Como a business intelligence (BI) pode melhorar o desempenho das empresas

por Equipe de conteúdo

Conceito geral de Business Intelligence (BI):

A BI (pronuncia-se bi ai) não se resume a uma ferramenta (um software) simplesmente, mas num conceito amplo, é um conjunto de processos que tem por objetivo entregar a informação para tomada de decisão empresarial de uma forma clara, simples e precisa.

Existem especialistas que não gostam de chamar a business intelligence de “inteligência de negócios” e sim de “inteligência empresarial”, pois segundo essa visão o processo permite a tomada de decisão para a empresa como um todo e não apenas para a área de negócios.

Para que a Business intelligence se concretize numa empresa são necessários 3 elementos perfeitamente alinhados:

Coleta de dados: Toda a informação chave para a tomada de decisões na empresa deve ser coletada de forma estruturada, seja de forma eletrônica por meio do sistema de gestão (ERP), seja por outros sistemas como CRM (sistema de relacionamento com clientes), planilhas, fichas manuais, sistemas de coleta em dispositivos móveis, etc. ou seja, todas as informações que fazer sentido para a empresa tem que ser coletadas e disponibilizadas.

Organização e análise: Nesta etapa é necessário um software de BI, pois as informações precisam ser organizadas num banco de dados e disponibilizadas de forma clara e simples como veremos adiante.

Ação e monitoramento: As pessoas em cargos chave na empresa tomam decisões com base nas informações apresentadas pelo software de BI e monitoram os resultados, fazendo as correções eventualmente necessárias.

BI na prática:

A parte visível da BI, aquela que os tomadores de decisão vão ter contato se dá através de um software que apresenta painéis/telas (também conhecidos como dashboards) que demonstram as informações em formatos de gráficos.

O formato de gráfico faz com que se extraia da business intelligence análises de maneira muito mais fácil que através da análise de relatórios.

Os gráficos da BI tem os mais variados modelos, podendo ser lineares, de “radar”, de “pizza”, barras, colunas, enfim, de acordo com o tipo de informação que se quer extrair/analisar, o formato mais adequado deverá ser utilizado.

Por exemplo, um gráfico de evolução de vendas mensais tem mais efetividade de ser analisado ser for no modelo de linhas ou colunas.

Já um gráfico de participação das vendas pelas filiais tem mais chances de ser melhor interpretado se for no formato de pizza.

O importante é que quem determina de que forma quer analisar as informações são os tomadores de decisão da empresa, de modo que a ferramenta de BI tem que ser flexível para isso.

Não é a ferramenta de BI que determina de qual modo as informações serão apresentadas e as pessoas “devem se adaptar” para analisá-las.

O que pode ser analisado com a BI:

Praticamente tudo, desde que haja um processo organizado de coleta de dados.

Pode-se analisar informações de recursos humanos, financeiras, de estoque, vendas, enfim, qualquer área que a empresa consiga produzir dados organizáveis.

Por exemplo, a direção da empresa quer saber quais produtos são mais vendidos em determinada época do ano ou qual trimestre em média os vendedores têm melhor desempenho.

Desde que essas informações estejam salvas no banco de dados do sistema de gestão o software de BI poderá fazer a organização e apresentação em formato gráfico.

Pra que preciso de BI se posso tomar decisões apenas consultando os relatórios do sistema?

Sim, você até pode, mas é uma tarefa demorada e cansativa.

Olhar para colunas e mais colunas com palavras e números tende a cansar e confundir rapidamente o tomador de decisão.

Através da BI as informações são dispostas num formato amistoso, que são os gráficos.

O que é mais fácil?

Ler um relatório dos estoques da empresa com 10 páginas ou analisar um gráfico (que tenha a mesma informação) em apenas UMA página?

Nosso cotidiano está cheio de exemplos onde os gráficos ajudam a tomar decisões.

Através da linguagem gráfica (placas) você localiza o banheiro num restaurante, acha a saída de um estacionamento, identifica se um produto é perigoso apenas olhando a embalagem, enfim, exemplos não faltam.

Existe outra vantagem da BI que ainda não te contamos:

Através do software de business intelligence é possível descobrir informações da empresa de um jeito novo que através do mero cruzamento convencional de relatórios não é tão simples ou possível.

Você pode cruzar informações de vendas com estoques com RH com financeiro e descobrir e simular cenários que levam sua percepção do negócio a outro nível.

A Business intelligence funciona para pequenas e médias empresas?

Sim, hoje as ferramentas de BI são muito flexíveis e acessíveis.

O formato de softwares de BI online (na nuvem) tornam esse processo mais barato além de permitir a consulta das informações a qualquer hora e local, especialmente através de tablets e celulares.

O empresário, diretor, gerente e demais funcionários chave que tomam as decisões tem flexibilidade de consultar os dados sempre que quiserem e não ficam presos ao ambiente da empresa através do sistema de gestão.

Sem contar que o valor mensal de uma solução dessas custa muito pouco perto do tempo e da energia que são economizados pelas pessoas que as usam.

 

Você quer tomar decisões de forma mais simplificada? Acredita que o BI pode levá-lo(a) a um caminho de melhores escolhas?

Entre em contato conosco que poderemos lhe ajudar nessa jornada.

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NF-e 4.0 – Windows desatualizado causará interrupção na emissão de Notas Fiscais

por Equipe de conteúdo

Empresas devem atualizar seus sistema Windows para não pararem de emitir NF-e 4.0

A Nota Fiscal Eletrônica 4.0 vai passar a funcionar oficialmente em 02/08/2018 e as empresas que não estiverem com seus sistemas Windows atualizado vão parar de emitir NF-e.

Essa mudança foi planejada pela SEFAZ visando dar mais segurança ao processo de emissão de Documentos Fiscais Eletrônicos.

O órgão vem implantando o leiaute da NF-e 4.0, há alguns meses e a partir de 02 de agosto de 2018 ele será oficializado.

Com isso o atual leiaute 3.10 deixará de funcionar e apenas alguns sistemas Windows mais atuais e que estiverem devidamente atualizados vão ser capazes de continuar a emissão de Notas Fiscais.

Sistemas Windows antigos como Server 2003, Vista e XP não funcionarão mais (Vide quadro abaixo).

Windows 7 e 10 e família Windows Server 2008 em diante continuarão funcionando, desde que devidamente atualizados.

 

O que vai acontecer se o Windows do computador que emite NF-e não estiver compatível com o novo leiaute 4.0 da SEFAZ?

 

A partir do dia 02/08/2018 o sistema simplesmente não funcionará mais para emitir Notas Fiscais, e consequentemente todo o faturamento financeiro da empresa vai parar.

Por que isso acontece?

 

A SEFAZ quer dar segurança ao processo de emissão da NF-e e por isso ela fez modificações no leiaute, que somente os sistemas Windows mais novos são capazes de suportar, por isso a necessidade de atualização de quem tem sistemas Windows antigo.

 

O que fazer então para que o faturamento da empresa não pare depois de 02/08?

 

Analise o quadro abaixo, caso o computador que emite NF-e na sua empresa esteja:

No grupo vermelho: Você deverá providenciar a troca imediatamente pelos sistemas Windows 7 SP1 ou Windows 10 (Computadores comuns) ou Server 2012 em diante (Se for servidor).

No grupo azul: Basta que você o mantenha sempre atualizado.

 

Com quem eu devo falar para providenciar as atualizações?

 

Converse com o seu departamento interno de Tecnologia ou a empresa terceirizada que presta serviços de suporte e peça para que eles providenciem as atualizações.

Para maior segurança das suas informações e para evitar processos legais, sempre use sistemas operacionais originais.

Lembre-se também de conversar com a empresa que lhe fornece o sistema de emissão de Notas Fiscais.

Certifique-se de eles estão atualizados para o leiaute da NF-e 4.0, pois do contrário não vai resolver você estar com o Windows atualizado se o sistema de notas estiver fora do padrão 4.0.

 

 

Os sistemas da Unimake estão atualizados para a NF-e 4.0?

 

Sim, todos os sistemas da Unimake de emissão de NF-e da Unimake estão atualizados e prontos para as mudanças.

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Perder o backup das Notas Fiscais Eletrônicas gera multa?

por Equipe de conteúdo

Backup na nuvem previne multas por perda dos arquivos XML´s das Notas Fiscais Eletrônicas

O sistema de emissão de Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e), completa 12 anos em 2018 e é uma prova de que a tecnologia vem para melhorar a vida das pessoas e empresas.

No começo assustou bastante os empresários, afinal era novidade e demandava bastante conhecimento técnico ao qual na época muitas empresas e profissionais de TI não detinham na época.

Mas o tempo passou e a tecnologia da NF-e amadureceu, sendo utilizada hoje por milhões de empresas brasileiras, aposentou de vez as Notas Fiscais em formulário.

Porém as obrigações de guarda dos arquivos permaneceram, agora não mais em papel, mas sim em seu formato digital, o XML.

De acordo com o ajuste SINIEF 07/05, parágrafo décimo, o prazo é de 5 anos contada da data da emissão, sendo possível manter os arquivos na empresa ou em armazenamento externo desde que seja prontamente disponibilizado em caso de fiscalização.

A legislação acerca das penalidades pela omissão do XML é estabelecida por cada estado, mas costumam ser pesadas, partindo de R$ 1.000,00 por XML omitido até em casos em que pode ser de 50% do valor do bem que supostamente circulou sem nota.

Se por exemplo, o fisco considerar que houve a circulação de mercadorias no valor de R$ 100.000,00 sem a devida apresentação do XML pela empresa fiscalizada, isso implicaria automaticamente numa multa de R$ 50.000,00.

Passar por uma situação dessas não é fácil, veja que o simples sumiço de um arquivo de nota fiscal pode trazer:

• Impacto financeiro direto da multa no caixa da empresa.
• Perda de negócios que poderiam ser feitos com o valor da multa.
• Desgaste emocional da equipe durante o processo de fiscalização.
• Tempo da equipe para solucionar as pendências e o pagamento da multa.
• Risco de imagem da idoneidade da empresa e seus dirigentes.

Vamos entender melhor as consequências de uma multa

• Impacto financeiro direto da multa no caixa da empresa: Um furo no caixa mesmo, a empresa vai ter que a) Retirar das reservas, b) Os sócios vão ter que emprestar para a empresa ou c) A empresa vai ter que tomar um empréstimo bancário com altos juros.

• Perda de negócios que poderiam ser feitos com o valor da multa: Imagine que a empresa tinha os R$ 50 mil, mas agora não tem mais, então aquela compra de mercadorias que seria feita com um belo desconto vai ter que ficar pra outra hora, e comprar mais caro aperta as margens de lucro.

• Desgaste emocional da equipe durante o processo de fiscalização: Ninguém quer ter um fiscal no pé, simples assim.

• Tempo da equipe para solucionar as pendências e o pagamento da multa: As pessoas terão que deixar de fazer suas atividades para “correr atrás” de resolver a pendência, e isso custa dinheiro.

• Risco de imagem da idoneidade da empresa e seus dirigentes: Concorrentes mal-intencionados podem usar o boca a boca para denegrir a imagem da empresa por não ter cumprido uma exigência fiscal e isso pode refletir negativamente em novos negócios com clientes que eventualmente não recebam bem esse tipo de notícia.

Resumindo, imagine então que todos esses fatores acima, poderiam transformar uma multa de R$ 50.000,00 em R$ 100.000,00, R$ 200.000,00, pois geraria uma série de eventos desagradáveis em sequência.

Manter os XML´s a salvo parece tarefa trivial, mas com o tempo eles se avolumam até as centenas de milhares, afinal mesmo uma pequena empresa emite e recebe muitas notas fiscais todos os meses.

O primeiro passo é contar com um programa de organização de XML´s, como o DANFE View por exemplo, que pode ser baixado gratuitamente através desse link.

O programa organiza e facilita a localização dos XML´s das Notas Fiscais Eletrônicas, economizando tempo e eliminando trabalho da equipe.

O segundo passo é manter um processo eficaz de backup automático, de preferência na nuvem, pois assegura que os arquivos ficarão protegidos num ambiente fora da empresa, livres de problemas como roubo ou furto dos computadores, ataques de vírus e sequestros virtuais, incêndios e outro incidentes desagradáveis, mas que realmente poderiam pôr em risco não só esses, mas como todos os demais dados vitais da empresa.

Dessa forma a empresa cria um processo de recepção e backup dos arquivos das Notas Fiscais Eletrônicas de forma automatizada, onde a equipe apenas acompanha o processo, mas não tem que ser desgastar dezenas ou centenas de horas por ano com isso.

Uma vez assegurada a guarda correta dos arquivos a empresa tem total confiança que não será surpreendida por uma fiscalização estando com documentos faltantes em seu acervo e evitando assim a famigerada multa.

Quer saber mais sobre o processo de backup na nuvem para empresas?

Continue navegando em nosso blog e você encontrará outras matérias que explicam como funciona a ferramenta de backup, suas vantagens, segurança, simplicidade e melhor custo benefício.

Se preferir, fale diretamente conosco clicando aqui.

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Sua empresa está pronta para a NF-e 4.0?

por Equipe de conteúdo

Novo leiaute da Nota Fiscal Eletrônica entra em vigor em julho de 2018. Fique atento para que sua empresa esteja pronta e não interrompa o faturamento.

A Nota Fiscal Eletrônica completa 10 anos em 2018, foram centenas de mudanças no leiaute desde então e a chamada NF-e 4.0 é mais um marco na história do projeto.

A Partir de 01 de julho deste ano a fase 4.0 da NF-e entrará em vigor e quem não estiver adaptado deixará de emitir notas fiscais imediatamente, portanto empresários, gestores e demais pessoas envolvidas na área de faturamento e tecnologia das empresas devem estar inteirados desse processo para que não haja interrupção no faturamento.

O que muda?

As mudanças são majoritariamente técnicas, que dependerão da análise e ajustes de profissionais da área de TI, mas para que o empresário entenda os impactos separamos aqui algumas mudanças pontuais que vão alterar a rotinas das empresas:

• Incluída opção para que seja identificada a emissão de NF-e fora do ambiente da empresa, quando a venda é realizada por vendedor ambulante.

• Criação de novo grupo “Rastreabilidade de produto” para permitir a rastreabilidade de qualquer produto sujeito a regulações sanitárias, casos de recolhimento/recall, além de defensivos agrícolas, produtos veterinários, odontológicos, medicamentos, bebidas, águas envasadas, embalagens, etc.

• Inclusão de campo para informar o Código ANVISA para medicamentos.

• Alterações de campos para empresas de combustíveis que produzem ou comercializam GLP.

• Inclusão do campo “valor do troco” que até então não era disponível para NF-e mod. 55

Ainda no terreno técnico, outra grande e impactante mudança é a adoção do protocolo de segurança TSL 1.2, que aposenta o atual padrão SSL.

O padrão TSL aumenta a segurança das transmissões dos arquivos, porém requer computadores com sistemas operacionais mais modernos (para entender melhor sobre isso leia nossa matéria: Mudanças no protocolo TSL pode gerar dificuldades para as empresas

E quanto aos prazos de implantação?

A SEFAZ liberou a implantação nas seguintes fases:

Ambiente de Homologação: 20/11/2017 (ambiente de teste das empresas)

Ambiente de Produção: 04/12/2017 (Empresas que já estão preparadas já podem emitir a NF-e desde esta data).

Desativação da versão anterior: 02/07/18 (Prazo final para adoção da NF-e 4.0, a partir desta data a antiga NF-e 3.1 deixa de funcionar)

Como preparar minha empresa?

O empresário deve conversar com seu departamento de tecnologia para alinhar essas mudanças dentro do sistema de faturamento da empresa.
É importante que isso seja feito o quanto antes pois o prazo está se esgotando rapidamente.

A Unimake Software disponibiliza no mercado de forma pioneira desde 2008 o UNINFE, um componente gratuito para integração de sistemas de faturamento e a SEFAZ para a transmissão dos arquivos XML da Nota Fiscal Eletrônica.

O UNINFE é utilizado por mais de 300 mil empresas em todo o país e já está 100% preparado para a NF-e 4.0.

Peça para o seu TI conhecer o nosso componente UNINFE, é simples e descomplicado, sem cadastro, sem contrato, basta baixar, integrar e usar!

Acesse o projeto www.uninfe.com.br e fique preparado para a NF-e 4.0!

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Entrada automática de Notas Fiscais com o módulo B2B Único ERP

por Equipe de conteúdo

Se tempo é dinheiro, economize os dois com o módulo B2B de entrada automática de NF-e do sistema Único ERP

Dar entrada manualmente em produtos de Notas Fiscais de compra é um trabalho quer requer extrema atenção e toma tempo do empresário e de seus colaboradores.

Isso porque uma Nota Fiscal tem muitos detalhes que devem ser seguidos à risca na hora de dar entrada no sistema.

Quando uma Nota é lançada no Único ERP ela alimenta vários módulos de uma só vez.

Na parte de estoque ela altera os saldos dos produtos e custos.

Na parte do contas a pagar ela altera o saldo de débitos e em aberto.

Só para ficar em dois exemplos, mas o fato é que uma simples NF mexe com o sistema como um todo, passando pela contabilidade (quando feita internamente), escrita fiscal, geração de SPED´s e muito mais.

Além da atenção exigida, o tempo de se lançar uma nota também é grande dependendo da quantidade de itens.

Itens novos, tem que ser cadastrados antes, para que seja feita a entrada, enfim, gera um trabalho considerável.

A entrada de uma única nota pode as vezes consumir mais de 40 minutos de um colaborador da empresa!

Mas felizmente a tecnologia da NF-e possibilita facilitar e dar segurança a esse processo.
O módulo de entrada automática de NF-e do Único, o módulo B2B, automatiza a entrada de NF-e no sistema, economizando tempo e reduzindo erros de lançamentos manuais.

Como funciona?

O usuário insere o arquivo XML da Nota Fiscal Eletrônica no Único ERP, o sistema então processa as informações e mostra numa tela tudo o que é necessário saber, quais os produtos e suas quantidades, valores, condições de pagamento, como número e prazo de parcelas, enfim, o pacote completo.

Basta que o usuário se certifique de que as informações conferem com a entrega física e dê um “aceite” para que o Único atualize, estoque, contas a pagar e tudo o mais.

Além disso ele cadastra automaticamente novos fornecedores e novos

Vantagens:

• Evita erros de digitação.
• Economia de tempo com cadastro automático de novos fornecedores.
• Economia de tempo com cadastro automático de novos produtos.
• Maior segurança do usuário no processo de lançamento da entrada.

Muitos clientes Unimake já usam o módulo B2B com resultados excepcionais, se sua empresa ainda não usa entre em contato agora mesmo com nosso setor de suporte que nosso pessoal prestará todas as informações necessárias para implantação do módulo.

Ainda não é cliente Único ERP? Entre em contato agora mesmo pelo 44 3141-4900 ou comercial@unimake.com.br

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Economize parte do imposto de sua empresa com este novo módulo do Único ERP

por Equipe de conteúdo

Manter atualizados os valores dos bens da empresa, como máquinas e automóveis não é apenas um processo burocrático, quando bem executado garante uma economia significativa de dinheiro com o abatimento de impostos a pagar.

Controlar contabilmente o imobilizado de uma empresa não é das tarefas mais fáceis, afinal são centenas ou mesmo milhares de itens que a empresa possui e que tem que ter seus valores ajustados mensalmente, seja para fins de abatimento de impostos(!) seja para adequação do valor do bem, no caso de uma eventual venda.

Em quanto tempo se deprecia contabilmente um automóvel? Um caminhão? E aquela fotocopiadora que fica na sala do comercial?

Definitivamente fazer esse controle manualmente requer muito tempo e atenção.

O novo módulo do Único ERP “Controle Contábil de Imobilizado” foi idealizado para ajudar o empresário e o time contábil a realizar essa tarefa de modo simples e fácil.

Como funciona?

O módulo permite o cadastramento dos bens que estão sujeitos à depreciação contábil e o usuário determina num campo próprio a taxa de depreciação anual daquele bem.

O Único passa então a processar essas informações automaticamente e gera os registros do valor do bem mês a mês.

Se o usuário quiser saber o valor de um bem num determinado mês basta emitir um relatório com data retroativa e terá essa informação num instante.

É importante salientar que as normas contábeis preveem a aplicação de taxas específicas de depreciação de acordo com o bem e que devem ser obedecidas pelo usuário no momento de informar isso no módulo.

Vejamos algumas delas:

Edificações – 4% ao ano
Instalações – 10% ao ano
Móveis e Utensílios – 10% ao ano
Máquinas e Equipamentos – 10% ao ano
Ferramentas – 15% ao ano
Veículos – 20% ao ano
Caminhões – de 20% a 25%
Equipamentos de Informática – 20% ao ano
Equipamentos de Comunicação – 20% ao ano

Na prática isso quer dizer que…

Sem dúvida o módulo de Controle Contábil de imobilizado do Único ERP vai facilitar imensamente a vida das empresas que precisam gerenciar a correta contabilização de seus bens sem perder de vista as vantagens fiscais com o abatimento de impostos previstos em lei.

Quer saber mais? Fale com nosso departamento comercial pelo 44 3141-4900.

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Novidade do Único ERP traz facilidade no cadastro de clientes e fornecedores

por Equipe de conteúdo

Digitar cadastros não é a tarefa favorita dos usuários, mas a nova funcionalidade de preenchimento automático do Único vai facilitar muito essa atividade.

O cadastro de clientes e fornecedores é uma atividade certas vezes cansativa e requer muita atenção, são muitas informações, muitos campos, que exigem dose extra de cuidado do usuário, pois um erro por menor que seja, dará trabalho mais adiante para ser corrigido.

Aqui vai um exemplo simples de dados que quando digitados incorretamente dão uma dor de cabeça lá na frente:

O endereço do cliente foi digitado errado e a Nota Fiscal emitida, duas ações possíveis terão que ser tomadas para corrigir isso a) ou a NF vai ter que ser cancelada e uma nova emitida ou b) Uma carta de correção terá que ser feita.

Pensando em facilitar e diminuir os erros de cadastramento o departamento técnico da Unimake desenvolveu uma integração com a SEFAZ que auto-preenche o cadastro no momento em que é informado o  CNPJ, economizando um tempão no processo.

Como funciona?

O Usuário digita o CPF ou CNPJ do cliente/fornecedor na tela de cadastros do Único.

Através de uma integração disponibilizada pela SEFAZ o Único busca os dados e retorna-os preenchidos na tela de cadastro.

Basta então que o usuário confira os dados e conclua o processo.

Ah, se os dados da SEFAZ não vierem conforme os dados informados pelo cliente/fornecedor não tem problema, basta digitar as informações corretas e salvar.

As vantagens do cadastramento automático são:

  • Rapidez no cadastro, pelo menos 80% mais rápido do que digitação manual.
  • Redução dos erros de digitação, pois em tese os dados da SEFAZ estão sempre corretos.
  • Foco do usuário em outras atividades, com o tempo economizado.

Sou cliente Único, como tenho acesso a essa nova funcionalidade?

O sistema vem sendo atualizado em todos os clientes desde fevereiro/2018, caso o seu sistema ainda não apresenta a nova funcionalidade fale com nosso departamento técnico pelo atendimento online em suporte.unimake.com.br

Ainda não sou cliente e gostaria de saber mais

Entre em contato agora mesmo com nosso departamento comercial, que nossos profissionais prestarão todas as informações. Contato é comercial@unimake.com.br ou pelo fone 44 3141-4900.

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Golpe da Nota Fiscal Fria? Evite isso com a manifestação de NF-e

por Equipe de conteúdo

A Nota Fiscal Eletrônica, ou simplesmente NF-e é um documento de extrema importância, tanto para quem emite como para quem recebe, pois ela é o canal através da qual as empresas compram e vendem todos os produtos que consomem e/ou comercializam.

A substituição das antigas NF´s em papel pelo similar digital facilitou a gestão fiscal e contábil, mas também exige muita organização e controle, pois num ambiente dinâmico e volátil como o eletrônico é fácil “se perder” entre milhares de arquivos XML, além disso a fiscalização sobre as movimentações é a mesma, podendo incidir sobre operações ocorridas nos últimos cinco anos.

Porém junto com a comodidade da NF-e novas formas de golpe foram criadas e exigem atenção especial das empresas, pois a empresa pode ser envolvida involuntariamente numa fraude e receber uma pesada multa.

Recentemente surgiram muitas denúncias de fraudes que vem sendo apuradas pelo Fisco na qual empresas de fachada (ou não) estão emitindo NF-e´s sem o conhecimento das empresas “compradoras”, ou seja, há a emissão de uma NF-e sem que a operação tenha sido de fato realizada (o que no jargão popular é chamado de nota fria).

Os falsários utilizam estas Notas então para transferência ilegal de créditos de ICMS e até mesmo lavagem de dinheiro.

Se a empresa cuja NF-e consta como compradora não acusar a operação na SEFAZ, pode ser envolvida na investigação pelo descumprimento de normais fiscais, omissão e não recolhimento de impostos.

Caso não realize o controle periódico de NF-e´s emitidas contra seu CNPJ, a empresa vítima da nota fria só ficará sabendo quando for questionada pelo fisco devido ao não recolhimento de tributos e a escrituração desses documentos.

Como se proteger?

Para evitar esse tipo de situação o contribuinte deve manifestar seu conhecimento sobre as NF-e´s emitidas contra si, para isso pode recorrer ao sistema manifestador gratuito da SEFAZ SP ou uma ferramenta profissional com o DANFE View, que além de fazer a manifestação em lote permite também o download de todos os XML´s.

Através da manifestação automatizada o contribuinte pode declarar:

• Ciência da Emissão
• Confirmação da Operação
• Desconhecimento da Operação
• Operação não realizada

O que significa cada evento?

Segundo informações oficiais do portal da NF-e da SEFAZ, são:

Ciência da emissão:

O evento de “Ciência da Emissão” registra na NF-e a solicitação do destinatário para a obtenção do arquivo XML. Após o registro deste evento, é permitido que o destinatário efetue o download do arquivo XML.

O Evento da “Ciência da Emissão” não representa a manifestação do destinatário sobre a operação, mas unicamente dá condições para que o destinatário obtenha o arquivo XML; este evento registra na NF-e que o destinatário da operação, constante nesta NF-e, tem conhecimento que o documento foi emitido, mas ainda não expressou uma manifestação conclusiva para a operação.

Confirmação da operação:

O evento será registrado após a realização da operação, e significa que a operação ocorreu conforme informado na NF-e. Quando a NF-e trata de uma circulação de mercadorias, o momento de registro do evento deve ser posterior à entrada física da mercadoria no estabelecimento do destinatário.

Este evento também deve ser registrado para NF-e onde não existem movimentações de mercadorias, mas foram objeto de ciência por parte do destinatário, por isso é denominado de Confirmação da Operação e não Confirmação de Recebimento.

Importante registrar, que após a Confirmação da Operação pelo destinatário, a empresa emitente fica impedida de cancelar a NF-e. Apenas o evento Ciência da Emissão não inibe a autorização para o pedido de cancelamento da NF-e, conforme o prazo definido na legislação vigente.

Operação não realizada:

Este evento será informado pelo destinatário quando, por algum motivo, a operação legalmente acordada entre as partes não se realizou (devolução sem entrada física da mercadoria no estabelecimento do destinatário, sinistro da carga durante seu transporte, etc.).

Desconhecimento da operação:

Este evento tem como finalidade possibilitar ao destinatário se manifestar quando da utilização indevida de sua Inscrição Estadual, por parte do emitente da NF-e, para acobertar operações fraudulentas de remessas de mercadorias para destinatário diverso. Este evento protege o destinatário de passivos tributários envolvendo o uso indevido de sua Inscrição Estadual/CNPJ.

Logo resumidamente podemos afirmar que a ciência da emissão é um estágio em que o contribuinte reconhece a NF-e, mas ainda não a confirmou por estar aguardando a finalização da operação (com a mercadoria em trânsito, por exemplo. A operação de confirmação da operação, em que tudo correu como devia e que a mercadoria foi devidamente recepcionada e está em poder da empresa, operação não realizada, quando apesar de ser legitima a transação não foi finalizada por algum imprevisto e por fim a última e que mais vai resguardar o contribuinte de cair numa cilada tributária é a operação de desconhecimento da operação, onde ela declara que de fato aquela transação jamais ocorreu.

Gostaria de proteger suas operações com Notas Fiscais Eletrônicas e ficar longe de multas, seja por operações fraudulentar de terceiros, seja pelo armazenamento incorreto de XML´s e de quebra automatizar o recebimento e organização de NF-e´s, emitir relatórios e poupar o tempo da sua equipe?

Conheça nossa ferramenta de gestão de XML´s DANFE View, software pioneiro de gestão de XML´s de NF-e, CT-e, CC-e e MDF-e com mais de 1 milhão de downloads.

Acesse o site, baixe a versão FREE para testes ou se preferir entre em contato com nosso time comercial pelo e-mail comercial@unimake.com.br ou pelo fone (44) 3141-4900.

 

 

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SEFAZ altera sistema e consulta manual de NF-e sofre impactos

por Equipe de conteúdo

A consulta manual de Notas Fiscais Eletrônica sofreu uma mudança recente promovida pela Secretaria de Fazenda (SEFAZ) que vai tornar o processo mais seguro, porém mais moroso.

 

A consulta manual de NF-e é um mecanismo disponibilizado pela SEFAZ para que os contribuintes consultem a situação das NF-e que recebem, porém neste mês de outubro o órgão decidiu implementar medidas que tornam o processo mais complexo para aqueles que não usam sistemas informatizados.

O que mudou?

Até então a SEFAZ tinha um sistema de CAPTCHA “convencional” (Aquele quadro com letras aleatórias que o usuário deve digitar para provar que é humano) que deveria ser preenchido, juntamente com a sequência de números da chave de acesso para a realização da consulta da situação da NF-e, porém a partir do dia 20 de outubro, órgão implantou um sistema mais sofisticado, que agora envolve o clique num quadro e posteriormente a identificação de algumas imagens (sempre aleatórias).

Apesar da segurança, o novo método vai exigir mais atenção e levar mais tempo quando feito de forma manual, o que pode inviabilizar a operação para empresas cujo volume de notas seja maior que algumas dezenas por mês.

O porquê da mudança?

Apesar de ser amplamente utilizado pelos usuários, tudo leva a crer que a SEFAZ realizou essa mudança para um CAPTCHA mais seguro devido ao fato de que empresas fornecedoras de solução para consulta automatizada de NF-e´s vinham se utilizam de artifícios para a quebra em massa dos CAPTCHA, ou seja, realizando o processo de forma irregular. Agora, com o método que exige o clique aliado à identificação de imagens, torna o processo praticamente a prova de robôs (softwares especializados em quebrar CAPTCHAS) ao qual a SEFAZ espera conter o problema das consultas irregulares.

O DANFE View não faz consultas via CAPTCHA

Nosso software de armazenamento e consulta de NF-e, DANFE View é pioneiro no mercado de gestão de XML´s e não será afetado por estas mudanças.

Nossas consultas são feitas através de uma funcionalidade chamada webservice, disponibilizado pela SEFAZ, utilizando o certificado digital do contribuinte, isso permite consultas em lote com grande agilidade, segurança e o mais importante, de forma 100% dentro das normas.

Quero usar o DANFE View e fazer as consultas de NF-e do modo correto.

Faça como milhares de empresas em todo o país, baixe agora mesmo o DANFE View clicando aqui, teste nossa edição FREE e obtenha toda a praticidade do sistema de gestão, armazenamento e consulta de XML´s de NF-e mais completo do mercado.

Fonte: Unimake Software

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5 problemas mais comuns de empresas que não protegem seus dados

por Equipe de conteúdo

A segurança dos dados de uma empresa é atualmente tão importante quanto a segurança de suas instalações físicas, pois é nas informações que estão a chave para uma empresa vencer ou perder o jogo do mercado.

Nesse artigo elencamos 5 problemas comuns (e que acontecem todos os dias) quando as empresas não dão a devida atenção a proteção de suas informações.

1) O HD do servidor pifou. E agora?

Muitas empresas optam por deixar os dados armazenados apenas no servidor local, porém o risco é enorme, pois se não houver um sistema de redundância (cópia dos dados em outro servidor / HD / Storage, ou num serviço de backup em nuvem por exemplo) e o equipamento sofrer uma pane, a chance de uma recuperação total dos dados é mínima. Além disso outro grande problema vai ser o tempo dessa recuperação. As vezes os dados podem ser recuperados, mas isso leva dias pois o hardware precisa passar por laboratórios especializados e o custo pode chegar facilmente a 10 ou 20 mil Reais. Diante da falta de informações de estoque, faturamento, financeiro, o que a empresa fará nesse intervalo em que os dados estão sendo recuperados? E se não forem totalmente recuperados, quais prejuízos a empresa sofrerá?

2) O servidor foi roubado…

Aqui o problema é pior do que no caso de pane, pois nesse caso se não havia backup, os dados só serão recuperados se o servidor em si for recuperado. Além disso o equipamento pode ter sofrido danos durante o período em que ficou na mão de terceiros. Seria um dos piores cenários em termos de gestão da informação para uma empresa.

3) O servidor foi atacado por vírus…

Existem alguns vírus altamente destrutivos que apagam ou corrompem os dados, nesse caso novamente as chances de recuperação total são pequenas e o tempo para fazer isso pode levar vários dias, levando a empresa ao caos caso não consiga atender seus clientes, entregar pedidos, pagar fornecedores, só para citar algumas atividades operacionais. Novamente como na situação 1, um bom sistema de redundância (interno) ou backup em nuvem (externo) ajudaria e eliminar ou diminuir um transtorno desses.

4) Os dados foram sequestrados (Ransomware)

O temido Ransomware é um golpe de sequestro de dados e ficou muito comum nos últimos 3 anos, atacando praticamente todos os tipos de organizações, inclusive empresas de médio e pequeno porte. Um vírus se instala nos computadores e bloqueia o acesso aos dados, nesse caso os hackers pedem vultosas quantias em dinheiro para liberar os dados. Aqui existem 3 problemas cruciais: 1) A quantia pedida para o resgate, que pode facilmente chegar a 20, 30, 50 mil Reais ou mais dependendo do número de computadores infectados e o porte da empresa, 2) O tempo para que a transação seja paga em que a empresa fica com suas atividades paralisadas (sem vendas, sem entregas, sem lucros) e 3) Há situações em que mesmo tendo sido pago o “resgate”, os dados foram corrompidos, tornando-se assim inúteis, ou seja, um prejuízo duplo (pagamento do resgate mais o custo do tempo de operação perdido entre o pagamento e a tentativa de recuperação dos dados).

5) A empresa sofreu um alagamento/incêndio.

Esse com certeza é um dos piores cenários, pois além da perda dos dados pode levar infelizmente a perdas materiais (e até humanas). No caso de um incêndio ou alagamento caso não haja uma fonte de backup externo as chances de recuperação dos dados é praticamente nula, e com um agravante, caso os arquivos físicos também sejam afetados (Cópias em papel de contratos, cheques, cadastros de clientes, manuais de produtos, entre outros) a recuperação pode ser simplesmente impossível.
Incêndios e alagamentos já foram as causas do encerramento de muitas empresas no Brasil e no mundo. Um ponto de atenção especial aos alagamentos é que uma empresa pode sofrer com eles mesmo estando fora de uma área de risco, afinal o alagamento pode vir do alto, em caso de vazão de calhas, chuvas de granizo, etc. Sendo assim todo cuidado é pouco.

Conclusão:

A segurança dos dados não deve ser um tabu para as empresas, mesmo as pequenas e médias devem se preocupar com o assunto. Podemos citar que uma boa solução de backup, especialmente em nuvem, previne uma série de problemas:

  • Evita com que a empresa pare suas atividades (leia-se pare de entregar, pare de vender, pare de receber, pare de lucrar).
  • Evita que a empresa tenha que pagar altos valores a criminosos, tenha que fazer uma grande retirada de caixa ou até um empréstimo) e ao evitar esses pagamentos também deixa de alimentar o crime.
  • Evita custos indiretos perdidos com funcionários tendo que redigitar notas, pedidos, contratos e outros documentos fora de expediente (hora-extra).
  • Evita gerar um rombo no caixa da empresa caso o movimento de contas a receber desapareça (isso pode literalmente quebrar a empresa).
  • Por último e não menos importante, evita manchar a reputação da empresa, afinal os clientes não vão querer saber porque sua empresa não está cumprindo prazos e contratos, nem que os motivos sejam desde uma mera queda de energia até o sumiço do seu banco de dados inteiro.

Além do cuidado com o backup é sempre prudente pensar em outras medidas, como o uso de bons antivírus, firewalls, sistemas operacionais originais e atualizados e um trabalho constante de conscientização dos funcionários quanto ao tipo de conteúdo que acessam ou baixam da internet.

Pense nisso e considere aumentar a segurança de seus dados corporativos hoje mesmo!

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Fonte: Unimake Software

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