5w2h: Como esse plano de ação pode ajudar sua empresa a ser mais eficiente

por Equipe de conteúdo

5w2h

É um fato! Boa parte dos projetos nas empresas em geral são atividades relativamente simples, que não demandam um planejamento complicado e demorado.

Por outro lado, pior do que ter um planejamento complexo e caro para fazer algo simples é não ter planejamento nenhum.

Isso porque sem nenhum tipo de controle, a execução de algo que era para ser simples pode acabar se tornando uma bagunça.

É por essa razão que a metodologia 5W2H foi criada e tem ajudado de forma simples o planejamento de tarefas em equipe no mundo todo nos últimos anos.

Vamos conhecê-la?

Origem da metodologia 5W2H

Essa metodologia ou ferramenta como muitos a chamam foi criada no Japão, mais especificamente dentro da indústria automotiva durante os anos de 1960 e 1970 como parte dos esforços de melhoria continua.

Com seu sucesso ela foi posteriormente difundida para todo o mundo.

O que é e como funciona a metodologia 5W2H

Como você deve estar pensando, 5W2H é uma sigla para as iniciais das palavras em inglês:

“What?”, que significa “o quê?”
“Why?”, que significa “por quê?”
“Who?”, que significa “quem?”
“Where?”, que significa “onde?”
“When?”, que significa “quando?”
“How?”, que significa “como?”
“How much?”, que significa “quanto?”

Basicamente, a metodologia 5W2H consiste em “fazer as perguntas certas” e alocar igualmente as pessoas certas para a execução de tarefas dentro de um projeto.

Sua aplicação tem como finalidade auxiliar na elaboração de planos de ação, como uma espécie de checklist que proporciona clareza aos membros da equipe quando da execução de um projeto, demostrando o papel de cada um e outras informações relevantes para o sucesso do referido projeto.

Apesar de simples, é considerada uma das técnicas mais eficazes em relação planejamento de atividades e elaboração de projetos.

Exemplos de uso

Na prática a 5W2h consiste em planejar o que será feito, por que, quando, onde, quem e a que custo.

Isso é particularmente útil para atribuir as responsabilidades, prazos e as motivações do porquê da realização de uma tarefa/projeto.

Veja nesse exemplo:

A empresa decide fazer uma apresentação, no formato de live pela internet, para todos os seus vendedores, no país todo, sobre os números das vendas obtidos no primeiro semestre e apresentar as metas e estratégias para o segundo semestre.

Não é um projeto ultra complexo, mas também não é uma tarefa trivial.

Vai exigir planejamento e preparação da equipe comercial da matriz da empresa.

Logo o trabalho ficou distribuído assim:

Entendendo o que cada “pergunta” significa

What (o quê)
Essa pergunta ajudar a identificar o plano de ação, o “o quê” também ajuda quem está analisando o plano a entender exatamente o que será feito, de maneira clara.

Why (por que?)
Essa é com certeza uma das perguntas mais importantes da ferramenta 5W2H, afinal toda ação precisa ter uma justificativa já que, além de demandar tempo de trabalho dos colaboradores, pode consumir recursos financeiros da organização. Descreva em termos práticos o motivo da atividade estar sendo realizada.

Who (quem?)
A 5W2H é especialmente interessante de ser usada para projetos em equipe, logo é importante nomear um responsável para cada ação, de modo que haja clareza das responsabilidades de cada um.

Where (onde?)
Em algumas situações, parece que essa pergunta não faz sentido, por exemplo quando uma tarefa é realizada na internet, porém em outros casos é importante determinar o local onde a atividade será realizada. Por exemplo pode ser que a atividade envolva o transporte de algo ou deslocamento para outra cidade, sendo assim, perguntar “onde” vai ajudar a prever os eventuais custos dessa tarefa.

When (quando?)
O “quando” é uma informação fundamental, afinal toda atividade dentro de um projeto precisa ter prazo. Sem uma definição de data de entrega as tarefas tendem a ser procrastinadas e esquecidas.

How (como?)
Quando um membro da equipe consulta o plano de ação 5W2H, deve ser capaz de saber tudo sobre a atividade, todos os detalhes, inclusive o “modo de fazer”. Conforme a complexidade, você pode descrever o processo em passos e numerá-los ou, se não houver necessidade, fazer apenas uma descrição breve.

O grande trunfo da metodologia 5W2H é servir como material de apoio ao longo do projeto. É como se um plano de ação preparado com essa metodologia fosse um “mapa” que dá a visão geral a todos os envolvidos de tudo o que tem que ser feito, por quem será feito, em que prazos, locais etc.

Essa sacada é muito simples, porém extremante poderosa.

How much (quanto?)
Por último, mas não menos importante deve-se estimar o orçamento de um projeto planejado com a ferramenta. Em geral muitas atividades não tem custo, pelo menos não direto, pois serão realizadas pelo pessoal interno que já recebe salários para isso. Porém em outras pode haver custo, como por exemplo o aluguel ou a aquisição de um equipamento, o custo de transporte de um item, passagens, alimentação, etc. Logo é muito importante pensar em tudo isso na fase de planejamento para que a empresa se prepare financeiramente e não tenha surpresas durante a fase de execução.

É muito fácil de implantar

Como visto no exemplo acima um plano de ação 5W2H é muito fácil de ser criado, você pode usar o Excel ou Word.
Se preferir o Sebrae oferece um modelo que pode ser baixado em PDF, dá uma olhada clicando aqui.

Conclusão

A metodologia de plano de ação 5W2H apesar de muito simples é muito efetiva na realização de projetos simples.

Ela dá clareza ao gestor da empresa e ao time realizador dos aspectos gerais e mais importantes de um projeto.

É indicada para trabalhos em equipe para projetos simples, afinal ela é clara e simples o suficiente nesses casos.

Você conhecia essa ferramenta? Gostaria de colocá-la em prática?

É super simples, reúna seu time e mãos à obra.

Obrigado por ser um leitor do blog da Unimake, acompanhe-nos aqui e nas redes sociais que sempre publicaremos novos materiais relacionados à gestão e organização das empresas.

Obrigado e até o próximo artigo!

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Novos canais de atendimento agilizam o suporte aos clientes Unimake

por Equipe de conteúdo

Canais de atendimento Unimake

A Unimake vem aprimorando continuamente os canais de comunicação com seus clientes sempre buscando a agilidade e o máximo desempenho.

Sabemos o quão importante é ter soluções ágeis e principalmente a facilidade de manter esse contato entre a empresa e os usuários de seus sistemas.

Dessa forma queremos trazer alguns esclarecimentos que vão ajudar na compreensão de como as informações de suporte que chegam até nós são processadas e principalmente, ajudar você amigo(a) cliente a escolher o melhor canal para você.

Atualmente oferecemos 4 canais de atendimento para suporte técnico e administrativo aos nossos clientes.

São eles:

• Telefone
• Painel do cliente
• E-mail
• Chat (Central de ajuda + Base de conhecimento)

Vale lembrar que o atendimento aos aplicativos Web (Uninfe, Unidanfe e DANFE View) se dá exclusivamente através do Chat.

Vamos falar mais sobre cada um deles

Telefone

O tradicional telefone é o (44) 3141-4900 onde podem ser escolhidas diversas opções no menu eletrônico.

Para cliente do Único ERP o caminho é escolher a opção 3 – Suporte a Produtos + 3 – Suporte ao Único ERP.

O cliente será atendido por um colaborador do setor de triagem que registrará um ticket no painel do cliente contendo a solicitação do usuário.

Painel do cliente

O painel do cliente é uma ferramenta recente de suporte implantada pela Unimake e visa facilitar a interação entre os usuários e nosso time de suporte.

O acesso no painel é feito através do endereço www.atendimento.unimake.com.br onde o próprio usuário pode relatar a ocorrência e um ticket será aberto automaticamente no final do processo.

A grande vantagem de se cadastrar e usar o painel do cliente é que além da facilidade e agilidade em abrir tickets o usuário pode acompanhar o status dos seus atendimentos sabendo como eles estão sendo processados.

A Unimake iniciou 2020 com o painel para 62 clientes e agora está em fase de expansão, então se você ainda não tem seu login e senha entre em contato com nosso suporte e solicite o acesso e treinamento.

E-mail

Outro canal bastante tradicional de suporte é o e-mail, onde os clientes Unimake podem enviar uma mensagem para suporte@unimake.com.br com todas as informações da solicitação.

Um fato bem legal sobre enviar um e-mail para o nosso suporte é que quando a mensagem chega até a Unimake um ticket é aberto diretamente no painel do cliente.

Chat dentro da central de ajuda

O quarto meio de comunicação com o suporte Unimake é através do CHAT dentro da página de CENTRAL DE AJUDA.

O acesso é feito em www.suporte.unimake.com.br onde o usuário clica no botão “Posso ajudar?” que fica no canto inferior direito da página e escolhendo a opção “Atendimento ao Único ERP”.

Além do chat outra grande vantagem da CENTRAL DE AJUDA é a base de conhecimento da empresa.

Clicando em “Base de conhecimento” e expandindo o produto “Único ERP” à esquerda da página, ou pesquisando o assunto diretamente em “Olá, como podemos ajudar você?”.

Esta base de conhecimento conta com diversos artigos de auxílio aos nossos produtos.

Vale dar uma olhada pois os usuários vão encontrar nessa seção muitas soluções para os problemas mais comuns.

 

Qual é a melhor opção para os usuários Unimake?

Todas as mudanças que implementamos num período recente foram com o intuito de dar mais poder aos usuários.

O fato é que a digitalização dos meios de comunicação os canais de internet ganharam recursos e muita força.

Vale salientar que não existe meio de contato “mais rápido”.

Todos os pontos de contato de suporte da Unimake são gerenciados por uma única equipe e uma única ferramenta, que é o painel do cliente.

Então quando o usuário liga, manda um e-mail, entra no chat ou acessa o painel do cliente, todas as informações (relato do problema por exemplo) “caem” no mesmo local.

Ou seja, elas são registradas na ferramenta de gestão de tickets da Unimake e são tratadas pela equipe de triagem que fará os encaminhamentos para os técnicos de suporte disponíveis e capacitados ao atendimento de acordo com o grau de complexidade da demanda.

Ou seja, os meios convencionais de contato como o telefone tem hoje a mesma velocidade de atendimento dos canais digitais, visto que toda a informação é canalizada para uma ferramenta central e tratada pelos atendentes Unimake.

Em todos os canais, seja por voz (telefone), seja por registro de texto (e-mail, chat e painel do cliente) vão gerar protocolos de atendimento nesta base comum e direcionados pelo nosso setor de triagem para a análise e priorização.

O que é a central de triagem?

A central de triagem é um departamento da Unimake composto pelos atendentes de “suporte nível I” da empresa (Situações de menor complexidade).

Esse departamento faz como o próprio nome diz, uma triagem de todos os atendimentos que chegam (ligações, e-mails, chat, etc.) e dão dois tipos de tratamento para esses contatos:

1) Se o chamado tiver uma solução que possa ser prontamente atendida: Os atendentes vão dar a solução imediatamente ao usuário solicitante.

2) Se a solução requerer uma solução mais complexa: Os atendentes vão encaminhá-la para um suporte nível II (Nível mais avançado) que analisará e prontamente retornará ao usuário com uma solução ou com uma análise de acordo com o caso.

O atendimento telefônico “vai morrer”?

O telefone ainda é uma importante ferramenta de comunicação e não, o suporte telefônico não vai morrer.

Porém com a modernização e a facilidade das ferramentas digitais é possível que ele perca espaço.

Vemos isso o tempo todo, como por exemplo as pessoas se acostumando a pedir comida e transporte pelos aplicativos do que ligando para fazer isso.

As ferramentas digitais de suporte da Unimake proporcionam essa facilidade e o melhor de tudo é que dão a possibilidade dos usuários acompanharem a situação de seus tickets, coisa que pelo telefone não é possível.

Além disso o telefone não garante um atendimento mais rápido, visto que todos os chamados sejam por telefone, sejam por texto caem na mesma ferramenta e são processadas pelo setor de triagem.

Como faço para me cadastrar no painel do cliente?

Por enquanto o cadastro está sendo feito apenas para clientes do Único ERP e para cadastrar-se entre em contato conosco pelo chat (www.suporte.unimake.com.br) ou pelo e-mail suporte@unimake.com.br e solicite a criação do seu login.

Nosso pessoal fará contato e agendará um treinamento de como usar a ferramenta.

Com isso você estará apto a abrir e acompanhar seus tickets de suporte num clique!

Esperamos ter ajudado com essas informações.

Conte sempre com nosso time de atendimento, obrigado, até o próximo artigo e bons negócios!

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Gestão de Estoque: Qual sua importância estratégica?

por Equipe de conteúdo

A gestão de estoque deve ser vista como um aspecto estratégico nas empresas de sucesso

Nas empresas que produzem e comercializam bens, como indústrias e atacado e varejo em geral, o estoque é um dos ativos mais valiosos, pois seja a matéria prima, insumos passando pelos produtos acabados, esses bens representam a essência do negócio.

Diferentemente das empresas de prestação de serviço, as empresas que comercializam bens físicos se “fundem” aos produtos em si.

Quer ver?

Não tem como pensar na Coca-Cola indústria sem pensar na Coca-Cola refrigerante, assim como pensar na Ford indústria, sem pensar nos carros.

Então se as empresas e os produtos praticamente são uma coisa só, os estoques devem receber uma atenção especial, afinal sem eles não tem produto e não tem… empresa!

Dentro desse contexto uma boa gestão de estoque deve ser primordial para o sucesso do negócio.

Apesar da importância da gestão de estoque infelizmente ainda se contata que muitas empresas não dão a devida atenção a esse aspecto da gestão.

Neste artigo vamos analisar esse tema para que você conheça os principais conceitos e importância dos estoques na gestão das empresas.

Vem com a gente.

O que é gestão de estoque

É a atividade de controlar e organizar as quantidades de matérias primas e insumos necessários para a atividade da empresa bem como dos produtos acabados que serão comercializados aos revendedores ou clientes finais.

Esse controle deve ser em nível:

• Estratégico:

o Controlar os dados sobre os volumes estocados disponíveis para produção e venda (inventários e relatório de estoques em geral);
o Gerar inteligência do negócio sobre as demandas de cada produto em cada época do ano (Sazonalidade por exemplo);
o Datas de vencimento, numeracao de lotes e rastreabilidade;
o Emissão de relatórios para prestação de contas à órgãos reguladores, órgãos fiscais, entre outras.

• Físico:

o Controlar o ambiente garantindo condições ideais de armazenamento, refrigeração, ventilação e humidade;
o Segurança física contra danos causados pelo clima, furtos e roubos;
o Acesso restrito a pessoal autorizado em caso de produtos controlados; perigosos, inflamáveis ou estratégicos para empresa;

A gestão de estoque representa a capacidade da empresa organizar e controlar a quantidade de matérias primas, insumos e produtos em um determinado momento.

Mas ela deve ir além do mero controle físico, deve prover inteligência estratégica para que a empresa entenda seu “mix” de produtos e suas demandas.

Essa gestão vai determinar as necessidades de aquisição de estoques versus as promoções que deverão ser feitas para que haja um fluxo harmonioso entre os volumes estocados e as vendas nas épocas certas.

A parágrafo pareceu complicado?

Vamos dar alguns exemplos:

A gestão de estoque conduzida de maneira adequada numa rede de farmácias deverá identificar que no verão o consumo de bronzeadores e protetores solares tende a aumentar.

Também no final de ano, com as festas de natal e ano novo um supermercado deve estar preparado para o aumento nas vendas de carnes em geral, tanto as comuns, quanto as especiais.

Esse mesmo supermercado deve saber que no meio do ano durante os meses de junho e julho aumenta consideravelmente o consumo de itens das festas juninas (Pipoca, amendoim, etc.).

Ou seja, essas empresas tem que estar preparadas para esses eventos.

Devem analisar seus estoques, fazerem projeções e decidirem se deverão fazer novas compras ou se os estoques atuais são suficientes para suprir a demanda.

Quando se trata das vendas para atacado, a indústria em geral trabalha com prazos de entrega e se caso a empresa que atua na venda ao consumidor final não faça um bom planejamento pode ser ver no meio da alta temporada de consumo de um produto sem ele.

Logo percebemos que o conceito da gestão de estoque é mais ampla que apenas manter os produtos armazenados corretamente, ela se insere na estratégia da empresa como um todo e afeta todos os departamentos da empresa, desde o setor de estocagem em si, passando pelos departamentos administrativos, contábil, comercial e claro, a direção geral.

 

Por que a gestão de estoque é importante?

Bom, já demos bastante pistas sobre a importância da gestão do estoque não é mesmo?

Uma má gestão de estoque pode comprometer a sobrevivência do negócio num mundo onde a competividade é cada vez mais acirrada e os custos são crescentes.

Essa área deve ser vista como alta importância estratégica.

Ter um depósito cheio de matérias primas e mercadorias não é garantia de sucesso do negócio.

A questão central é saber o quão estratégicos devem ser os produtos armazenados e seus volumes.

Estoques são investimentos, afinal para que a empresa os tenha houve uma saída de dinheiro do caixa.

Se a empresa tem estoques enormes, mas que não “giram” com a velocidade adequada a empresa em algum momento pode ter problema de caixa.

Isso porque o dinheiro que deveria estar na conta bancária está nos depósitos.

Imagine uma situação então de má gestão de estoque onde sobram mercadorias, mas falta dinheiro para pagar os funcionários por exemplo?

Outra situação de má gestão seria aquela em que produtos são jogados fora por extravio ou vencimento do prazo de validade.

Também podemos olhar para um cenário bastante comum e que gera enorme prejuízo às empresas quando simplesmente ocorre a depreciação total de itens em estoque causado pela obsolescência.

Isso acontece quando a empresa “esquece” ou negligencia a venda de certos produtos estocados e com o tempo e a evolução tecnológica eles simplesmente perdem todo o valor.

Um exemplo disso seria uma empresa ter em seu estoque peças de um computador que deixou de ser fabricado há 15 anos atrás.

Elas simplesmente viram sucata e a empresa joga dinheiro fora ao ter que descartá-las.

Existem produtos que são estratégicos de serem mantidos em maiores volumes, outros pelo contrário, devem ser armazenados ao mínimo.

Cada empresa deve acumular experiência e inteligência para fazer a gestão de estoque ideal, mantendo os volumes de estoque adequados, nem em excesso e nem em níveis muito baixos.

Deve haver um constante fluxo de informação entre a direção da empresa, o setor de estoque e o setor comercial para que não aconteçam falhas de comunicação e a operação funcione adequadamente como deve.

Uma gestão organizada dos estoques vai atuar de modo que os estoques em excesso não comprometam a saúde financeira da empresa e que os estoques muito baixos ou mesmo que a ausência de produtos nas prateleiras gere a perda de vendas.

Diante de todo esse contexto fica mais que evidente que a gestão de estoque é um dos pilares de sucesso das empresas.

 

Gestão de estoque como estratégia empresarial

A atividade empresarial em geral é sujeita a muitos imprevistos, seja na indústria, seja no comercial.

Mas isso não exime o empresário da responsabilidade de zelar pelo futuro da sua empresa, de seus colaboradores e em respeito a seus clientes.

Manter uma gestão de estoque bem afinada significa controlar o presente e tentar antever o futuro.

Quando a empresa realiza uma negociação vantajosa com seus fornecedores (leia-se comprar com um bom desconto) isso cria uma ótima uma vantagem competividade.

Prever tendências e fazer liquidações também.

Estoques em excesso geram perdas e falta de mercadorias na hora certa também.

Esse conceito tem que ser muito bem compreendido e trabalhado pelos gestores das empresas como forma de diferencial competitivo no mercado.

Como a sua empresa quer ser vista perante o mercado?

A forma como a sua empresa gerencia os estoques diz muito para o seu público sobre o quão organizada (ou não) ela é.

A empresa que cria uma cultura onde a gestão do estoque é vista com um aspecto prioritário da gestão se sobressai.

Na verdade, se sua empresa for organizada no controle de estoques, provavelmente ela será organizada em todos os outros setores.

Relaxo e negligencia não combinam com controle de estoques.

Todos na empresa devem ter clareza da importância da organização e controle corretos do estoque.

Como uma coisa leva a outra essa clareza da importância traz junto a disciplina.

Sim, a gestão do estoque exige disciplina, e muita!

O processo de entrada e saída de mercadorias deve ser feito como extremo rigor.

É como lavar a louça, se você deixa para depois elas se acumulam e fica muito mais difícil colocar em ordem depois.

A disciplina assim como a prioridade devem ser disseminados pela empresa de modo a evitar que estoques bagunçados virem rotina.

Quem nunca chegou numa empresa onde o vendedor olhou no computador e disse que tinha o produto, mas quando foi ver na prateleira não tinha.

Como você se sentiu?

Frustrado? Xingou mentalmente o vendedor umas 20 vezes e saiu falando pra todo mundo o quanto a empresa era desorganizada?

Como a sua empresa quer ser vista pelo mercado?

Organizada ou bagunçada?

Isso fará toda a diferença para a continuidade e o sucesso do negócio.

Como realizar uma boa gestão de estoque

Como já dissemos no tópico anterior deve existir um forte sendo de prioridade e disciplina entre todo o time, começando pela direção.

Para empresas iniciantes a experiência do empreendedor e do seu time contam muito, mas à medida que o negócio cresce o uso de ferramentas é fundamental.

O uso de um bom sistema de gestão ERP vai garantir as ferramentas certas para todo o clico de gestão do estoque começando desde o pedido de compra, passando pela entrada das mercadorias através da nota fiscal, que por sua vez alimentará automaticamente o financeiro (Contas a pagar), os estoques (saldo), a parte contábil e finamente o comercial, na hora de dar saída nos produtos através da nota de venda.

Além disso o sistema de gestão ERP ajuda a gestão com questões estratégicas como a margem de lucratividade dos produtos bem como controle de estoques mínimos e máximos.

Até um passado recente esse processo era caótico em muitas empresas que usavam vários sistemas “desencontrados”.

Um sistema para controlar os estoques, outro para fazer a contabilidade e outro para fazer as vendas.

Isso tudo ficou para traz pois hoje os sistemas ERP integrados alimentam de forma confiável as informações de vários departamentos com uma única entrada de dados.

Sistemas como o Único ERP por exemplo permitem inclusive a entrada dos dados diretamente através do XML da NF-e.

Além disso muitos ERP´s permitem a integração com smartphones e tablets para a contagem/inversos de estoque de forma remota pelos funcionários alimentando diretamente o banco de dados.

Esperamos que estas informações tenham lhe ajudado a ter uma melhor compreensão sobre esse assunto.

Nos próximos artigos vamos explorar aspectos mais detalhados da gestão de estoque como estoque mínimo, estoque máximo, curva ABC, entre outros.

Acompanhe nosso blog que sempre publicaremos mais materiais relacionados à gestão e organização das empresas.

Obrigado por ser um leitor do blog da Unimake e até o próximo artigo!

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Mudanças na consulta completa da NF-e a partir de Julho de 2020

por Equipe de conteúdo

A partir desta data, a consulta completa da NF-e no Portal Nacional da NF-e estará disponível somente para os participantes da operação comercial descritos no documento eletrônico.

Visando garantir mais segurança e sigilo sobre as informações que circulam nos Documentos Fiscais Eletrônicos a SEFAZ vai implementar a partir do dia 07/07/2020 uma importante mudança no processo de consulta de XML´s de NF-e.

A partir desta data, a consulta completa da NF-e no Portal Nacional da NF-e estará disponível somente para os participantes da operação comercial descritos no documento eletrônico.

Essa mudança vem em cumprimento ao Ajuste Sinief nº16/2018, de modo que a consulta completa da NF-e no Portal Nacional se tornará restrita apenas aos participantes da operação comercial descritos no documento eletrônico.

São eles:

  • Emitente,
  • Destinatário,
  • Transportador e
  • Terceiros

Estes últimos desde que informados na tag autXML.

A consulta completa por estes participantes se dará obrigatoriamente por meio de certificado digital.

Estas restrições não se aplicarão às NF-e´s cujos destinatários sejam pessoa física (CPF) sem inscrição estadual e pessoa jurídica (CNPJ) sem inscrição estadual.

Fonte: Receita Federal do Brasil – Matéria completa

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Covid: Portarias trazem orientações p/ ambientes de trabalho durante a pandemia

por Equipe de conteúdo

Portarias trazem orientações para ambientes de trabalho durante a pandemia

 

Publicadas no Diário Oficial da União (DOU) desta sexta-feira (19/6), duas portarias conjuntas trazem medidas para prevenção, controle e mitigação dos riscos de transmissão da covid-19 nos ambientes de trabalho. Uma, de orientações gerais, é assinada pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia (Seprt-ME) e pelo Ministério da Saúde; a outra, específica para frigoríficos e latícinios, além das duas Pastas, tem a assinatura do Ministério da Agricultura, Pecuária e Abastecimento.

Específica para a indústria de abate e processamento de carnes e derivados destinados ao consumo humano e laticínios, a Portaria Conjunta 19 visa a prevenção, controle e mitigação de riscos de transmissão da covid-19 nos ambientes de trabalho durante a pandemia.

Entre as orientações estabelecidas pela portaria, estão o afastamento imediato, por 14 dias, dos trabalhadores que sejam casos confirmados ou suspeitos de covid-19 e também daqueles que tiveram contato com casos confirmados da doença. No período, a remuneração deve ser mantida pela empresa. Se os empregados estiverem assintomáticos por mais de 72 horas e um exame laboratorial descartar o novo coronavírus, é possível retornar ao trabalho antes das duas semanas.

Orientações gerais

A Portaria Conjunta 20 traz as medidas necessárias a serem observadas pelas mais diversas organizações – exceto serviços de saúde, para os quais há regulamentações específicas –, de forma a preservar a segurança e a saúde dos trabalhadores, os empregos e a atividade econômica. O documento, porém, não determina ou autoriza a abertura de estabelecimentos, limitando-se a apresentar um conjunto de disposições a serem observadas por aqueles que estiverem em funcionamento.

Com exceção do item 7.2 do Anexo I – referente ao fornecimento de máscaras cirúrgicas ou de tecido a todos os trabalhadores –, a Portaria 20 entra em vigor a partir da data de publicação e produz efeitos até o término da declaração de emergência em saúde pública, previsto na Portaria 1.565 de 2020.

Empregadores devem estabelecer e divulgar aos empregados – e terceirizados – os protocolos necessários para a identificação precoce e afastamento dos trabalhadores com sinais e sintomas; os procedimentos para que todos informem os sinais e sintomas, inclusive de forma remota; instruções sobre higiene; e eventuais necessidades de promoção de vacinação.

Também estão previstas medidas para possibilitar o distanciamento social nas instalações; para uso de equipamentos de proteção individual (EPI); para limpeza e desinfecção de locais de trabalho e áreas comuns; para o transporte fornecido pelas organizações; bem como ações para garantir a higienização das mãos em locais próximos ao trabalho e nas áreas de circulação.

Fonte: Ministério da Economia: Matéria original

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Persona: As vantagens de definir o perfil de cliente ideal para sua empresa

por Equipe de conteúdo

A persona ajuda as empresas a traçarem as melhores estratégias de comunicação, marketing e vendas de modo a atrairem o público certo e obterem os melhores resultados.

Persona, você já ouviu essa palavra ou leu sobre ela?

Ao pé da letra, persona é a palavra em latim para pessoa, mas nos últimos anos essa palavra ficou muito famosa não pelo seu lado linguístico e sim usada no mundo do marketing e vendas.

Se você quer melhorar as ações de marketing e vendas da sua empresa acompanhe-nos nesse artigo que vamos falar sobre isso.

O que é persona?

Persona é a representação fictícia do cliente ideal de uma empresa.

Ela é baseada em dados reais sobre o comportamento destes clientes bem como suas características demográficas.

Uma persona bem construída representa ainda a criação de suas histórias pessoais, motivações, objetivos, necessidade, desafios e preocupações.

Algumas pessoas também a chamam de buyer persona ou avatar.

Em resumo, quando se fala em estratégias de marketing e vendas para empresas, uma persona é a representação mais real possível da média dos clientes que esta empresa atende.

Para que a persona serve?

A persona serve para direcionar os esforços de marketing, vendas e as estratégias gerais de comunicação e de criação de novos produtos e/ou serviços da empresa.

De forma bem simplificada podemos dizer que a criação e o direcionamento das campanhas de marketing usam a persona para seu desenvolvimento visando atingir os clientes certos e obter os melhores resultados.

Qual é a diferença entre persona e público-alvo?

Até já falamos sobre público-alvo em outro artigo aqui no blog da Unimake, então vamos esclarecer isso.

É comum que haja confusão entre o conceito de público-alvo e persona, porém eles não exatamente são a mesma coisa.

Por exemplo:

Público-alvo: Homens de 25 a 45 anos, casados, proprietários de casas, com formação em ensino médio ou superior e renda média mensal entre R$ 4.000,00 e R$ 8.000,00 que gostam de fazer eles próprios os consertos e pequenas reformas domésticas com agilidade e praticidade.

Persona: Carlos, 30 anos, é casado e trabalha em escritório. Gosta de fazer pequenos trabalhos manuais. É organizado e sempre está mantendo sua casa em bom estado com as reformas em dia que ele próprio faz. Dispõe dos finais de semana para isso então precisa de materiais e ferramentas práticas, mas de custo acessível.

Percebe a diferença?

De maneira geral, público-alvo é uma parcela abrangente da sociedade para quem a empresa vende seus produtos ou serviços.

A persona, por outro lado é a representação do seu cliente ideal, de forma mais humanizada e personalizada possível.

Num primeiro momento isso soa a mesma coisa, porém quando se vai criar uma estratégia comercial e de marketing faz toda a diferença pensar de forma direcionada “à pessoa do Carlos” e não a um público-alvo alvo extenso e genérico.

Um fato importante relacionado à criação de personas é que as empresas não precisam ficar “presas” a uma só.
É possível e em alguns casos até saudável a empresa ter 3 ou 4 personas que serão usadas em suas estratégias.
Porém não é bom extrapolar, pois o uso de muitas personas provavelmente levará à perda do foco nas estratégias.

Como se define uma persona?

A definição de uma persona envolve o contato com o seu público-alvo, afinal um empreendedor que se preze conhece seus clientes.

A partir daí é necessária uma pesquisa para identificação das características comuns entre consumidores habituais.

Em geral no contato do dia a dia o empreendedor consegue identificar essas características em comum, e elas são o ponto de partida para a definição da persona da empresa.

Nos casos em que a empresa esteja em processo de abertura e ainda não tem base de clientes, o ideal é que o empreendedor tenha um conhecimento sólido do mercado em que vai atuar e use essa experiência para definir uma persona inicial e a partir da empresa aberta “ir melhorando ela” com os erros e acertos.

Em termos práticos, o que o empresário deve fazer é reservar um tempo somente para essa atividade.

Caso tenha equipe, reúna-os também nesse exercício.

Esse deve ser um exercício formal, onde os presentes vão refletir e elencar as situações de consumo e características mais comuns do perfil médio dos clientes.

Desse exercício devem ser listadas as necessidades, sonhos, desejos, dores, objetivos e também o perfil socioeconômico da persona.

Por exemplo:

  • Que problemas nosso cliente médio resolve consumindo nossos produtos e serviços?
  • O cliente médio do nosso negócio consome nossos produtos com mais tempo ou precisa de algo ágil?
  • Quanto em média ele está disposto a pagar?
  • Qual a idade e renda média dele?

É recomendável que nessa tarefa de definição de persona sejam usados dados da empresa como relatórios de clientes e histórico de vendas que podem ser obtidos a partir do sistema de gestão.

Se a empresa quiser algo mais sofisticado também pode recorrer a pesquisas para idealização de sua persona com empresas especializadas.

O mais importante de tudo é que o empresário use a maior quantidade de possível de dados reais que tenha a mão, evitando ao máximo usar informações subjetivas e “achismos” na hora de definir sua persona.

A segunda coisa mais importante é ir melhorando o seu perfil com o passar do tempo, baseado nos erros e acertos que forem verificados.

Por quê definir uma persona?

Definir uma persona ajuda a empresa a ter foco e precisão em suas ações comerciais e de marketing.

Imagine quando você vai comprar um presente para um amigo, o que você faz?

Vai numa loja e compra a primeira coisa que vê ou analisa, reflete e tenta comprar algo que aquela pessoa gosta (ou precise) muito?

Agora de forma inversa ao nosso exemplo, quando você quer vender algo para alguém, você tentará fazer isso “de forma aleatória” para um público geral ou vai procurar fazer campanhas que tragam os clientes certos?

A persona serve para isso.

Para que sua empresa crie as estratégias com foco máximo no cliente que vai consumir seus produtos e serviços.

Essa estratégia vai além das campanhas de venda

A persona serve de base para todas as estratégias da empresa e não somente as de marketing direto em si.

Empresas que usam o marketing de conteúdo como ferramenta de atração e manutenção de clientes também usam a persona na hora de produzir seus materiais.

E não se trata apenas de estratégias de vendas.

As empresas que criam novos produtos ou serviços, precisam acima de tudo de ter o máximo de certeza possível sobre o perfil dos futuros consumidores.

Um produto criado com as perspectivas erradas de quem irá consumi-lo pode gerar um prejuízo enorme e até a falência do negócio.

Estas empresas se baseiam fortemente nas personas na hora de criarem ou melhorarem seus produtos.

Enfim, o uso dessa técnica é muito abrangente e funciona para todos os tamanhos e segmentos de empresas.

Os hábitos mudam e as pessoas também

A definição de uma persona não é algo escrito em pedra, portanto o empreendedor deve ficar atento às mudanças que ocorrem no mercado e na sociedade.

De tempos em tempos pode ser que seja necessário fazer “um realinhamento” do perfil de seus consumidores ideias.

Fique atento!

As vantagens da definição do perfil de cliente ideal

Alinhamento é parte do segredo das empresas de sucesso.

Quando uma empresa tem suas equipes alinhadas o desempenho, as vendas e os lucros só crescem e melhoram.

É como numa orquestra: A beleza da sinfonia está na sincronia entre todos os seus membros.

Ter uma (ou algumas) persona(s) bem definidas(s) ajuda ao time a ter clareza do produto, clareza na comunicação e clareza nas estratégias em geral.

Esse afinamento faz com que a empresa acerte e melhore cada vez mais.

Sua empresa já tem as personas definidas?

Não perca tempo, reúna sua equipe e comece a fazer esse exercício agora mesmo.

Você vai ver os resultados da sua empresa mudando de nível.

Esperamos que estas informações tenham lhe ajudado a ter uma melhor compreensão sobre esse assunto.

Acompanhe nosso blog que sempre publicaremos mais materiais relacionados à gestão e organização das empresas.

Obrigado e até o próximo artigo!

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Público-alvo: Entenda e defina qual é o ideal para sua empresa

por Equipe de conteúdo

A definição do público-alvo correta é um dos pilares das empresas de sucesso que melhor satisfazem seus clientes

A definição de um público-alvo adequado é um dos maiores ativos que uma empresa pode ter.

Ele a é a espinha dorsal de toda a estratégia comercial da empresa, de onde vem as receitas e os lucros e como a empresa se posiciona no mercado.

Neste texto vamos analisar as particularidades desse tema e como ele pode alavancar os negócios da sua empresa rumo à liderança.

Fique com a gente

Entendendo o que é público-alvo

De modo geral o público-alvo consiste num grupo específico de consumidores que compartilham um perfil semelhante.

Essas pessoas tem gostos ou necessidades parecidas que os levam a consumir determinados produtos e serviços.

O tema envolvendo o público-alvo é tão importante que Philip Kotler, um dos maiores autores em marketing de todos os tempos cunhou a frase:

“marketing consiste na tomada de ações que provoquem a reação desejada de um público-alvo.”

Ele continua:

“O processo deve começar tendo-se em mente um público-alvo bem definido: possíveis compradores dos produtos da empresa, usuários atuais, pessoas que decidem ou influenciam; indivíduos, grupos, públicos específicos ou o público em geral. O público-alvo exerce uma influência fundamental nas decisões do comunicador sobre o que, como, quando, onde e para quem dizer.”

Diante de tamanha importância não soaria exagero dizer que a definição do público alvo é o ponto de partida da constituição de uma empresa!

Como o empreendedor deve definir o público alvo de sua empresa?

Num conceito convencional o empreendedor tem que se fazer algumas perguntas para definir qual é o potencial público consumidor de sua empresa.

Esse exercício deve ser o mais sólido possível, de forma ideal com a realização de pesquisas e entrevistas.

Hoje existem muitas ferramentas com as quais o empresário pode contar para fazer esse levantamento, especialmente na internet com sites de pesquisas, formulários, buscas no Google, entidades de classe com o Sebrae, sindicatos e muito mais.

Para fugir do achismo, quanto mais dados o empreendedor reunir sobre seus futuros clientes melhor.

Um breve roteiro pode contar com os questionamentos a seguir:

 

1) Qual problema seu produto ou serviço resolve?

Em geral as pessoas compram benefícios e soluções e não produtos e serviços em si.

É como aquela famosa frase: “O Cliente não compra uma furadeira, ele compra o furo na parede”.

Essa pergunta apesar de parecer um tanto óbvia de todas é a mais importante de todas.

Para facilitar a partir daqui vamos chamar produtos e serviços apenas de “soluções”, ok?

Suas soluções vão ajudar os potenciais clientes a economizar dinheiro ou recursos?

Vai ajudá-los a ganhar mais dinheiro?

Organizar um processo?

Manter uma vida saudável?

Vai ajudá-los em sua locomoção? Educação? Um hobby talvez?

Identificar que tipo de vantagem sua empresa oferece é o primeiro passo para definir o tipo de pessoa que você deve mirar como cliente.

As soluções que a empresa oferece vão estar ligadas diretamente às necessidades do seu público-alvo.

Responder essa pergunta é o ponto de partida para definir seu público-alvo.

 

2) Quais são as maiores dificuldades, problemas ou desejos do seu público-alvo?

Aqui é importante que o empresário se coloque no lugar do cliente.

O empreendedor deve despir-se de suas vaidades e gostos pessoais e pensar com a cabeça de quem ele gostaria de atrair para tornar-se um consumidor.

Procurar imaginar como é o dia-a-dia desses consumidores.

As particularidades do local onde vivem, as limitações (ou não) de sua renda.

A fase da vida que estão passando (juventude, casamento com filhos, terceira idade, por exemplo).

Se o público forem empresas ou governos, que tipos de desafios eles tem como melhorar o desempenho, cumprir a legislação e as exigências dos órgãos reguladores?

No exercício de levantar qual o público-alvo esta pergunta n.o 2 “meio que se funde” com a pergunta n.o 1.

Vale ressaltar também que é muito importante que o empreendedor conheça a fundo suas soluções, pois um conhecimento superficial do ramo que a empresa atua poderá levar a estimativas equivocadas.

 

3) Onde estes clientes estão?

Responder essa pergunta leva em conta a estratégia da empresa em termos de alcance geográfico.

Por exemplo, uma empresa que comercializa tijolos teria grande dificuldade comercial se definisse seu público em outro estado, pois os custos de frete tornariam o negócio inviável.

Por outro lado, uma empresa que fabrica equipamentos médicos de alta tecnologia não teria problema algum em oferecê-los à hospitais em todas as regiões do país, afinal o alto valor agregado e a especificidade desse tipo de solução permite negócios feitos com clientes, mesmo que distantes.

Mesmo as empresas que atuam no e-commerce (vendas pela internet) em algumas situações e dependendo do tipo de produto vendido terão que delimitar seus público alvo à uma determinada região.

Para finalizar, um último exemplo: Um restaurante popular em São Paulo terá que definir seus potenciais clientes nos limites de seu bairro, afinal seria impraticável entregar uma refeição de R$ 20,00 do outro lado de uma cidade com 12 milhões de habitantes.

 

4) Qual o perfil sócio-econômico desses clientes?

Se falamos em pessoas físicas, essa pergunta quer saber: Qual é a renda, a escolaridade ou as particularidades desses clientes?

Uma loja de produtos populares tenderá a ter como alvo clientes das classes C, D e E.

Uma joalheira num shopping tenderá a vender para clientes das classes A e B.

Seu produto será para jovens que farão o vestibular? Então não vale a pena incluir em seu público alvo pessoas já graduadas.

Se o seu ramo for vendas para empresas, essas empresas serão pequenas, médias ou grandes?

Entender isso é mais um passo no processo de definição do seu público-alvo.

Ter as repostas a essas quatro perguntas ajudará muito o empreendedor a compreender e direcionar os esforços da empresa para o público com maior propensão a comprar dela.

Todas as empresas devem se preocupar em definir seus públicos alvo?

Absolutamente sim!

Definir e trabalhar voltado para um público direcionado deve se aplicar a todos os tipos e portes de empresas, desde a micro até a multinacional.

Todos os pilares da estratégia, desde o marketing, passando pelo comercial e pelo pós-venda vão ter que se basear no tipo de clientes que serão atendidos.

Não importa o tamanho do seu empreendimento, defina seu público-alvo!

publico-alvo-clientes-empresas

Exemplos de públicos-alvo

As vezes escrevemos bastante, mas ainda assim precisamos de alguns exemplos, aqui daremos alguns de públicos-alvo para empresas hipotéticas.

São apenas exemplos ok?

Para uma empresa que vende produtos para a pele:

Mulheres, de 25 a 35 anos, casadas, com filhos pequenos, com renda familiar entre 5 a 15 salários mínimos que buscam manter uma aparência saudável.

Para uma empresa que oferece cursos de inglês online:

Estudantes e profissionais, com idades entre 20 e 30 anos, de ambos os sexos, com renda familiar acima de 7 mil Reais mensais e que pretendem fazer intercâmbio ou viajar para o exterior nos próximos 18 meses.

Para uma empresa que vende pneus para caminhão:

Homens, com idade entre 25 e 55 anos, que trabalham como motoristas ou donos de transportadoras e que morem na região sul do Brasil.

Para uma distribuidora de medicamentos que atua na região Nordeste do país:

Farmácias com até 10 filiais, localizadas em capitais e/ou cidades com população acima de 500 mil habitantes.

 

Leia também: 7 motivos para as empresas implantarem um sistema ERP

 

A importância de escolher corretamente seu público-alvo

Até há algum tempo atrás, ter um público-alvo era algo simples, bastava dizer que seu produto era feito para pessoas da idade X e com perfil econômico Y.

Se pensarmos em um carro, por exemplo, essa definição até então funcionava bem, afinal há algumas décadas praticamente todo mundo queria ter um.

Porém, não é mais surpresa que hoje somente isso basta.

O perfil do consumidor é cada vez mais específico, com muito mais nichos e necessidades especiais em cada um deles.

Vamos de novo com um exemplo?

Entre as décadas de 1960 até o começo dos anos 2000, a grande maioria dos homens jovens, acima de 15 anos (mesmo que ainda não pudesse dirigir) tinha no carro um sonho de consumo.

Atualmente pesquisas mostram que as novas gerações, em especial quem nasceu a partir de 2000 já não consideram um carro como um item tão essencial assim.

Muitos sequer estão tirando a carteira de motorista.

Isso está dando um nó na cabeça das fabricantes de automóveis que estão tendo que repensar não somente suas estratégias de marketing como o próprio futuro do carro em si.

Quem era público-alvo há 20 anos atrás hoje talvez não seja mais.

Esse afastamento dos jovens com relação ao desejo de ter um carro está relacionado com as mudanças em nossa sociedade.

A tecnologia (por exemplo os aplicativos de chamada de carros), a sofisticação (aumento da oferta de modelos) e as mudança na sociedade tem muito a ver com isso.

Vamos continuar no exemplo, ainda com carros.

Quem já tem uma certa idade vai lembrar que na década de 1980 o carro familiar de mais de 50% das famílias era o bom e velho Fusca.

O consumidor não tinha muito o que fazer, eram poucas opções, o poder aquisitivo era menor, então muitas famílias iam de Fusca mesmo.

E hoje, com as configurações familiares cada vez mais diferentes, tais como casais sem filhos, casais com filhos, mulheres solteiras com filhos, jovens morando sozinhos com pets, idosos, etc.

Então o público alvo de um SUV de 7 lugares é diferente do público de um casal sem filhos e por aí vai.

Então, novamente reforçando, a pesquisa e a definição do público-alvo corretos determinam substancialmente as chances de sucesso ou de fracasso de uma empresa.

Como a definição do público-alvo vai nortear as estratégias da empresa?

O perfil dos clientes é sem dúvida um dos pilares da estratégia de uma empresa e dessa forma mitos fatores internos serão impactados, tais como:

• A identidade visual e a linguagem da empresa;
• Quais os canais de comunicação ela vai usar;
• Como vai ser o leiaute e aparência das lojas;
• Que tipo de conteúdo produzir;
• Quais eventos vai participar;
• Qual será o perfil dos vendedores e do pessoal de atendimento em geral;
• Quais parcerias vai firmar?
• Até mesmo o nome da empresa pode ser influenciado.
• E muitos outros fatores.

No fim das contas o público-alvo vai determinar o posicionamento de mercado e até podemos dizer sem exagero que vai influenciar a cultura da empresa.

Conclusão

Começar um novo negócio é quase sempre a realização de um sonho.

Mais do que apenas ganhar dinheiro, muitos empreendedores alimentam verdadeiramente o sonho de ajudar seus clientes e a sociedade de forma geral.

Definir corretamente o público-alvo será um dos passos que o empreendedor deverá tomar nesse sentido.

Jamais ignore essa etapa, dê toda a ênfase possível na definição do público a que pertencem seus clientes e isso somado a um trabalho sério e uma boa condução na gestão sem dúvida trarão sucesso ao negócio.

Esperamos ter te “dado uma luz” sobre esse assunto.

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7 motivos para as empresas implantarem um sistema ERP

por Equipe de conteúdo

7 motivos para as empresas implantarem um sistema ERP
As informações são a alma das empresas.

Pode soar exagero, mas num mundo onde a inovação tornou-se obrigatória e constante a inteligência das empresas reside nas informações por ela geradas.

Certamente os ativos físicos ainda tem grande impacto, mas a capacidade de gerar valor através das ideias e dos dados tornou-se mais importante do que nunca.

Nesse contexto adotar um sistema integrado de gestão, ou ERP como também é conhecido não é apenas garantir a eficiência do negócio, mas muitos casos podem significar a sobrevivência da empresa frente à concorrente cada vez mais acirrada.

Mas o que é um ERP?

ERP é a sigla do inglês para “Entrerprise Resource Planning” ou Planejamento de recursos empresariais numa tradição livre.

Esse nome é dado aos sistemas de informação que agem de forma integrada dentro da estrutura das empresas, onde as informações são alimentadas unificadamente e há toda uma cadeia de compartilhamento dos dados entre todos os departamentos.

Os sistemas ERP são uma evolução dos sistemas MRP criados nas décadas de 1970 e 1980 e hoje tornaram-se praticamente indispensáveis para empresas de todos os ramos e portes.

Nesse artigo vamos analisar as vantagens deles para as empresas e porque os empresários não podem se dar mais ao luxo de não ter uma solução destas em suas empresas.

Vamos a elas…

1) O ERP centraliza todas as informações da empresa

Esse item não é o número 1 à toa, afinal integração é a palavra-chave nos dias de hoje.

As empresas que não usam um ERP têm de usar diversos sistemas, planilhas e controles paralelos para tocar a operação de modo geral.

Imagine o pesadelo de ter um sistema para controle de estoques e emissão de vendas, um sistema para controlar o contas a pagar e receber um outro para fazer contabilidade?

Imagine ainda o uso de planilhas e fichas de papel paralelas?

Isso tudo vai causar uma série de problemas na empresa, tais como:

• Aumento do tempo gasto nos controles.
• Aumento de erros pela falta de números integrados.
• Perda de tempo e dificuldade na tomada de decisões pelos gestores.
• Possibilidade da prática de fraudes.
• Perda de eficiência geral da empresa, tanto na operação quanto nos lucros.
• Aumento dos índices de satisfação dos clientes.
• Dano à imagem da empresa de forma geral.

Uma empresa eficiente é como uma máquina perfeitamente calibrada.

Se cada responsável (cada peça) na operação não tiver as informações adequadas o desempenho vai ser prejudicado.

2) Diminuição de erros = ganho de eficiência

Nas empresas que utilizam um ERP, as entradas (inputs) de informação acontecem de forma unificada. Esse fato por si só reduz significativamente os erros.

Por exemplo, uma nota fiscal de compra, é dada entrada apenas uma vez pelo setor de estoque e a partir daí essa informação é compartilhada com outros departamentos cuja aquela informação é necessária, como o financeiro (a nota alimenta o contas a pagar) e o contábil (a NF precisa ser contabilizada).

Vamos fazer uma analogia.

Você está conversando com apenas uma pessoa, então você entende tudo o que ela diz, porém quando você está numa sala cheia de gente o ruído de várias conversas simultâneas prejudica o seu entendimento.

Essa é a palavra: Ruído.

O ERP elimina o ruído da entrada das informações e isso contribui enormemente para o ganho da eficiência da empresa.

3) Mais confiabilidade para tomada de decisões pela gestão da empresa

Se você está no comando, quer ter certeza que as decisões que está tomando são baseadas em informações confiáveis, certo?

É assim com o ERP, ele proporciona informações confiáveis para a tomada de decisões.

Isso acontece porque além de haver apenas um canal de entrada, a informação é filtrada e validada ao longo da operação.

Voltando ao exemplo da Nota Fiscal de compra, se o departamento que realizou sua inserção no ERP cometer algum engano, ao longo de “sua trajetória” dentro da empresa outros departamentos vão rapidamente identificar os eventuais erros e a partir daí o próprio time vai tratar das correções.

Isso seria muito difícil se essa mesma Nota Fiscal fosse inserida em diversos sistemas diferentes, que não conversassem entre si.

Essa integração torna as informações consistentes para que os gestores tomem as decisões com alto grau de confiabilidade.

4) Um ERP aumenta a produtividade

Pelas razões que já mencionamos, a adoção de um ERP diminui muito o retrabalho, pois os colaboradores não necessitam fazer múltiplas entradas das mesmas informações e não perdem tempo fazendo conferências de itens desnecessários.

Isso significa um aumento significativo da produtividade dos colaboradores.

A integração das informações faz essa mágica e o desempenho da empresa decola!

5) Um ERP especializado turbina o desempenho da empresa

Hoje existem centenas de ERP´s no mercado altamente especializados na atividade das empresas.

ERP para farmácias, para supermercados, para agroindústrias, para lojas de material de construção, para cartórios, para transportadoras, enfim, praticamente todas as atividades econômicas contam com uma solução de tecnologia especializada.

Isso é uma grande evolução, pois até meados dos anos 2000 ainda existiam muitos ERP’s genéricos, que até ajudavam as empresas, mas ainda desejam a desejar.

Hoje, com a alta especialização dos sistemas de gestão as empresas atingem um novo patamar de desempenho.

Esses softwares são produzidos e implantados por especialistas no ramo do cliente, então a conversa entre as partes acontece “na mesma língua”.

Um software de gestão especializado no ramo da empresa gera um salto de produtividade, desempenho e lucro, pois as funcionalidades são pensadas para aquela atividade.

Por exemplo, uma empresa que precisa lidar com pesagem, contará com um software integrado à balança, uma empresa que produz produtos controlados pelo governo, terá um software com um eficiente controle de lotes e assim por diante.

A especialização do ERP adequado à atividade da empresa proporciona um ganho de desempenho incalculável, a ponto de ser significante pela permanência da empresa no mercado (ou não, sem ele).

6) Segurança dos dados

Um sistema ERP ajuda as empresas a ter maior segurança aos dados da sua empresa, especialmente em dois aspectos.

Na operação do sistema em si, onde o gestor pode criar níveis de acesso e controlar quem pode visualizar e editar determinadas informações.

Isso garante que pessoas não autorizadas acessem informações sensíveis da operação.

O outro aspecto da proteção de dados é a consolidação das informações num banco de dados centralizado.

O banco de dados pode ser salvo através do backup na nuvem, mantendo todos os dados seguros e de fácil recuperação em caso de incidentes.

7) Facilidade de treinamento e entrosamento entre os colaboradores

Como nossa última dica a adoção de um ERP facilita o treinamento e o entrosamento dos novos funcionários.

Ainda que empresas pequenas isso talvez não seja tão sentindo, em empresas de maior porte e que tem filiais/unidades a adoção de um sistema de gestão “força” o uso de uma linguagem em comum entre os colaboradores.

Em vez de ter que treinar os novos funcionários em vários aplicativos, o treinamento ocorre em apenas um.

Além disso um colaborador veterano pode treinar um novato mesmo à distância, se houver essa necessidade.

Sem dúvida, um excelente ganho adicional.

Conclusão

É bem provável que a adoção de um sistema de gestão ERP tenha outras vantagens que não mencionamos aqui, mas o fato é que essa ferramenta se tornou a arma secreta das empresas mais eficazes do mercado.

Esperamos que estas informações tenham lhe ajudado a ter uma melhor compreensão sobre esse assunto.

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IRPJ: O que você precisa saber para manter sua empresa em dia

por Equipe de conteúdo

IRPJ é um dos mais importantes impostos que as empresas do Simples Nacional, Lucro Real e Lucro Presumidor recolhem

O Imposto de Renda de Pessoa Jurídica (IRPJ) é um tributo federal cobrado de empresas e até podemos considerá-lo um “irmão” do IRPF, o Imposto de Renda Pessoa Física, que é cobrado das pessoas.

Tal qual, o IRPJ necessita o envio da declaração em prazo estabelecido pela Receita Federal, de acordo com os modelos de tributação a que pertence cada empresa.

Nesse artigo vamos analisar algumas particularidades desse imposto e o que normas as empresas precisam cumprir para não ficarem em débito com o “leão”.

O que é IRPJ?

O Imposto de Renda de forma geral é sem dúvida uma das maiores fontes de receita para o Governo Federal, tanto no que se refere às Pessoas Físicas (IRPF) quanto às Pessoas Jurídicas (IRPJ).

Estima-se que no primeiro trimestre de 2019, aproximadamente, 20,6% da arrecadação Federal veio somente através do IRPJ, ou seja, 1/5 das receitas federais, nada mau não?

O IRPJ assim como o IRPF é tributado sobre os lucros, de forma que as empresas e o cidadãos pagam a cada exercício (a cada ano civil) sobre as operações que resultaram em lucro.

Quem precisa contribuir com IRPJ?

A declaração do IRPJ (DIRPJ) envia ao Fisco Federal as informações sobre as movimentações contábeis e fiscais das empresas, comprovando o cumprimento dos deveres tributários enquanto Pessoa Jurídica.

O pagamento se dá por meio das guias DARF ou DAS, a depender do tipo de regime de tributação da empresa, gerados pela contabilidade dentro do período de apuração.

A contribuição do IRPJ é obrigatória para todas as empresas, porém as micro e pequenas empresas enquadradas no regime do Simples Nacional dispõe de um mecanismo que facilita a contribuição destas em relação às empresas do Lucro Presumido e do Lucro Real.

Vamos analisar esse ponto mais adiante.

O IRPJ e os modelos de tributação das empresas

O pagamento do IRPJ é disponibilizado em quatro modalidades diferentes, porém basicamente todas possuem a mesma alíquota de 15%, exceto as empresas pertencentes ao Simples Nacional.

Vamos analisá-las:

Simples Nacional

Como já mencionamos, as empresas que se utilizam do modelo de tributação do Simples realizam o pagamento do Imposto de Renda de Pessoa Jurídica de forma simplificada, através da DAS (Documento de Arrecadação do Simples).

È importante salientar que o Simples Nacional tem várias regras de acordo com a atividade e faixa de faturamento das empresas, de modo que nem todas pagam o mesmo IRPJ.

Dessa forma o IRPJ já se encontra dentre os 8 impostos cobrados das empresas do Simples Nacional no recolhimento da DAS.

Lucro Real

Em geral as empresas do Lucro Real são aquelas de maior porte, sendo que é um regime de tributação obrigatório para empresas financeiras e montadoras de veículos por exemplo.

No Lucro Real a alíquota cobrada é de 15% sobre o lucro real total da empresa, ou seja, uma empresa obteve lucro de R$ 1 milhão num trimestre terá de pagar R$ 150 mil de IRPJ.

Mas ATENÇÃO: existe um adicional obrigatório de 10% sobre valor excedido, caso o lucro mensal exceda R$ 20.000,00.

Essa regra é muito importante e você deve verifca-la com seu contador.

Lucro Presumido

A modalidade de Lucro Presumido é permitida para empresas possuem um faturamento anual entre R$ 4 milhões e R$ 78 milhões e é paga trimestralmente.

Nesse modelo de tributação o “lucro” é “presumido” pelo governo, ou seja, existem tabelas que determinam um percentual de lucro automático das empresas enquadradas neste sistema (mesmo que ainda elas eventualmente venha a ter prejuízo).

Essas alíquotas podem variar de 1,6% a 32% do faturamento.

Em seguida, é então aplicada a alíquota de 15% e, assim como na tributação Lucro Real, pode haver um adicional de 10%, caso exceda o lucro superior a R$ 60.000,00 no trimestre.

O modelo de Lucro Real traz um volume de complexidade “intermediário” entre as empresas do Simples Nacional e as do Lucro Real, de modo que as empresas tem a vantagem de estimar seu lucro com base no faturamento.

Dessa forma elas não precisam apresentar uma contabilidade muito detalhada sobre como o valor foi obtido.

Veja nesse exemplo:

Um comércio varejista que tenha adotado o Lucro Presumido tem segundo a tabela do Governo, uma margem de lucro de 8% sobre sua receita.

Suponhamos que num trimestre essa empresa tenha um faturamento de R$ 500.000,00, logo seu lucro estimado será R$ 40.000,00.

Nessa lógica aplicando a alíquota de 15% sobre este valor, a empresa terá de recolher R$ 6.000,00 para o IRPJ (R$ 40.000,00 x 15%)

Lembra da regra do adicional de 10% que mecionamos antes?

Vamos ver como ficaria?

No trimestre seguinte esse varejo viu uma melhora significativa nas vendas e obteve u faturamento de R$ 800.000,00.

R$ 800.000,00 x 8% na tabela automática do governo representam um lucro presumido de R$ 64.000,00.

Como o lucro trimestral superou o teto de R$ 20.000,00 mensais (R$ 21.333,33 mais precisamente) aqui entra o adicional de 10% sobre o calculo do IRPJ, que ficará assim:
R$ 64.000,00 x 25% = R$ 16.000,00 a ser recolhido de IRPJ.

Então apesar de ser um sistema “relativamente descomplicado” é sempre bom que os empresários que aderiram ao Lucro Presumido estejam conversando com seus escritorios contábeis para verificar até onde esse modelo é vantajoso.

Períodos de Apuração do IRPJ

Apuração Anual

Somente as empresas optantes pela modalidade de Lucro Real podem optar pelo pagamento anual do IRPJ. Sendo assim, a apuração deve ser sempre em 31 de Dezembro do ano calendário.

Apuração Mensal

Essa opção é dada também somente às empresas optantes pela tributação Lucro Real.

O pagamento do IRPJ é efetuado mensalmente, sobre uma base de cálculo estimada, mas a empresa tem que optar formalmente por ele e isso acontece iniciando-se com o pagamento do imposto referente aos lucros do mês de janeiro, ou o primeiro mês de atividade, quando no caso de empresas recém abertas.

Apuração Trimestral

As empresas do Lucro Real que não quiserem fazer o recolhimento do IRPJ mensalmente tem a opção do recolhimento trimestral.

Esse formato também é permitdo às empresas do Presumido e são encerrados nas seguintes datas:

1º Trimestre – 31 de março
2º Trimestre – 30 de junho
3º Trimestre – 30 de setembro
4º Trimestre – 31 de dezembro

O IRPJ apurado trimestralmente pode ser pago até o último dia do mês subsequente ao encerramento do período de apuração, em quota única.

Como já analisamos num artigo anterior aqui no blog, em que tratamos dos regimes de tributação que as empresas podem aderir quando são abertas, frisamos que o IRPJ é um dos impostos mais complexos e digamos “decisivos” na hora de escolha do regime que a empresa vai adotar.

Isso porque ele incide sobre os lucros da empresa e portanto é muito importante que o empresário juntamente com sua assessoria contábil façam as simulações necessárias para avaliar qual regime adotar.

Além disso o cenário fiscal e econômico brasileiro é bastante dinâmico, portanto, mesmo que a empresa já esteja em funcionamento num determinado regime (Simples, Lucro Real ou Lucro Presumido) mas perceba que o seu crescimento ou as mudanças promovidas pelo governo impactem significativamente sobre os impostos recolhidos, uma alteração de regime deverá ser realizada se a essa necessidade for constatada.

Para o escritório contábil, se faz necessário a atenção constante sobre todos os cálculos e datas de apuração para gerar as guias corretamente e dentro do prazo, evitando multas e transtorno para a empresa.

O atraso ou não pagamento do IRPJ, podem até acabar encerrando as atividades.

Crítico não?

Sua empresa está em atividade?

Qual regime de tributação você escolheu para ela?

Está em dia com as obrigações e prazos?

Essa atenção aos detalhes é muito importante para sempre manter a regularidade fiscal e não gerar problemas para o crescimento do seu negócio a médio e longo prazo.

Essas informações te ajudaram? Esperamos que sim!

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Obrigado e até a próxima!

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Regime tributário: Qual é o melhor para sua empresa?

por Equipe de conteúdo

A escolha do regime tributário é umas das decisões mais importantes que o empreendedor deve tomar na condução de sua empresa. Entenda nesse artigo quais são os modelos e como elas refletem no dia a dia do negócio.

O Regime tributário apesar de ser extremamente importante nem sempre é o primeiro ponto a ser analisado pelo empreendedor na hora de abrir a empresa.

Muitas escolhas são feitas antes, e é natural, afinal a criação de um negócio próprio é muitas vezes a realização de um sonho.

Porém essa é uma escolha que terá que ser tomada com bastante análise, cautela e claro, com a ajuda de um profissional contábil.

Nesse artigo vamos analisar os três tipos de regimes de tributação existentes no cenário fiscal do país e como eles impactam os negócios.

Considerações sobre o regime tributário brasileiro

O regime tributário é o conjunto de leis e normas que definem a forma como são calculados e recolhidos os impostos das empresas.

Dentre essas normas, uma das que mais influencia as empresas é a possibilidade de ao final de cada exercício (cada ano) alterar seu regime tributário vigente.

Essa “janela” que acontece todos os anos é uma oportunidade dada pelo fisco ao empresário para decidir manter seu regime tributário atual ou migrar para outro que julgue mais vantajoso.

Para tomar essa decisão o empresário deve analisar vários fatores como: A receita do período, a facilidade ou dificuldade em calcular os impostos no regime atual, o valor de impostos que vem pagando, etc.

Enfim, não se trata de uma mera análise fiscal, mas sim também estratégica, manter-se ou não no sistema de tributos atual.

Mas há um porém. Manter-se no regime tributário não vai depender somente da vontade do empreendedor, pois existem uma série de regras que deverão ser respeitadas.

Dentre elas as principais são o volume de faturamento da empresa e o ramo de atividade.

Ou seja, dependendo das condições, a mudança de regime de tributário pode ocorrer (ou não) por vontade do empresário, de acordo com sua análise estratégica, mas se houver uma vedação pelo fisco, o simples desejo de mudar de sistema não será possível.

Sejam quais forem as circunstâncias, esse é um movimento que tem que ser tomado com bastante análise e cautela pela empresa, pois pode impactar o resultado financeiro final do negócio.

Além disso dado o emaranhado de normas e a complexidade de calcular os diferentes cenários da empresa em cada regime, faz-se mais que necessário que o empresário conte com o apoio de um contador nesse momento.

Fica a dica!

Quais são os regimes tributários vigentes no país?

São três, a saber:

Simples Nacional:

É o regime de arrecadação de tributos, como o nome diz, mais simples dos três.

Ele foi criado em meados da década de 1990 pelo Governo com o objetivo de simplificar o pagamento de tributos, principalmente por parte das empresas pequenas e médias, como Microempresas (ME), Empresas de Pequeno Porte (EPP) e Microempreendedor Individual (MEI).

Para se enquadrar no Simples, a empresa deve ter receita bruta máxima de R$ 4,8 milhões no último ano-calendário e mínima de R$ 360.000,00, no caso das EPP’s. Para os ME’s, a receita deve ser igual ou inferior a R$ 360.000,00, e para os microempreendedores (MEI), o faturamento não pode ultrapassar os R$ 81.000,00 anuais.

A quase totalidade das Microempresas e Empresas de Pequeno Porte aderem a ele.

O Simples passou por várias mudanças nos últimos anos, permitindo o ingresso de centenas de ramos de atividade e por isso hoje sua predominância “no mercado”.

No Simples todos os tributos são cobrados em uma única guia (DAS) e o valor é determinado pela atividade exercida.

Essa guia unificada, a DAS compreende o pagamento dos seguintes tributos: IRPJ – Imposto de Renda da Pessoa Jurídica, CSLL – Contribuição Social sobre o Lucro Líquido, IPI – Imposto sobre Produtos Industrializados, PIS – Programa de Integração Social, PASEP – Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público, COFINS – Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social, CPP – Contribuição Patronal Previdenciária, ICMS – Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços e ISS – Imposto Sobre Serviços.

Anualmente as empresas devem apurar se ainda estão aptas a manter-se no regime do Simples ou se deverão deixa-lo (mudar para o Lucro Presumido ou Lucro Real).

Em geral o prazo para essa escolha é até o dia 31 de janeiro de cada ano, hipótese em que também podem aderir empresas que foram excluídas e empresas dos outros regimes (desde que cumpram os requisitos legais).

Lucro Presumido:

O LP, para os íntimos, é um formato de tributação mais complexo que o Simples Nacional, mesmo assim ele é permitido a todos os ramos de empresas (desde que não tenham uma receita maior que R$ 78 milhões por ano).

Nele, as apurações de IRPJ (Imposto de Renda da Pessoa Jurídica) e CSLL (Contribuição Social sobre Lucro Líquido) são baseadas em um percentual sobre a estimativo de lucro, ou seja, em uma receita bruta presumida, ou prevista.

Como o nome indica, ele se baseia na receita bruta “presumida” para calcular IRPJ e a CSLL, com percentual de margem pré definido por lei, dependendo do ramo de atividade da empresa.

O LP é como se diz popularmente, uma “faca de dois gumes”.

Se a empresa obter um lucro maior do que o previsto, pagará o imposto sobre a margem fixada previamente, ou seja, pagará menos.

Do outro lado porém, se obtiver um lucro menor, os tributos também serão calculados sobre a margem prevista, e nesse caso pagará a mais.

Para se enquadrar neste regime, a empresa precisa apresentar receita bruta total no último ano-calendário igual ou inferior a R$ 78 milhões.

Lucro Real:

O “LR” é sem dúvida o regime mais complexo dos três, mesmo assim também pode ser adotado por todas as empresas, até as iniciantes.

Geralmente, este é o regime adotado por grandes empresas, além de algumas cuja adesão é obrigatória, ou seja, alguns ramos de atividade são obrigados a se enquadrar no regime de Lucro Real de acordo com o Art. 14 da Lei 9.718.

Alguns exemplos são fabricantes de cerveja, fabricantes de motocicletas e automóveis, instituições bancárias, seguradoras e empresas cujo faturamento seja igual ou superior a R$ 78 milhões anuais.

A apuração do IRPJ e da Contribuição Social é feita diretamente sobre o Lucro Líquido da empresa, a partir do lucro apurado na escrituração contábil, ajustado conforme a legislação.

As empresas do Lucro Real calculam sua tributação com base no lucro líquido e podem optar pela incidência mensal ou trimestral.

No final do ano, é calculado o lucro real e descontado o que já foi pago mensalmente.

As vantagens do Lucro Real é que diferentemente do Lucro Presumido, os impostos são pagos somente sobre o resultado efetivo da empresa, de modo que ela não pague impostos a mais ou a menos “de forma automática”.

Sua óbvia desvantagem é a complexidade de cálculo, que obriga as empresas a terem departamentos contábeis muito bem estruturados a fim de apurar e recolher corretamente os tributos não incorrendo em risco de penalidades junto ao fisco.

Como definir o melhor regime tributário para a minha empresa?

Entender em detalhes as diferenças, vantagens e desvantagens de cada regime tributário é uma tarefa que exige muita atenção do empresário.

Cada empresa tem suas particularidades e funciona de um jeito.

Por exemplo, há muito tempo caiu por terra o mito de que o Simples Nacional é o melhor sistema para as empresas que estão começando.

Isso vai depender muito do ramo de atividade, do tipo de produto ou serviço que a empresas comercializa, do número de funcionários que possui.

O Lucro Real espanta as pequenas empresas, mas sem uma análise adequada você poderia mesmo descartá-lo para o seu negócio?

Além disso como mencionado anteriormente, a cada ano as empresas tem a oportunidade de mudar de regime tributário, ou seja, o que está funcionando em maio pode não estar mais funcionando em dezembro.

Por isso em todos esses casos, seja na abertura da empresa, seja durante o decorrer de sua vida, o empresário deve estudar a fundo os regimes do Simples, do Lucro Presumido e do Lucro

Real bem como contar sempre com uma assessoria contábil competente e estar constantemente analisando seu negócio.

A decisão de qual modelo de tributação terá um grande impacto nas diferentes fases do negócio.

Esperamos ter ajudado a esclarecer um pouco mais esse assunto ou pelo menos aguçado sua vontade de aprender mais.

Acompanhe nosso blog que sempre publicaremos mais materiais relacionados à gestão e organização das empresas.

Obrigado e até a próxima!

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