Fluxo de caixa ajudar a guiar a gestão financeira das empresas

por Equipe de conteúdo

Fluxo de caixa empresas

Quando se fala de finanças, o cenário das empresas é muito agitado, são dezenas, centenas (e até mesmo milhares) de pagamentos e recebimentos feitos todos os dias.

Com esse entra e sai de dinheiro, o empresário deve ficar atento ao cenário de médio prazo da empresa, pois olhar somente o saldo disponível em caixa no momento é uma forma perigosa de gestão financeira.

Neste artigo vamos abordar a importância do monitoramento do fluxo de caixa nas empresas e como ele pode ser uma ferramenta de gestão que alavanca o crescimento dos negócios.

Conceito de um fluxo de caixa

O planejamento é um dos pilares das empresas de sucesso.

Sem planejamento, as empresas crescem até um certo ponto, mas depois conforme a operação fica grande, ela vai acabar enfrentando problemas.

Antecipar cenários é uma forma de planejar e é isso que o gerenciamento do fluxo de caixa faz.

Ele é uma ferramenta onde a empresa projeta seus recebimentos e pagamentos ao longo de um período, podendo assim ter uma visão antecipada do que acontecerá em seu cenário financeiro num futuro próximo.

Dessa forma a empresa pode se preparar e tomar decisões levando em conta a sobra ou falta de recursos que o fluxo de caixa mostrar.

Quando aplicado de forma séria na gestão, essa visão de curto e médio prazo das finanças guiará o empresário em suas decisões a partir dali.

Quais os benefícios do gerenciamento do fluxo de caixa

Quem dirige sabe o quão seria difícil andar por aí num carro sem o medidor de combustível.

Você pretende fazer uma viagem de 300 km, mas sem o medidor teria como saber se a quantidade de combustível daria pra chegar no destino?

Nessa metáfora se você não sabe quanto combustível tem, dificilmente vai saber se chegará ao destino.

Entende como falamos da importância do planejamento?

Com as finanças da empresa é a mesma coisa, hoje ela pode ter R$ 100 mil no caixa, mas amanhã poderá ter R$ 300,00.

O gerenciamento do fluxo de caixa serve como um medidor, para que a empresa consiga ver suas finanças num cenário mais longo.

Dessa forma o empreendedor consegue visualizar riscos e oportunidades à frente.

Exemplo prático do uso do fluxo de caixa

As empresas recebem e pagam contas todos os dias, esse intenso fluxo de entradas e saídas não é um bom termômetro para avaliar se o negócio vai bem ou mal.

Os negócios tem altos e baixos financeiros, há épocas de maiores vendas, épocas de baixa temporada e outros diversos fatores que fazem com que o caixa oscile o tempo todo.

Se as receitas constantes não são uma certeza, as despesas com certeza são!

Faça chuva ou faça sol a empresa terá que pagá-las, até escrevemos sobre isso no artigo anterior, quando abordamos sobre a necessidade da empresa manter um bom nível capital de giro.

Se quiser ler o que escrevemos sobre capital de giro clique aqui.

Voltando a falar das despesas, a empresa tem que honrá-las, do contrário manchará sua reputação, terá que arcar com juros e multas, vai ficar negativada, perderá fornecedores, funcionários e clientes e pode até mesmo fechar as portas.

Na nossa simulação imagine que a empresa terá de pagar no mês de dezembro o 13º salário dos colaboradores cujo montante será de R$ 100 mil.

Se em junho o empresário olhar para o extrato da conta e ver que o saldo é de R$ 110 mil isso significa que em dezembro a empresa terá dinheiro para honrar essa obrigação?

Não necessariamente, pois entre junho e dezembro muita coisa pode acontecer.

Pode ser que a empresa chegue no final do ano com R$ 500 mil em caixa ou com zero, se chegar com R$ 500 mil ótimo, mas e se chegar com zero?

O fluxo de caixa é uma ferramenta onde o empresário projeta todos os recebimentos e pagamentos da empresa num período, podem ser de seis meses, pode ser de um ano ou até mais.

Com esses dados alimentados o fluxo de caixa gera uma projeção financeira da empresa naquele período mostrando se é positiva ou não.

Voltando a falar do nosso exemplo, o fluxo de caixa será capaz de mostrar com grande precisão se a empresa vai chegar em dezembro com capacidade de pagamento do 13º ou não.

Com essa informação na mão o empresário pode tomar medidas preventivas, se forem necessárias, vamos falar delas.

Medidas preventivas

O fluxo de caixa é como uma “previsão do tempo” financeira.

O empreendedor olha para ele e vê as possíveis as fortalezas e dificuldades que a empresa poderá enfrentar pela frente.

Supondo que o empresário ao analisar o fluxo de caixa constatou que a projeção de recebimentos no final daquele ano tende a ser menor do que o normal.

Como exemplo de uma medida preventiva ele pode então ter que por em prática ações para que a empresa chegue no final do ano com sobra de caixa para honrar suas contas.

Que medidas preventivas seriam essas?

Redução de custos e aplicação financeira dos valores economizados para serem usados para o pagamento das despesas de fim de ano seria uma delas.

Promoção de produtos encalhados no estoque para fazer caixa seria outra.

Renegociação com fornecedores para obter descontos ou aumentar os prazos de pagamento também seria uma ideia.

Enfim o empresário tem que conhecer a fundo o seu negócio e saber explorar ao máximo as oportunidades de reduzir custos ou aumentar as receitas para atravessar os momentos de turbulência.

Quer outro exemplo de medida preventiva?

A empresa precisa fazer um investimento, como uma reforma por exemplo.

Após analisar o fluxo de caixa para os próximos 12 meses o empresário descobre que não terá saldo de caixa suficiente para cobrir as despesas da obra.

O que ele faz? Novamente, cabe ao empresário buscar saídas para obter os recursos necessários.

Usando o exemplo do carro sem medidor de combustível, começar a reforma da empresa sem a projeção de receitas suficientes para terminar a obra seria o mesmo que embarcar numa viagem e rezar pra gasolina dar até o final.

Entendeu o impacto do monitoramento do fluxo de caixa produz na gestão da empresa?

Vantagens do monitoramento do fluxo de caixa

Segundo o SEBRAE e nós assinamos embaixo, as maiores vantagens do monitoramento do fluxo de caixa no controle das finanças das empresas são:

• Prever, planejar e controlar entradas e saídas em um período determinado;
• Avaliar se o recebimento por vendas será suficiente para cobrir gastos assumidos e previstos;
• Antecipar decisões quanto à falta ou à sobra de dinheiro;
• Descobrir se a empresa está trabalhando com aperto ou folga financeira;
• Ter subsídios para ajustar o preço de venda para cima ou para baixo;
• Verificar a possibilidade de realizar promoções e liquidações;
• Confirmar se os recursos financeiros próprios serão suficientes para tocar o negócio ou se há necessidade de buscar empréstimos.

Como monitorar o fluxo de caixa?

Uma coisa é certa, o melhor método de se controlar o fluxo de caixa é através do uso da tecnologia. Vamos analisar algumas opções adequadas ao porte de cada empresa.

Microempresas

Empresas pequenas, com poucos volumes de receitas e despesas podem iniciar fazendo o fluxo de caixa através de uma planilha eletrônica.

Na internet existem vários modelos que são oferecidos gratuitamente, como no próprio site do Sebrae.

O controle consiste basicamente em lançar todas as receitas e despesas nas colunas com os meses do período que se quer analisar.

Mas atenção, são todas mesmo! A fidelidade da análise do fluxo de caixa depende da maior qualidade possível de informações que são inseridas.

A omissão de valores, mesmo que pequenos, ao longo do tempo gerará distorções.

A planilha então mostrará os valores positivos e negativos em cada mês e o saldo acumulado positivo ou negativo no final do período analisado.

O responsável por esse processo, seja um colaborador, seja o próprio empresário deve registrar todas as despesas e receitas as quais já tem certeza dos valores.

Por exemplo, se o valor do aluguel é de R$ 2 mil, então é certeza que será esse valor todos os meses dentro do período analisado.

Outro exemplo, se houve vendas parceladas no cartão, então é seguro afirmar com certeza que a empresa poderá contar com aqueles valores nos meses a seguir.

Mas você deve estar se perguntando: E os valores que eu não tenho certeza?

Esses não tem jeito, terão que ser lançados mediante estimativa.

Por exemplo, as vendas médias do mês de julho são X, e as vendas médias de agosto são Y, o gasto de energia elétrica é maior no verão do que no inverno.

Nessas situações o fluxo de caixa terá que ser alimentado com estimativas das receitas e das despesas variáveis, com base em estimativas de eventos passados.

Isso se aplica às despesas variáveis em geral, como telefone, publicidade, combustível, etc.

Sobretudo nessas horas vale o bom senso, o empresário deve procurar fornecer estimativas mais realistas possíveis, de modo que a análise do fluxo de caixa não seja extremamente pessimista nem otimista.

Em um dos casos acima as decisões tomadas com base no fluxo de caixa poderiam ser fatais para a empresa.

Pequenas, médias e grandes empresas

Quando analisamos o cenário financeiro de pequenas empresas “para cima” notamos que a planilha eletrônica já não dá mais conta do recado.

Uma coisa é lançar 10 valores no Excel, outra coisa bem diferente e mais complicada é fazer 200, 500 lançamentos.

Empresas que tem volumes de vendas e pagamento de contas em maior escala podem controlar o fluxo de caixa a partir do seu próprio sistema de gestão, o conhecido ERP.

As vantagens de usar o ERP para monitoramento do fluxo de caixa é que ele dispensa um monte de lançamentos manuais, pois alimenta o fluxo baseado nos registros do módulo de contas a receber e contas a pagar.

Dessa forma todos os lançamentos de despesas como contas, boletos e Notas Fiscais de fornecedores registrados no sistema de gestão são aproveitados no fluxo de caixa.

A mesma coisa acontece com as vendas realizadas, cuja projeção de recebimentos é lançada automaticamente no fluxo de caixa.

Ainda assim serão necessárias algumas projeções manuais, mas um bom ERP permite que seu módulo de fluxo de caixa seja flexível e permita ajustes desse tipo.

A qualidade das informações de um fluxo de caixa gerado dentro do ERP é de alta confiabilidade, permitindo ao empresário a tomada de decisões com grande precisao e confiabilidade.

BI também ajuda nas projeções

Empresas que tem módulos de Business Intelligence (BI) vinculados ao ERP também podem fazer uso da ferramenta para transformar seus fluxos de caixa em belos e informativos gráficos.

Vale a pena a experiência!

Se quiser saber mais sobre o uso de BI na sua empresa, leia este artigo.

Se convenceu sobre a importância do uso do fluxo de caixa na gestão financeira da empresa?

Como você tem tomado as decisões financeiras no seu negócio, com base no “achômetro” ou através de ferramentas profissionais?

Obrigado pela leitura.

Fique ligado em nosso blog que regularmente publicamos conteúdos de interesse da segurança digital e boas práticas de gestão para as empresas.

Até mais!

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Capital de giro: Qual sua importância para as empresas?

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Capital-de-giro

O capital de giro é um daqueles temas empresariais que todo empreendedor deve dominar.

Sua importância para o negócio é imprescindível, afinal trata-se dos recursos financeiros essenciais para a empresa manter suas atividades.

As empresas mais bem sucedidas dominam de forma brilhante a gestão do capital de giro, em contrapartida outras acabam se descuidando e se veem em sérios apuros.

Quer saber mais sobre a importância do capital de giro? Acompanhe a gente nesse artigo.

Capital de giro: O que é?

Todas as empresas precisam dele, desde as micro até as multinacionais.

Num conceito bem simples o capital de giro é um montante de recursos financeiros que a empresa deve manter para pagar suas despesas do dia-a-dia.

Toda empresa tem custos e despesas que devem ser honrados para manter suas operações.

Desde o custo da matéria prima (fornecedores) passando por despesas operacionais como aluguel, energia elétrica, internet, folha de pagamento dos funcionários entre outras.

Ele é a reserva financeira que a empresa precisa manter em caixa para pagar essas despesas no intervalo em que aguarda receber de seus clientes.

Enfim, uma empresa só pode se manter, produzir, prestar serviços e atender seus clientes à base desses desembolsos, logo podemos usar uma metáfora para o capital de giro em que ele é o “oxigênio” que mantém a empresa viva.

Exemplos de uso do capital de giro

Inicialmente o capital de giro é formado pelo aporte inicial dos sócios, o “capital inicial” quando a empresa é fundada, mas com o tempo e a maturidade do negócio ele é alimentado pelas vendas.

Em geral é muito, muito comum, que a maior parte das empresas paguem seus fornecedores num prazo mais curto do que o prazo praticado nas vendas aos seus clientes.

Por exemplo, compra-se a mercadoria do fornecedor para pagar em 2 vezes (30 e 60 dias), mas vende-a para o cliente para receber em 4 vezes (o famoso 30, 60, 90 e 120 dias).

Isso significa que a empresa tem que honrar com recursos próprio a compra em 2 meses, mas levará 4 meses para receber a venda.

Existe ai uma lacuna de 2 meses que terá que ser coberta de alguma forma, afinal nesse intervalo as despesas operacionais que mencionamos antes terão de ser pagas, bem como o próprio fornecedor de quem a compra foi feita.

A empresa usa então de suas reservas (o capital de giro em si) para quitá-las.

Entende como essa reserva é vital?

A grosso modo seria o mesmo que uma poupança que uma pessoa física faz para superar tempos de adversidades.

Outro exemplo relevante do uso do capital de giro são as empresas que enfrentam sazonalidade nas vendas.

Empresas que tem o pico de vendas no verão, mas passam os meses mais frios com a vendas em baixa são exemplos.

Para essas, o capital de giro é praticamente uma questão de vida ou morte pois há casos em que as vendas podem despencar 90% fora da temporada.

Riscos para as empresas que não mantém um controle financeiro eficaz

Para se manter aberta uma empresa enfrenta muitos desafios: Possuir produtos e serviços de qualidade, prestar um bom atendimento aos clientes, manter a saúde financeira e muitos outros.

Como nosso artigo tem o foco no aspecto financeiro da operação, vamos analisar os riscos que as empresas descontroladas podem sofrer.

Se a empresa descuida de sua gestão financeira, tendo um ou mais de um destes comportamentos, tais como:

• Pagar fornecedores em prazos muito curtos, mas sem desconto.
• Praticar vendas com prazos muito longos.
• Ter uma carteira grande de clientes inadimplentes.
• Manter custos fixos muito altos.
• Praticar margens de lucro muito baixas.
• Fazer grandes investimentos sem planejamento (como uma reforma por exemplo).

É quase certo que passará por dificuldades.

Essas práticas, isoladas ou em conjunto, drenam a rentabilidade e o capital de giro do negócio.

Para analisar quão grave seria isso podemos imaginar 3 cenários hipotéticos, como por exemplo uma queda abrupta nas vendas, um aumento radical dos custos de matéria prima ou um grave incidente (um incêndio ou uma enchente), poderiam colocar a empresa numa situação difícil tal que poderia mesmo decretar sua falência.

Logo o empresário deve manter uma postura de vigilância constante em relação ao controle financeiro da empresa, e o capital de giro é um dos componentes principais nessa gestão.

Reflexos positivos da sobra e aspectos negativos da falta dele

A abundância e a escassez são eventos que acompanham os seres humanos ao longo de sua historia.

No cenário empresarial isso também acontece com o capital de giro.

Analisando os aspectos positivos de uma boa sobra de reservas podemos elencar:

• Obtenção de descontos nas compras à vista de mercadorias e matérias primas juntos aos fornecedores.
• Rendimento de juros em aplicações financeiras do dinheiro excedente.
• Pagamento de salários, despesas e impostos em dia.
• Bom score de crédito junto aos bancos.
• Boa reputação entre os fornecedores, funcionários e parceiros em geral.

Do lado oposto as empresas com falta de reservas “penam” na condução do negócio, sofrendo de:

• Pagamento de juros por atraso nas contas.
• Negativação em órgãos de crédito e governo.
• Pagamento de preços mais caros junto aos fornecedores devido ao mau histórico.
• Pagamento de salários e contas atrasadas.
• Score de crédito bancário ruim.
• Má reputação na praça.

Financiar o capital de giro não é uma boa ideia

Num caso de extrema necessidade a empresa pode até recorrer ao financiamento do capital de giro, mas essa prática feita reiteradamente pode decretar o fim de uma empresa.

Analise bem, os bancos cobram taxas de 2%, 3% ou mais ao mês.

A curto prazo pode ser até saudável, pois ajuda a oxigenar o caixa da empresa em momentos de crescimento e aceleração do negócio, mas a longo prazo isso reduz a lucratividade da empresa.

Viver na dependência de financiamento bancário do capital de giro é uma fórmula que tende a matar a empresa em pouco tempo.

Como acompanhar e controlar o capital de giro?

A empresa deve fazer uso de um software de gestão (ERP) para manter o controle rígido de suas finanças.

Um software ERP facilita essa atividade, pois processa as contas a pagar, diretamente através das entradas de mercadorias, processa as contas a receber, diretamente através das vendas e processa as reservas, através dos saldos de caixa e bancos.

Além disso um bom software ERP fornece um módulo de fluxo de caixa onde a empresa pode projetar seus recebimentos e pagamentos a médio prazo (um ano por exemplo) o que permite ao

empreendedor analisar um horizonte mais longo do seu negócio.

Enfim o uso de um sistema ERP aliado a um módulo de fluxo de caixa permite dar mais previsibilidade à operação.

Como reduzir a necessidade de capital de giro?

As formas mais diretas de redução da necessidade de capital de giro são negociar prazos maiores com fornecedores, bem como obter descontos nas compras; reduzir o prazo dos parcelamentos nas vendas a crediário para clientes e manter os custos fixos baixos.

Essas três medidas se tomadas em conjunto conseguirão dar muito mais fôlego financeiro à empresa.

E sua empresa, como vem conduzindo a politica de capital de giro?

Lembre-se, com as finanças empresariais todo cuidado é pouco, mantenha uma postura de vigilância constante, faça uso de boas ferramentas de gestão, cultive bem a sua equipe e você verá sua

empresa crescendo constantemente.

Gostou dessas dicas?

Esperamos que sim, fique ligado em nosso blog que regularmente publicamos conteúdos de interesse da segurança digital e boas práticas de gestão para as empresas.

Obrigado pela leitura e até mais!

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Receita Federal simplifica abertura de filiais em outros estados

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Os empresários brasileiros bem sabem quais são os desafios de tocar um negócio no pais.

As deficiências de mão de obra e infraestrutura do pais somadas ao excesso de exigências e despesas dificulta ou até mesmo emperra o crescimento muitas vezes.

Porém no atual momento em que o governo busca simplicar os processos e reduzir a burocratica surge uma ótima notícia para as empresas que precisam abrir, alterar ou fechar filiais em outros estados.

A Receita Federal, através da RedeSim (A Rede Nacional para a Simplificação do Registro e da Legalização de Empresas e Negócios) implantou norma que permite fazer todos os procedimentos relativos à filiais a partir da Junta Comercial da empresa matriz.

Leia o comunicado da Receita Federal na íntegra:

A Rede Nacional para a Simplificação do Registro e da Legalização de Empresas e Negócios (Redesim), gerida pela Receita Federal, implantou funcionalidade que passou a permitir a abertura, alteração ou baixa de filiais a partir da junta comercial da matriz.

Até pouco tempo, a abertura de filiais em outros estados era um processo demorado em que o empresário precisava, inicialmente, ir à Junta Comercial da matriz e fazer uma alteração contratual. Em seguida, após o pedido ser aprovado, este mesmo empresário deveria ir à Junta Comercial da cidade da filial para fazer o registro.

A partir de agora, além de evitar deslocamentos para o empresário, uma única taxa é cobrada, na circunscrição da matriz. A novidade está alinhada à diretriz governamental de reduzir a burocracia e facilitar a vida do empreendedor.

A Redesim possui mais de 83% de integração no país e permite a abertura de negócios em menos de 3 dias (média) e de alguns minutos, em muitos casos.

Na Receita Federal, a Redesim é um projeto estratégico liderado pela Coordenação-Geral de Gestão de Cadastros (Cocad) da Subsecretaria de Arrecadação Cadastros e Atendimento (Suara) em curso desde 2007.

Fonte: http://receita.economia.gov.br/noticias/ascom/2019/novembro/empresario-podera-realizar-abertura-de-filiais-em-diferentes-estados-diretamente-na-junta-comercial-da-matriz-pagando-taxa-unica-1

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Fecularias brasileiras miram excelência em gestão

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fecularias

O agronegócio brasileiro é sem dúvida um dos mais pujantes do mundo.

Essa força vem do intenso uso da tecnologia, seja na pesquisa genética, nas modernas máquinas e técnicas de cultivo.

As fecularias brasileiras, dentro do contexto do agronegócio também estão em sintonia com essa modernização.

Porém agora mais do que investirem em máquinas e melhoria genética elas estão investindo na tecnologia da informação para o aprimoramento da gestão.

A tecnologia da informação fornece inteligência ao negócio, afinal quando os processos competitivos estão equiparados, o poder da informação torna-se o protagonista no crescimento e na evolução das melhores empresas.

Como a tecnologia da informação eleva a gestão das fecularias?

Hoje não se cansa de falar expressão “sociedade da informação” ou “sociedade do conhecimento”.

Nesse cenário como todas as empresas que buscam se manter, evoluir e crescer em seus mercados, com as fecularias não pode ser diferente.

A tecnologia da informação dá suporte à tomada de decisões, ajuda a controlar custos, gerenciar clientes e fornecedores, identificar os pontos fortes e fracos da empresa e uma série de outros dados.

No ritmo frenético do mundo atual apenas a “gestão manual” das fecularias já não é mais suficiente para dar conta dos desafios da excelência e do crescimento necessários.

A sensibilidade do proprietário ou gestor das fecularias e de sua equipe ainda é necessário, mas não basta.

A tomada de decisões deve ser embasada em dados confiáveis, e esses dados não podem ser obtidos apenas com base nas avaliações individuais das pessoas.

Os sistemas de informação como o sistema de gestão ERP, Sistemas mobile e Business Intelligence (BI) coletam, organizam, categorizam e apresentam os dados com extrema precisão.

Com o volume de informação existentes nas empresas hoje em dia, sem o aparelhamento da gestão com a tecnologia da informação fica bem difícil gerir o negócio.

Voo com instrumentos versus voo manual

Hoje em dia você faria uma viagem de avião se soubesse que a aeronave não tem GPS ou controle de altitude por exemplo?

Confiaria cegamente apenas na experiência do piloto?

Essa analogia serve bem ao atual mundo dos negócios.

No passado, quando o tráfego aéreo era imensamente menor até era possível entregar nossas seguranças às experiências dos pilotos, hoje não mais.

Nem os próprios pilotos voariam num avião sem esses instrumentos.

Com a tecnologia da informação é a mesma coisa.

Um gestor, e nem mesmo sua equipe tem como saber “de cabeça” os dados financeiros, comerciais e administrativos essenciais de uma empresa.

Tomar uma decisão com base no achismo hoje é como um voo às cegas, você pode achar que está indo para a direção certa, quando na verdade pode estar levando a empresa para o caminho da falência.

Os sistemas de informação fazem esse papel, de apoiar, de guiar a tomada de decisões baseada em números confiáveis.

Sistemas da informação que guiam fecularias rumo à excelência em gestão

Existem 3 sistemas essenciais que podem ser usados por fecularias atualmente para uma gestão de qualidade.

Vamos analisá-los brevemente.

Sistema de gestão ERP para fecularias

Esse é o primeiro sistema que uma empresa do ramo de fécula deve adotar quando fala em qualidade na gestão, competitividade e lucro.

Mas não se trata de um sistema qualquer.

Por terem características de gestão muito particulares, as empresas desse ramo devem considerar a adoção de um sistema de gestão ERP especifico para fecularias.

Sistemas de gestão para comércio ou para industrias não conseguem atender as necessidades especificas das fecularias e ao contratar um sistema desses as empresas só tem despesas e dor de cabeça.

Um sistema de gestão específico para fecularias consegue processar informações que os demais não conseguem, como por exemplo:

• Controle e planejamento da colheita.
• Controle de fila de caminhões no pátio.
• Integração com a balança.
• Controle de previsão de rendimento da mandioca.
• Planejamento e ordens de produção.
• Controle de lotes.
• Rendimento da indústria.
• Controle de análises laboratoriais.
• Controle dos custos de produção.
• Controle de adiantamentos e pagamentos ao produtor.
• Análise de lucratividade.
• Romaneios de cargas para logística de entrega

Sistemas de gestão específicos para fecularias podem ainda, claro, oferecer todas as funções básicas que as empresas precisam para operar, como emissão de NF-e, gestão financeira, contabilidade, escrita fiscal entre outras.

Sem dúvida, um sistema de gestão específico é o carro chefe das fecularias que querem elevar seu nível de gestão, sem ele a tomada de decisões definitivamente fica muito difícil, senão impossível.

Sistemas de BI (Business intelligence)

Os sistemas de BI são uma fantástica ferramenta para consolidação e visualização dos dados do negócio.

Se por um lado o sistema de gestão ERP recepciona e processa as informações “brutas”, o sistema de BI, as lapida, apresentando-as em formato de fácil visualização para a tomada de decisões.

Por exemplo, o gestor quer saber quais são os vinte principais produtores que entregam mandioca na fecularia.

O ERP mostra isso num relatório com vinte linhas, mas o BI por sua vez, consegue mostrar isso num belíssimo gráfico, inclusive podendo cruzar e mostrar informações como volume de produção entregue e os valores envolvidos.

Os seres humanos conseguem processar muito mais facilmente informações visuais (o gráfico do BI) do que um amontado de informações analíticas (o relatório do ERP).

Isso faz dos sistemas de BI auxiliares excepcionais dos sistemas ERP para ajudarem os colaboradores e os gestores na tomada de decisões.

O cruzamento de informações é quase infinito, de modo que a empresa pode operar num nível estratégico muito acima dos concorrentes que não tem um sistema assim.

Sistemas mobile para fecularias

Atualmente com popularidade e o alto poder de processamento, os smartphones se tornaram ferramentas auxiliares de gestão dos empresários.

Assim como o sistema de BI que pode ir para o celular, mostrando informações da fecularia em tempo real, os sistemas mobile podem tornar-se um braço do sistema de gestão ERP dando poder aos funcionários, seja no pátio, seja no campo ou em visitas à clientes.

Os sistemas mobile podem tanto ajudar os vendedores, gerando pedidos de vendas e consultando histórico de clientes (direto do ERP) quando ajudando técnicos no pátio que podem interagir pelo celular com informações da fábrica.

Podem ainda ajudar o pessoal externo em visitas às propriedades dos produtores, consultando e informando dados sobre a colheita.

Enfim, como o próprio nome diz, esses sistemas dão mobilidade (e agilidade) à operação da empresa.

A excelência em gestão está na união de pessoas com a tecnologia

Esses dois fatores são essenciais para o sucesso de qualquer empresa.

As fecularias que adotarem um modelo de capacitação de pessoas e adoção de sistemas de informação vão sem dúvida atingir um alto nível de qualidade em gestão.

Mais do que isso, serão capazes de superar as adversidades do mercado e da concorrência cada vez mais acirrada, gerando lucro e valor para os proprietários, gestores e funcionários.

E a sua fecularia, está pronta para atingir a excelência em gestão com a tecnologia?

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Simples Nacional vale a pena para pequenas empresas?

por Equipe de conteúdo

Simples Nacional vale a pena para pequenas empresas

O Simples Nacional já é um modelo de tributação veterano com mais de 20 anos no cenário empresarial brasileiro.

Criado em 1996 para a simplificação tributária das pequenas empresas ele sofreu modificações ao longo do tempo que não lhe deixaram “tão simples” assim.

O Simples, como é apenas chamado, proporciona a unificação de oito tributos em um e diminui significativamente a burocracia de quem o adota.

Apesar de ser vantajoso para micro e pequenas empresas na grande maioria dos casos, sua adoção requer uma análise mais aprofundada do empresário.

Em certas situações a empresa pode acabar pagando mais imposto nesse regime do que se optasse por outros.

Outro ponto importante a ser considerado em sua adoção é que apesar de ser vantajoso na fase inicial do negócio, pode ser que ele passe a não mais valer a pena à medida que a empresa cresce.

É isso que vamos analisar neste artigo e ao final dele você terá uma melhor noção se vale a pena ter o Simples Nacional como o sistema tributário da sua empresa.

Vamos lá?

O Simples Nacional como ele é

Com já mencionado o Simples Nacional unifica tributos federais, estaduais e municipais em uma única guia de recolhimento, diminuindo assim a burocracia para micro e pequenas empresas.

Por muito tempo ele se manteve restrito para empresas de segmentos específicos (em geral atividades industriais, comércio e alguns tipos de serviço) e cujo teto de faturamento máximo fosse de 3,6 milhões por ano.

Dadas essas características o Simples arrebanhou a grande maioria dos milhões de pequenos negócios do país.

Sem dúvida sua criação foi um marco na história da economia brasileira, afinal hoje seria até difícil imaginar o mercado se modelo do Simples não existisse.

Em 2018, com o clamor da sociedade pela inclusão de novas categorias de atividades empresariais e um reajuste no teto de faturamento surtiu efeito, esse regime tributário sofreu modificações.

Atividades como despachantes, escritórios de arquitetura, engenharia, agronomia; representação comercial, empresas de perícias e leilões, auditorias, consultorias, jornalismo e publicidade foram incluídas nesse regime.

Além disso o teto de faturamento passou a ser de 4,8 milhões por ano, o que sem dúvida deu fôlego para muitas empresas permanecerem no regime.

Vantagens do Simples Nacional

A seguir elencamos as principais vantagens desse modelo:

Unificação da arrecadação dos tributos

Os 8 impostos devidos pelas empresas nesse regime são cobrados através de uma guia única, a DAS, que torna a apuração e o pagamento mais simples para o empresário.

Redução da carga tributária e custos

Como visa estimular os pequenos empreendimentos, em certos casos a carga tributária pode ser reduzida em até 40%, dependendo da empresa, isso tem um impacto direto na redução de custos e na gestão financeira da operação.

Um sinal claro disso são as despesas com folha de pagamento de funcionários que são bem menores para empresas que o adotam, pois não é cobrado o INSS Patronal.

Menos burocracia e contabilidade facilitada

Ainda que o Simples Nacional tenha criado alguns mecanismos que tornaram o seu cálculo mais “complexo” nos últimos anos, ainda assim é relativamente simples de ser operacionalizado pelas empresas em relação aos modelos tributários de “Lucro Real” e “Lucro Presumido”.

Além da forma simplificado de calcular e recolher os impostos, ele não exige a criação de cadastros estaduais e municipais e nem a entrega do SPED, por exemplo.

Identificador único

O CNPJ no sistema do Simples é o único identificador da inscrição da empresa, não sendo necessário realizar um cadastro em cada instância (municipal, estadual e federal).

Aqui vamos abrir um “parêntese” que se aplica à todas as micro e pequenas empresas brasileiras, mas que vale a pena ser mencionado, estando elas vinculadas ou não ao regime do Simples.

Preferência em licitações

As micro e pequenas empresas nacionais, independentemente do regime tributário adotado tem preferência em processos licitatórios de compras do governo.

Ou seja, com esse mecanismo ser pequeno é uma vantagem para empresas que tem o governo como cliente.

As desvantagens do Simples Nacional

Ainda que ofereça as vantagens que vimos acima, existem algumas situações em que o regime do Simples Nacional pode não compensar para alguns pequenos negócios.

Veja o que relacionamos sobre isso:

A cobrança incide apenas sobre o faturamento

No Simples as alíquotas não consideram a rentabilidade da empresa, apenas seu faturamento.

Isso significa que a empresa pagará imposto mesmo tendo prejuízo.

Se a empresa atua em segmentos com margem muito baixa ou com sazonalidade significativa é quase certo que esse modelo não é tão vantajoso.

Quando o custo com mão de obra for baixo

Como no exemplo anterior, o INSS também é calculado sobre o faturamento.

Em empresas com nenhum ou poucos funcionários, mas com um faturamento expressivo isso pode gerar uma despesa significativamente maior do que se a empresa estivesse em outros regimes de tributação.

É necessária uma análise apurada do empresário e seu contador pois as vezes compensa estar no lucro real ou presumido.

Quando negocia com grandes empresas

Por não haver o destaque do ICMS e do IPI nas suas notas fiscais, as empresas que adotam o Simples Nacional têm dificuldades em vender para grandes empresas.

Estas tendem a evitar negociar com micro e pequenas empresas, pois ficam impossibilitadas de deduzir impostos já pagos pelos fornecedores, isso é uma enorme desvantagem, principalmente para que atua na indústria e comércio.

As recentes mudanças pelo qual o Simples Nacional passou

Em 2018, o Simples Nacional sofreu mudanças na forma como é calculado.

Se por um lado, foi positivo o aumento do teto de faturamento para R$ 4.800,000,00, por outros o modelo trará alguns fatores que podem não ser muito vantajosos para alguns empreendedores.

Para empresas que faturam acima de 3,6 milhões até 4,8 milhões, incidirá ICMS e ISS sobre essa faixa residual.

Isso exigirá atenção e esforço das empresas para calcularem esses valores.

Portanto a partir de 3,6 milhões de faturamento a empresa deverá começar a fazer o dever de casa e calcular se essa incidência extra é vantajosa ou não, seja do ponto de vista financeiro, seja do ponto de vista operacional.

Simulador de cenários Simples Nacional X Lucro Presumido

Gostaria de simular cenários da tributacao no simples x regime de lucro presumido?

O Sebrae preparou um simulador que te ajuda a fazer isso.

Para acessa-lo clique neste  link >>> Simulador Simples Nacional X Lucro Presumido

Reforçarmos que o simulador é uma ferramenta gratuita distribuída pelo Sebrae sem caráter oficial, portanto o ideal na hora de definir o melhor regime tributário é conversar com um profissional de contabilidade habilitado, ok?

Esperamos poder tê-lo ajudado a entender melhor como o Simples Nacional funciona e despertado a importância de jamais “entrar no piloto automático” na hora de definir o melhor regime tributário para o seu negócio.

A gestão de empresas é algo dinâmico e este tema deve ser mantido o tempo todo no radar dos empresários, afinal o que funciona hoje pode não funcionar amanhã.

Esperamos que tenha gostado desse artigo, obrigado por acompanhar nossos conteúdos.

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Olha como é fácil: Acesse todos as nossas mídias com um só link: www.linktr.ee/unimake

Obrigado e até a próxima!

 

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Business Intelligence: Implantação simples e salto na gestão da sua empresa

por Equipe de conteúdo

Business-intelligence-empresas

Business Intelligence ou a popular BI é uma ferramenta aclamada e já bastante experimentada no mercado, porém apesar de sua eficácia comprovada muitas empresas ainda não consideraram implantá-la como ferramenta de melhoria da gestão do negócio.

Pense bem, sua empresa já deve ter um sistema de gestão ERP, já deve ter um sistema de armazenamento de NF-e, um sistema de CRM.

Então por que não ter um sistema de BI?

Um sistema de Business intelligence é simples de ser implantado, de baixo custo e que traz resultados fantásticos para a gestão da sua empresa.

Não acredita?

Leia esse artigo até o fim que você vai entender.

Começando pelo começo: O que é Business Intelligence (BI)?

Em termos gerais sistema de BI é um sistema informatizado de apoio à decisão.

Trocando em miúdos é um sistema que coleta dados de várias fontes e apresenta-os de forma estruturadas em forma de gráficos.

As empresas geram muitas informações.

Quando vendem, quando compram, quando produzem ou prestam serviços, quando transportam, quando contratam.

Enfim, qualquer ação de uma empresa gera algum tipo de dado.

A BI vem para estruturar e facilitar a visualização dessas informações.

No método tradicional as informações são visualizadas em relatórios.

O problema é que:

A) Os relatórios podem trazer muitas informações, mas as vezes são de difícil interpretação, afinal uns pode ter de 5 linhas e outros 5 mil linhas.

B) Os relatórios dificultam o cruzamento de informações, por exemplo ver num só relatório quais produtos mais venderam, com as maiores margens de lucro, por época do ano, por filial e por vendedor.

Um sistema de BI tem a capacidade de coletar as montanhas de dados geradas pelas empresas e apresenta-las “de forma amigável” em gráficos de fácil visualização.

Além disso eles conseguem reunir as informações de várias fontes num só ponto.

Pode coletar informações do sistema de gestão (ERP), do banco de dados do sistema de RH, de planilhas, enfim, qualquer dado digital pode ser convertido numa informação válida pela BI.

A BI serve para todas as empresas!

Isso mesmo!

Um sistema de business intelligence pode ser adotado por qualquer empresa.

Isso quebra o mito de que apenas grandes empresas poderiam utilizar um sistema assim.

Atualmente além de ser muito acessível em termos de custo mensal um sistema de BI pode ser implantado em poucos dias.

O gestor da empresa deve apenas sinalizar para o fornecedor da BI quais informações necessita e este vai produzir os painéis (também conhecidos como dashboards) com as informações solicitadas.

Para provar que um sistema de BI é acessível hoje existem opções disponíveis no mercado por menos de R$ 10,00 por dia.

Vantagens da BI na prática

Os seres humanos são guiados pela percepção visual, concorda?

Imagine que você nunca esteve na Rússia e tampouco fala russo.

Mas supondo que fosse fizesse uma viagem àquele país, ao chegar no aeroporto apenas pelos símbolos nas placas você saberia onde fica o banheiro e a área de bagagens por exemplo.

Com a BI é assim também.

Os gráficos gerados pela BI resumem e simplificam a visualização das informações.

Como dissemos antes, é complicado e cansativo analisar um relatório com 500 linhas.

E se essas 500 linhas estivessem demonstradas em gráficos de barra, de pizza ou outros formatos populares, demostrando facilmente o que o empresário queria ver?

É isso que um sistema de BI faz!

Quais informações são importantes para sua empresa?

• Quer ver as vendas por vendedor?
• Quer ver as vendas por cidade?
• Quer ver as vendas por filial?
• Quer saber qual máquina mais produziu?
• Quer saber qual produto gerou mais margens?
• Quer saber qual veículo está gerando mais despesas?

Um sistema de BI te apresenta tudo isso com um clique.

A BI tornou-se uma necessidade

Anteriormente um sistema de BI era até visto como diferencial competitivo, mas na velocidade dos negócios atualmente ele já visto como uma necessidade.

O que está esperando, corra atrás de contratar o seu agora mesmo.

Obrigado e até o próximo artigo!

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Contabilidade gerencial é estratégica para as empresas

por Equipe de conteúdo

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A contabilidade gerencial é um ramo da contabilidade voltado a fornecer informações estratégicas para os gestores das empresas.

Diferentemente da contabilidade fiscal, que gera informações ao Fisco, a contabilidade gerencial é um excelente meio para fornecer informações que ajudem a empresa a melhorar seu desempenho.

O que é contabilidade gerencial?

A contabilidade gerencial é um conjunto de práticas cujo objetivo é fornecer aos gestores informações financeiras sobre a empresa.

Essas informações por sua vez são dão uma visão clara do panorama financeiro do negócio como um todo.

Ajudam a identificar forças e fraquezas da empresa, onde se está indo muito bem, onde se está indo medianamente e onde se está indo mal.

Afinal como diz a frase popular: Os números não mentem jamais!

Eles revelam um panorama geral da empresa e apontam as áreas onde a empresa vai bem e outras onde deve melhorar.

A partir dai o gestor pode decidir que decisões vai tomar para aprimorar ou corrigir aquele ponto.

A contabilidade gerencial ajuda ainda a empresa a tomar decisões de grande porte como por exemplo expansão das atividades, abertura de filiais, lançamento de novos produtos entre outros.

Como funciona a contabilidade gerencial numa empresa?

A empresa pode optar por ter as “duas” contabilidades realizadas internamente.

A contabilidade fiscal, que é a contabilidade oficial, utilizada para calcular os impostos e gerar os relatórios entregues ao Fisco (SPED por exemplo) e contabilidade gerencial, que vai gerar os relatórios estratégicos.

Em geral é isso que acontece mesmo, afinal a empresa que decide por ter a contabilidade feita internamente já “aproveita” os custos e implanta ambas, pois na maioria dos casos isso faz sentido.

Todavia por motivos particulares a empresa pode sem problemas optar por ter apenas a contabilidade gerencial implantada, mantendo a contabilidade fiscal sendo realizada externamente por um escritório contábil.

Porém de todo modo, seja na fiscal, seja na gerencial a empresa tem que ter um rigoroso processo de lançamento da totalidade das despesas e receitas.

Caso isso não aconteça as informações ficarão “furadas” e deixarão de ter confiabilidade.

Isso quer dizer, na prática que apesar de não ser uma contabilidade oficial, a contabilidade gerencial deve ser tratada com o mesmo rigor que é aplicada à contabilidade fiscal.

Se a empresa não informar correta e integralmente todas as informações do negócio as informações geradas terão sua veracidade comprometida e poderão levar a decisões equivocadas.

Informatização é essencial

É necessário que a empresa conte com um sistema informatizado de contabilidade, sendo particularmente interessante que seja um módulo do sistema de gestão ERP ou integrável a este.

Desse modo as informações geradas na operação serão aproveitadas diretamente na contabilização e geração dos relatórios.

É possível ainda a integração à um sistema de business intelligence (BI) que permite gerar gráficos muito mais atraentes e eficazes de análise visual das informações.

Quem consome as informações da contabilidade gerencial?

Pela sua natureza estratégica caberá à direção da empresa determinar quem terá acesso a qual informação.

O time de contabilidade pode produzir relatórios com informações adequadas segundo o interesse e o nível do cargo.

Um gerente de produção pode ver relatórios do seu setor.

A mesma coisa para um gerente de compras.

O gerente geral e o empresário podem ter acesso a todos os relatórios e assim por diante.

Enfim cada empresa define o nível de sigilo com o qual vai compartilhar com seus líderes.

Aplicações práticas da contabilidade gerencial

A função primordial dessa modalidade de contabilidade é ajudar as lideranças da empresa a tomarem decisões baseadas em informações confiáveis.

São exemplos:

• Saber exatamente onde são alocados os custos da empresa.
• Saber qual é a taxa de retorno para fazer novos investimentos.
• Quais é o retorno em vendas sobre os investimentos em marketing.
• Saber quanto cada produto ou serviço contribui para chegar ao ponto de equilíbrio empresarial.
A robustez e a qualidade das informações geradas pela contabilidade gerencial praticamente a credenciaria de ser chamada de contabilidade administrativa.
Afinal tomar decisões no achismo simplesmente é muito arriscado no cenário competitivo do mundo atual.

Como tem sido a tomada de decisões na sua empresa?

Baseada em informações robustas ou mais na base do achismo?

Não fique em suspense.

As empresas que apresentam os melhores desempenhos tomam decisões muito bem embasadas, como aquelas obtidas através da contabilidade gerencial.

Quer dar um passo adiante na gestão da sua empresa?

Gostaria de saber mais sobre esse assunto?

A Unimake é especialista em software de gestão ERP para empresa de varejo e agroindústrias.

Nosso módulo contábil ajuda nossos clientes a terem o melhor desempenho nos negócios.

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Manifestação do Destinatário: Desconhecimento da operação evita fraudes contra a empresa

por Equipe de conteúdo

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Neste artigo vamos abordar a questão da manifestação do destinatário quando informada a modalidade de “desconhecimento da operação”.

Revisando a Manifestação do Destinatário

Já abordamos esse tema outra vez aqui no blog, você pode ler a matéria clicando neste blindk

A Manifestação de Destinatário Eletrônica (MDe) é uma funcionalidade oferecida pela SEFAZ para o registro de eventos de quem recebe uma Nota Fiscal eletrônica (NF-e).

Quando uma NF- e é emitida para um CNPJ, o destinatário pode informar ao Fisco da ciência dessa operação.

Ou seja, confirmá-la, desconhecê-la ou informar se a transação comercial não foi realizada.

Essa atividade ainda é voluntária para a maioria das empresas, exceto para os segmentos de medicamentos e combustíveis, sendo atualmente obrigatória.

Importância do registro de eventos na MDe

A Manifestação do destinatário é um interessante mecanismo de proteção para as empresas.

Porém para que seja eficiente é necessário que haja um acompanhamento permanente por parte dos responsáveis.

A MDe permite que a empresa identifique eventuais operações fraudulentas envolvendo seu CNPJ.

Seria o caso de notas frias por exemplo.

Criminosos podem usar os dados da empresa para emissão de Notas para transporte de mercadorias fruto de crime.

A empresa destinatária que não tem como prática fazer a Manifestação não terá conhecimento dessa operação a tempo de denunciá-la.

Logo a empresa só ficará sabendo da fraude envolvendo seu nome quando for tarde demais.

Consequentemente se envolverá em problemas com o Fisco, sem necessariamente estar envolvida na fraude.

Por outro lado, as empresas que realizam o acompanhamento das Notas emitidas, poderão ter conhecimento imediato de documentos irregulares emitidos contra ela e registrar assim o evento de desconhecimento da operação.

Com isso elas se blindam de problemas futuros junto ao Fisco.

O que é o Desconhecimento da Operação da NF-e

Vamos aos fatos.

Existe a possibilidade de que a emissão tenha sido fruto de um erro da empresa emitente.

Alguma informação errada entre os departamentos gerou a emissão indevida.

Por outro lado existe sim, uma chance real de ser uma operação irregular.

A empresa emitente pode estar emitindo a nota com a finalidade de praticar uma fraude, inclusive enviando mercadorias para outros destinatários.

Quando a empresa destinatária identifica uma NF-e que não condiz com nenhuma transação comercial que ela tenha realizado, a funcionalidade de MDe lhe permite desconhecer essa operação.

Ao fazer isso ela evita a implicação de prejuízos futuros que o Fisco venha a lhe aplicar por causa dessa transação irregular, inclusive na esfera criminal.

É importante frisar que tanto no evento “Desconhecimento” quanto no evento “Operação não

Realizada” é fundamental que seja feito um Boletim de Ocorrência junto à policia.

O famoso B.O. ajuda a garantir a segurança jurídica das informações prestadas.

Fique de olho no prazo para informar o desconhecimento da operação

Existem prazos a serem observados na MDe.

São eles:

Observe que prazo para registro do “Desconhecimento da Operação” é relativamente curto.

Se não houver atenção por parte da empresa destinatária e uma operação fraudulenta for realizada, com certeza haverá uma dor de cabeça la na frente.

O Fisco vai investigar o envolvimento da empresa e aplicar multas e outras penalidades.

Usar um aplicativo para Manifestação ajuda?

Sim, com certeza!!

Existem empresas que recebem dezenas ou mesmo centenas de Notas Fiscais Eletrônicas todos os dias.

Um processo puramente manual toma muito tempo e está sujeito a enganos.

O DANFE View é um aplicativo que além de armazenar e organizar as Notas Fiscais e outros Documentos Fiscais Eletrônicos permite realizar a Manifestação do Destinatário de forma simplificada.

Ele permite não só realizar a manifestação das NF-e em lote ou individualmente bem como faz o download dos arquivos XML.

Isso significa segurança em dobro para sua empresa.

Quer conhecer o DANFE View, você pode baixá-lo gratuitamente clicando aqui.

Se preferir converse sem compromisso com nossos especialistas para entender melhor sobre como esse assunto afeta sua empresa.

Fale conosco pelo email comercial@unimake.com.br, pelo nosso fone 44 3141-4900 ou nosso whatsapp comercial, clicando aqui.

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Vantagens de ter uma contabilidade integrada ao sistema ERP

por Equipe de conteúdo

Contabilidade integrada ao sistema ERP aumenta o desempenho das empresas

A contabilidade integrada ajuda a empresa a terem maior controle e precisão em suas informações contábeis, e com isso tomar melhores decisões.

Fique com a gente que vamos explicar sobre como isso pode ajudar a sua empresa a ter mais eficiência.

O que é uma contabilidade integrada ao sistema ERP?

 

A contabilidade integrada é aquela em que a contabilidade da empresa é processada internamente, baseada nas informações reais geradas pelo sistema de gestão (ERP).

Em geral a contabilidade integrada é feita dentro do próprio sistema ERP por profissionais capacitados na área contábil.

Existem situações em que a empresa faz isso através de contadores contratados, que atuam em tempo integral na empresa.

Em outras situações a empresa faz a contabilidade integrada e conta com o apoio de um contador externo para fazer a validação e assinar os balanços.

Nessa modalidade de contabilidade todos os setores, filais e divisões da empresa estão integrados ao sistema de gestão central (ERP).

Questões fiscais, estratégicas e de custo estão vinculadas, permitindo uma gestão mais precisa e transparente do negócio.

Quais as vantagens da contabilidade integrada ao sistema ERP?

 

Nesse modelo a empresa consegue coletar informações em tempo real, tanto de custos de produção quanto de mercadorias compradas para revenda.

Isso permite à administração uma tomada de decisão mais eficiente.

Outro ponto importante está no fato da empresa obrigar-se a estar atualizada com as regras tributária vigentes específica do seu setor.

Consequentemente essa constante atualização evitará problemas com o fisco.

Além disso a direção da empresa tem acesso a dados estratégicos em geral, que se convertem em informações vitais.

A contabilidade integrada faz com que a empresa se organize e isso acaba se refletindo no desempenho como um todo.

Não podemos esquecer também que a contabilidade integrada permite à empresa maior controle sobre os prazos dos pagamentos de impostos e outras obrigações fiscais.

A contabilidade interna integrada ao sistema também é fundamental para a implantação de outro ramo, a contabilidade gerencial.

O que é necessário para a implantação de uma contabilidade integrada?

 

Em primeiro lugar, por menos obvio que seja, deve haver um forte comprometimento da direção da empresa nesse sentido.

A implantação desse método de contabilização na empresa exige esforço, disciplina e gera despesas iniciais que vão exigir de todos.

Desde o pessoal do estoque e vendas, passando pelos departamentos administrativo, de produção, se for o caso.

Deve haver o comprometimento de todos para que as informações sejam geradas de modo correto.

A contabilidade é uma atividade baseada fundamentalmente em números.

Portanto é necessário que todos usem o sistema de gestão de forma adequada para que a geração e processamento desses números seja precisa.

Na parte de investimentos a empresa necessitará contratar o módulo contábil de seu sistema, que envolverá o valor da mensalidade e provavelmente o desembolso com uma taxa de implantação.

Também haverá investimento em pessoal, com a contratação de contadores ou técnicos que farão a contabilização em si.

Consequentemente haverá um investimento em estrutura física para esse pessoal, como preparação de salas, mobiliário, equipamentos, etc.

Esse formato de contabilidade serve para todas as empresas?

 

Não, pequenas empresas ou empresas iniciantes talvez não devam implantar a contabilidade integrada.

Isso porque as despesas talvez não sejam viáveis pelo porte e pelo volume de informações geradas.

No entanto empresas já estabelecidas, com crescimento consistente e dependendo do grau de complexidade do setor em que atuam já devam pensar nessa ideia.

Empresas de médio porte, cujo faturamento anual é maior que R$ 16 milhões por ano já tem uma complexidade na operação que justifica totalmente uma contabilidade desse tipo.

No final sempre cabe uma análise do empresário, pesando os prós e contras.

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Custos e despesas, você sabe a diferença?

por Equipe de conteúdo

Custos-e-despesas

O caminho para a excelência em gestão começa com pequenos passos.

Saber a diferença entre custos e despesas é uma delas.

Nesse artigo vamos dar uma breve visão sobre esse assunto.

O que são despesas?

Despesas são todos os valores gastos com bens e serviços necessários à manutenção da empresa em geral.
Folha de pagamento, aluguel, publicidade, material de expediente, são exemplos de despesas.
São desembolsos que a empresa precisa realizar para manter-se funcionando.
Independentemente do volume de produtos produzidos e/ou vendidos as despesas são gastos necessários para manter a empresa aberta.

O que são custos?

Pode-se considerar como custo todo valor gasto na produção de produtos ou prestação de serviços alvo da atividade fim da empresa.
Aparecem na categoria de custos todo tipo de matéria-prima e energia usada para a produção de bens.
A folha de pagamento, quando de pessoal envolvido diretamente na produção também é considerado como custo.
São exemplos de custos a borracha usada na fabricação de pneus, o plástico usado na fabricação de brinquedos e assim por diante.
Um prestador de serviços que utilize produtos (ou outros serviços) para prestar o serviço final também deverá contabilizar tais gastos como custos.

Como diferenciar despesas de custos?

O primeiro passo para é ter clareza que os custos tem a capacidade de serem atribuídos ao produto final da empresa.
As despesas por outro lado são sempre de natureza geral, fato que torna mais complexo vinculá-las diretamente aos itens produzidos pela empresa.

Uma forma eficaz de diferenciar custos e despesas na rotina é questionar se determinado gasto fosse eliminado, se a produção seria afetada.
Caso positivo, esse gasto pode ser considerado como custo.
Caso a resposta seja negativa, o gasto é considerado como uma despesa.

Exemplos de despesas e custos

Dentro dessa lógica um bom exemplo de despesa são os gastos com publicidade.
Ainda que houvesse uma redução ou mesmo um corte total no investimento dessa atividade a produção de bens ou serviços da empresa não seria afetada.
Um dos reflexos talvez fosse uma queda nas vendas, mas nada relacionado com a produção em si.
Voltando ao exemplo da fábrica de pneus, os gastos com a compra de borracha para a fabricação de pneus, tratam-se sim de um custo.

Caso este gasto fosse cortado, os pneus não poderiam ser produzidos, o que afetaria diretamente o estoque e a produção da empresa.
Em resumo os custos estão sempre ligados a gastos de produção e vinculados de forma direta a produtos e a serviços da empresa.
A esta chamamos de atividade-fim.

As despesas são os desembolsos com a parte administrativa (gestão), vendas e outros que não se relacionam de forma direta com a produção de bens e serviços.
A estas chamamos de atividade-meio.

Despesas Custos

Classificação de custos e despesas: fixos ou variáveis?

Outra questão importante que devemos observar com relação aos custos e despesas é sua natureza: Fixos ou variáveis.
Como o próprio nome diz, custos ou despesas fixas são aqueles que não mudam, independente do volume de produção e vendas da empresa.
Um dos mais fáceis de identificar nessa categoria é o aluguel.
Aconteça o que acontecer, seu valor tende a ser o mesmo todos os meses.

Logo independente do volume de atividade da empresa o gasto é o mesmo todos os meses.

Outros exemplos de despesas fixas, podem ser internet (depende do contrato que a empresa tem com o fornecedor), honorários contábeis, seguros, taxas de funcionamento e tarifa de água, tendem a ser despesas fixas também.
Lembrando que se a água for um insumo (numa fábrica de refrigerantes por exemplo) ela torna-se um custo e nesse caso seria variável, pois estaria atrelada diretamente ao volume produzido.
A regra é bem simples, tudo o que não sofrer variação em decorrência do volume produzido é uma despesa ou um custo fixos.

Custos caixa e custos não caixa

Uma outra forma de classificação dos custos e despesas é analisa-los sob o efeito do impacto no caixa e impacto contábil.
Os custos com efeito caixa são aqueles que impactam diretamente o caixa da empresa, ou seja, há uma efetiva saída de recursos financeiros.
Podemos ter claro como exemplo de custos caixa o pagamento de fornecedores de matérias-primas para a produção.

Por outro lado, os custos não caixa não apresentam uma saída financeira.
A depreciação é uma delas.
Um bem tem seu valor contábil diminuído ano a ano até que em um determinado momento seja contabilizado como valor zero.
Na teoria durante o passar do tempo a empresa foi vendo o valor de seus ativos fixos sendo reduzidos, sem necessariamente ter tido desembolso de caixa com isso.

Que tal dar um passo adiante na gestão da sua empresa?

A Unimake é especialista em software de gestão ERP para empresa de varejo e agroindústrias.

Um sistema de gestão usado adequadamente é o pilar da admnistracao de empresas de sucesso.

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