O centro de custo é uma estratégia de otimização e separação de uma empresa, que passa a ter uma parcela de divisão de responsabilidades muito bem definida em seus setores, além de uma análise mais categorizada das despesas. Mas você já parou para pensar quais são seus benefícios e de que forma eles se apresentam no dia a dia da gestão de uma organização?

Hoje apresentaremos suas vantagens e como buscar a implementação de um centro de custos. Portanto, se deseja aprofundar seu conhecimento nessa temática, continue a leitura e confira!

O que é um centro de custos?

O centro de custo é uma estratégia adotada no gerenciamento de gastos. Na prática, funciona a partir da divisão da organização em departamentos ou projetos, alinhados com o foco e objetivo de cada área. A partir disso, esses setores passam a ter uma porção das responsabilidades do empreendimento, de cunho financeiro ou operacional.

É importante frisar que esse direcionamento não descaracteriza a representação de cada departamento enquanto parte de um todo, sendo essa separação adotada ao nível estratégico e com foco na obtenção de mais assertividade e precisão nas análises dos custos e no processo de tomada de decisão.

‍Quais os benefícios de adotar um centro de custos?

Quem gerencia uma organização, sabe que a qualificação dos dados e informações obtidas é um dos critérios para uma melhor compreensão e controle dos gastos.

E com um mercado cada vez mais especializado e competitivo, ter este monitoramento passa a ser um dos requisitos básicos para se posicionar com maior destaque e transparência, favorecendo as etapas de auditoria, a diminuição de possíveis riscos e a qualificação da tomada de decisões. A seguir, selecionamos 5 benefícios de implantação do centro de custo. Confira:

1. Acompanhamento mais assertivo

Enquanto gestor, por meio da precisão dos dados colhidos você passa a ter mais domínio dos gastos, ao passo em que são protocolados e contabilizados por determinado centro de custo, permitindo um conhecimento mais profundo e especializado a respeito do andamento dos departamentos e dos custos que demandam para manterem-se rentáveis e lucrativos.

2. Antecipação de possíveis alertas

Imagine se ao olhar para o gasto de determinado setor, você identifique que esteja ocorrendo uma oscilação dos custos, sem motivo aparente e de forma persistente nos últimos meses, quando comparado a outros períodos.

Esse é um indicativo de um possível alerta, sendo necessária a realização de uma investigação mais focalizada, que passa a ser identificada graças ao acompanhamento desses valores. Criando, portanto, algumas questões norteadoras como: houve reajustes? Os colaboradores estão fazendo bom uso dos materiais? Ocorreu algum aumento de vendas?

3. Capacidade de resolução otimizada

A adoção do centro de custos está diretamente ligada à qualificação da tomada de decisões e do encontro de possíveis soluções para limitações e erros identificados.

Isso porque é muito mais possível resolver questões que apresentem uma origem clara e detalhada do que realizar uma gestão baseada em hipóteses e possibilidades pouco específicas.

4. Co-responsabilização dos departamentos

Com essa descentralização e direcionamentos, os departamentos passam a também serem responsáveis pela condução financeira do seu centro de custo. Dessa forma, acompanham seus resultados de forma individualizada, ao passo em que também visam a contribuição para o equilíbrio e bom gerenciamento da organização em sua totalidade.

5. Estabelecimento de metas mais assertivas

Os objetivos e propósitos a serem alcançados passam a ser traçados com base no desempenho real e em números possíveis de serem alcançados, respeitando as capacidades de cada setor.

Portanto, os centro de custos criam um direcionamento mais propositivo e assertivo, diminuindo a ocorrência de expectativas irreais de uso de despesas, de um volume de trabalho pouco condizente com as produções e diminuindo as chances de desmotivação por parte dos seus funcionários.

Como implementar um centro de custos na minha empresa?

A implantação de um centro de custos é uma etapa ideal para você, gestor, que deseja ter um maior domínio e controle das despesas do seu empreendimento. Sendo esse um posicionamento que mantém uma relação direta com a capacidade do seu negócio em conseguir gerar valores que cubram os custos de produção de maneira comprovada.

Eles podem ser adotados em empresas de diferentes nichos e portes, e por todos os setores de uma organização, podendo existir para áreas administrativas, de atendimento, dos recursos humanos, projetos, serviços, vendas e quaisquer outras que façam parte do seu quadro de organização.

E existem três passos essenciais para que o centro de custos passe a fazer parte desse controle e estruturação:

• Escolha de um sistema de gestão integrado, ERP;
• Adoção de ferramentas otimizadas, como business intelligence;
• Definição das formas de lançamento.

1. Uso de um sistema de gestão

O sistema de gestão integrada, também conhecido como ERP (Enterprise Resource Planning), é um software que possibilita a centralização dos dados e informações do seu empreendimento.

Para um centro de custos, significa a otimização desses registros e um acesso otimizado e facilitado a essas referências em tempo real, fortalecendo o processo de acompanhamento e tomada de decisão.

Confira também: 7 motivos para as empresas implantarem um sistema ERP

2. Adoção de ferramentas tecnológicas

Ferramentas como o business intelligence permitem a apresentação dos dados de forma dinâmica e visual, criando ainda gráficos completos e qualificados, que auxiliam na compreensão da distribuição e desempenho desses gastos conforme o setor em que estão localizados, viabilizando a produção de análises mais diversificadas e efetivas.

3. Escolha dos lançamentos

A definição dos lançamentos nos centros de custos vai depender da forma de operação de cada empresa, em que haverão duas situações para os lançamentos: rateio, no qual os custos serão divididos entre os setores de acordo com critérios definidos pela direção, ou o custo exclusivo, aquele lançado integralmente para o setor que o consumiu.

Lançamento por rateio

Em geral, o critério adotado para o rateio é a proporcionalidade, já que é analisado 100% de um valor e divide-se proporcionalmente ao consumo de cada setor.

A empresa pode definir critérios de divisão dos custos por meios diversos, como custo por metro quadrado do setor, custo por equipamentos instalados ou funcionários alocados no departamento. Eis um exemplo prático:

Vamos pensar nos gastos com energia elétrica: uma loja com grande área pode fazer esse rateio por m2, uma indústria pode fazê-lo pelo número de equipamentos instalados em cada setor e um escritório contábil pode aplicá-lo pelo número de computadores em cada departamento.

Lançamento por custo exclusivo

Existem situações em que é inadequado lançar os custos de forma proporcional para todos os centros de custo, pois acabam por distorcer a realidade, visto que são gastos exclusivos de um setor.

Confira na situação a seguir: Imagine uma empresa com um setor de produção que não usa papel sulfite. Tendo, por outro lado, um departamento administrativo que consome 100% do material comprado.

Nesse caso, não faz sentido fazer o rateio dos gastos com papel entre os setores, portanto, 100% dos custos com esse insumo devem ser lançados para o administrativo. Já se o setor de produção usa uma tinta na fabricação de um produto da empresa, não faz sentido ratear os custos desse produto com o administrativo.

Logo, o que a empresa deve fazer é definir quais custos serão exclusivos de cada setor e quais serão distribuídos e, a partir daí, lançá-los no sistema de gestão, conforme cada critério definido.

Esperamos que você tenha conseguido compreender de maneira objetiva os principais benefícios de adoção de um centro de custos em sua empresa e como implementá-lo. Afinal, para quem deseja fortalecer uma gestão de qualidade e competitiva, incorporar estratégias que buscam contribuir com o bom desempenho é fundamental.

E que tal aproveitar e conferir nosso post sobre a contabilidade gerencial? Temos o compromisso em sempre trazer as melhores informações para você e sua organização.

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