Como agir quando sua nota fiscal é denegada?

por jeber

Assim como outros problemas fiscais, a nota fiscal denegada causa diversas dúvidas no empreendedor, afinal, por que a NFe emitida por mim foi denegada? Como emiti-la? Será que a Sefaz tem algum problema com o meu negócio?

Essas são apenas algumas dúvidas que pairam sobre essa temática, e entender sobre ela ajuda o empreendedor e estar regularizado perante o fisco.

O que é nota fiscal denegada?

Uma nota fiscal denegada é aquela que a Secretaria da Fazenda e Planejamento – Sefaz – identifica alguma irregularidade no cadastro do emitente ou do destinatário da nota.

Quando uma nota fiscal é emitida (assinatura digital do arquivo XML) e enviada para a avaliação da Sefaz, esse órgão a submete a diversas regras de validação, e é neste momento que ela poderá ser aprovada, denegada ou rejeitada.

Ao ser denegada, uma nota fiscal não pode ser faturada nem tampouco cancelada ou inutilizada, de modo que o esse novo status é definitivo e o número da NFe deverá ser registrada junto ao fisco e armazenada pelo prazo de 5 (anos), segundo o art. 173 da Lei nº 5.172 do Código Tributário Nacional.

É importante citar que uma nota denegada passou por todo o processo de validação da Sefaz, e por isso o registro neste órgão é indispensável.

É importante que os empreendedores monitorem sempre as NFe denegadas que são emitidas contra seu CNPJ, ok?

Diferença entre nota denegada e nota rejeitada

Você já sabe que uma NFe emitida poderá ser aprovada, denegada ou rejeitada pela Sefaz, e entendido o caso de denegação, falta saber o que é a NFe rejeitada e qual a diferença entre ela e a denegada. Sobre a nota fiscal aprovada, não temos muito a que nos delongar, visto que esta vai produzir seus efeitos usuais.

Podemos dizer que ambas as NFe a Secretaria da Fazenda não autoriza que a operação fiscal a que essa nota fiscal está ligada seja consumada.

Assim sendo, a principal diferença se dá no status das duas NFe: enquanto a denegação é definitiva e gera a inutilização da NFe, a rejeição pode ser corrigida e reenviada com a mesma numeração.

Podem ser mais de 500 motivos os que resultam na rejeição de notas fiscais, sendo alguns deles:

  • falha nos cálculos;
  • dados incorretos na NFe;
  • assinatura digital do arquivo XML inválida;
  • Erro 205: se a numeração da NFe rejeitada corresponder ao mesmo número de uma NFe denegada (que é inutilizado, lembra?).

Assim sendo, resta claro que outra diferença basilar na diferença entre as duas notas são os seus motivos. Enquanto a rejeitada apresenta as causas aduzidas acima, a denegação pode ocorrer apenas nos casos de:

  • Erro 301: a emissão da nota possuir irregularidades com o Fisco;
  • Erro 302: o destinatário da nota encontrar-se irregular no Fisco;
  • Erro 303: o destinatário da nota não estar habilitado para operar na unidade federativa daquele Fisco (no país).

O que fazer em caso de NFe denegada?

Para cada motivo de denegação existe uma forma de resolução da NFe denegada. Algumas podem ser executadas pelo próprio emitente da nota, já outras não. Vamos falar da possibilidade de solução nos três:

Erro 301: uso denegado pela irregularidade do emitente

Nesse caso, como o erro é com o emitente, este terá de verificar se sua própria Inscrição Estadual está regular, e essa busca pode ser realizada facilmente pelo site do SINTEGRA ou no Cadastro Centralizado do Contribuinte (CCC) de seu estado de atuação.

Se sua IE estiver suspensa, cancelada, baixada ou em processo de baixa, o resultado da pesquisa irá acusar como “não habilitado”, e a única forma de sair dessa situação é o emitente entrar em contato com a Sefaz para regularizar sua situação, e assim conseguir emitir mais NFe’s.

Erro 302: uso denegado pela irregularidade do destinatário

Siga a mesma linha de raciocínio trazida acima, mas no ponto de vista do destinatário. Isso significa que o emitente nada pode fazer sobre essa NFe denegada e tampouco para corrigir a situação, já que quem tem de fazer isso é justamente o destinatário junto à Sefaz.

Erro 303: uso denegado por destinatário não habilitado a operar na UF

Durante o processo de validação e registro da NF-e a Sefaz identificará esse erro, que tem a chance de ser corrigido em uma nova emissão – mas para esse mesmo número. Sempre será assim, senão a nova nota será rejeitada!

Para que o processo de emissão da NFe e seus documentos auxiliares seja refeito em novo documento com nova numeração, é preciso verificar corretamente o cadastro de seu destinatário junto à Receita Federal.

Como evitar que uma NFe seja denegada?

Nesse caso, administrar um cadastro atualizado da situação fiscal de seus fornecedores pode ser uma saída fácil, mas não aplicável no caso de saída de volumes muito altos de NFe diariamente: a gestão manual de dados não será suficiente.

A solução mais segura para empreendedores que não querem ter uma NFe denegada é optar por uma gestão automatizada de NFes, visto que esse sistema, quando integrado a um sistema ERP interno, assina e envia arquivos XML de NFe para o Sefaz ou à Prefeitura do domicílio da atividade empresarial e ainda imprime o DANFE através do sistema.

E se você tem receio de que essa tecnologia toda pode fazer com que mais dados do seu negócio se percam, espere até conhecer as funcionalidades de um bom sistema de armazenamento de dados de NFe e seus documentos auxiliares!

Tenha em mente que uma nota fiscal denegada já é uma questão bastante séria, então imagine o problema que várias dessas podem causar para o controle contábil de sua empresa. Com certeza você não quer trabalhar com o fisco no seu pé, não é? Esteja por dentro das soluções tecnológicas que facilitam seu empreendimento aqui no blog da UNIMAKE Software!

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