@unimake.com.br, pelo fone 44 3141-4900 ou pelo nosso WhatsApp.

Teremos grande satisfação em poder ajudar a subir a gestão da sua empresa para o próximo nível.

Obrigado e até o próximo artigo!

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Por que fazer download de XML de NF-e manualmente está atrasando sua empresa?

por Equipe de conteúdo

Download de XML de NF-e somente com certificado digital

Amigo(a) leitor(a), o download de XML de NF-e virou uma realidade para as empresas.

Como você deve saber as empresas são obrigadas a guardar o XML das Notas Fiscais Eletrônicas por cinco anos.

Logo essa atividade tornou-se essencial, pois em muitas situações, seja por omissão ou falha, o fornecedor não envia o XML da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e).

Porém em muitas situações a empresa não consegue obtê-lo de forma simples.

O convencional por lei é que o fornecedor envie o arquivo, mas pode acontecer seja por despreparado, omissão ou mesmo uma simples falha técnica, de sua empresa não receber o arquivo.

A mercadoria chega com o DANFE em papel, mas nada do XML.

A empresa compradora nesse caso tem que “correr atrás” do bendito arquivo.

É aqui que fazer esse processo de download manual começa a ficar demorado e caro.

Download de XML de NF-e somente com certificado digital

O advento do Ajuste SINIEF 16/2018 tornou obrigatório uso do certificado digital da empresa destinatária para download do XML de NF-e.

Na prática somente a empresa com o certificado digital cujo CNPJ é o mesmo para qual a NF-e foi emitida pode baixar o XML válido da NF-e no site da SEFAZ.

O Fisco implantou essa sistemática para evitar que o XML fosse obtido de forma automatizada e irregular por vários sites “robotizados” que ofereciam esse serviço.

O XML original só pode ser obtido de duas formas:

  • Ser recebido pela empresa fornecedora.
  • Ser obtido legalmente pelo site da SEFAZ.

No entanto esses sites usam robôs que acessavam o site da SEFAZ e construíam artificialmente um XML (não válido) para entregá-lo aos seus clientes.

Foi essa prática que o Fisco cessou ao publicar o Ajuste SINIEF 16/2018, tornando obrigatório o uso do certificado digital.

Em teoria, somente as empresas destinatárias passam a ter a capacidade de baixar seus XML´s e não serviços automatizados.

Minha empresa tem certificado digital, então tudo resolvido!

Não é tão simples.

Quando mencionamos no título desse artigo que fazer o fazer download de XML de NF-e manualmente está atrasando sua empresa, é porque esse é um trabalho manual que literalmente atrasa sua empresa mesmo!!!

Ainda que você use o certificado digital para baixar as Notas Fiscais Eletrônicas, fazer isso manualmente consome tempo e atenção de um colaborador.

Tempo é dinheiro!

Atenção de um colaborador é dinheiro!

Uma pessoa pode perder facilmente, meia hora, uma hora por dia com essa atividade.

E veja, ela é uma atividade absolutamente burocrática.

Não traz lucro para sua empresa.

Imagine uma pessoa da empresa (até mesmo um gerente ou o dono!!) perdendo 15 ou 20 horas por mês somente se preocupando em baixar arquivos de NF-e?

Atrasa sua empresa com certeza!!

Então apesar de ter aplicado medidas que tornam o download da NF-e mais seguro, a nova norma da SEFAZ não necessariamente facilitou a vida das empresas.

Automatize o download de NF-e com um software legal

Sim, é possível!!

Existem aplicativos seguros e que fazem o download do XML da NF-e de forma segura e dentro da lei.

O DANFE View é um aplicativo que automatiza a consulta da situação e o download dos XML´s da NF-e de forma 100% dentro das normas.

Fique sabendo em poucos segundos de todas as Notas Fiscais que são emitidas para a sua empresa e faça o download dos XML´s oficiais.

Sem riscos e economizando muitos recursos da sua empresa.

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O DANFE View tem planos por menos de R$ 8 por mês.

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Aplicativo de Força de vendas mobile: Sua empresa deve ter!

por Equipe de conteúdo

Força de vendas mobile

A velocidade dos negócios anda na velocidade do mundo atual e as empresas precisam acompanhar esse ritmo para manterem sua competividade.

Nesse cenário as ferramentas que ajudam as empresas a ganharem agilidade são mais necessárias que nunca.

O aplicativo de força de vendas mobile é uma delas.

Força de vendas… o que?

Força de vendas mobile ou móvel no bom português é um aplicativo em que os vendedores externos podem fazer transações conectadas ao sistema de gestão de empresa pelo smartphone.

Na prática um aplicativo dessa natureza resolve basicamente dois problemas:

1) Dá agilidade aos vendedores em fecharem rapidamente vendas.
2) Elimina pedidos em papel.

Velocidade máxima nas vendas

Vamos falar do item 1.

O Força de vendas mobile permite aos vendedores fecharem rapidamente vendas, pois eles podem consultar análise de crédito de clientes, estoques e gerar pedidos diretamente do celular de onde estiverem.

O aplicativo de força de vendas conecta-se via internet com o sistema de gestão (ERP) da empresa para obter essas informações e faz as interações necessárias para que o pedido ou mesmo a emissão direta da NF-e aconteça.

Essa agilidade se traduz em vendas mais rápidas e satisfação tanto do cliente quanto do vendedor, que reduz drasticamente a perda de negócios.

Fim da papelada

Agora falando do item 2, convenhamos, pedido em papel é coisa do passado.

O Brasil é um dos pioneiros mundiais na emissão de notas fiscais eletrônicas.

Desde 2008 o país convive com esse sistema, que tornou eletrônicas as Notas Fiscais.

Com isso o digital assumiu o protagonismo e o papel restou como um mero “coadjuvante”.

Agora se as Notas são eletrônicas, por que os pedidos ainda teriam que ser em papel?

Não faz mais sentido.

O Força de vendas faz exatamente isso, torna digitais e em tempo real os pedidos que levariam dias para chegar à empresa.

força-de-vendas-mobile-Unimake-

Aumento das vendas

Agilidade é a palavra chave para aumentar as vendas.

O uso de um aplicativo de força de vendas mobile dá poder e velocidade aos vendedores.

Eles deixam de perder tempo ligando ou mandando mensagens para a empresa para fazer consultas.

Na palma da mão eles tem todas as informações que precisam para fechar as vendas na hora.

Traga sua empresa para a era digital com o força de vendas

Sua empresa ainda está emitindo pedidos à moda antiga?

Quais problemas você está tendo com isso?

Lentidão nos fechamentos?

Confusão entre a equipe?

Perda de vendas?

Considere implantar o força de vendas na sua empresa e traga suas vendas para o século 21.

Gostaria de saber mais sobre isso?

Fale conosco sem compromisso pelo 44 3141-4900 ou pelo email comercial@unimake.com.br.

A Unimake vai ajudar a sua empresa e seus vendedores a venderem mais com um aplicativo de força de vendas mobile.

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