Conceito geral de Business Intelligence (BI):

A BI (pronuncia-se bi ai) não se resume a uma ferramenta (um software) simplesmente, mas num conceito amplo, é um conjunto de processos que tem por objetivo entregar a informação para tomada de decisão empresarial de uma forma clara, simples e precisa.

Existem especialistas que não gostam de chamar a business intelligence de “inteligência de negócios” e sim de “inteligência empresarial”, pois segundo essa visão o processo permite a tomada de decisão para a empresa como um todo e não apenas para a área de negócios.

Para que a Business intelligence se concretize numa empresa são necessários 3 elementos perfeitamente alinhados:

Coleta de dados: Toda a informação chave para a tomada de decisões na empresa deve ser coletada de forma estruturada, seja de forma eletrônica por meio do sistema de gestão (ERP), seja por outros sistemas como CRM (sistema de relacionamento com clientes), planilhas, fichas manuais, sistemas de coleta em dispositivos móveis, etc. ou seja, todas as informações que fazer sentido para a empresa tem que ser coletadas e disponibilizadas.

Organização e análise: Nesta etapa é necessário um software de BI, pois as informações precisam ser organizadas num banco de dados e disponibilizadas de forma clara e simples como veremos adiante.

Ação e monitoramento: As pessoas em cargos chave na empresa tomam decisões com base nas informações apresentadas pelo software de BI e monitoram os resultados, fazendo as correções eventualmente necessárias.

BI na prática:

A parte visível da BI, aquela que os tomadores de decisão vão ter contato se dá através de um software que apresenta painéis/telas (também conhecidos como dashboards) que demonstram as informações em formatos de gráficos.

O formato de gráfico faz com que se extraia da business intelligence análises de maneira muito mais fácil que através da análise de relatórios.

Os gráficos da BI tem os mais variados modelos, podendo ser lineares, de “radar”, de “pizza”, barras, colunas, enfim, de acordo com o tipo de informação que se quer extrair/analisar, o formato mais adequado deverá ser utilizado.

Por exemplo, um gráfico de evolução de vendas mensais tem mais efetividade de ser analisado ser for no modelo de linhas ou colunas.

Já um gráfico de participação das vendas pelas filiais tem mais chances de ser melhor interpretado se for no formato de pizza.

O importante é que quem determina de que forma quer analisar as informações são os tomadores de decisão da empresa, de modo que a ferramenta de BI tem que ser flexível para isso.

Não é a ferramenta de BI que determina de qual modo as informações serão apresentadas e as pessoas “devem se adaptar” para analisá-las.

O que pode ser analisado com a BI:

Praticamente tudo, desde que haja um processo organizado de coleta de dados.

Pode-se analisar informações de recursos humanos, financeiras, de estoque, vendas, enfim, qualquer área que a empresa consiga produzir dados organizáveis.

Por exemplo, a direção da empresa quer saber quais produtos são mais vendidos em determinada época do ano ou qual trimestre em média os vendedores têm melhor desempenho.

Desde que essas informações estejam salvas no banco de dados do sistema de gestão o software de BI poderá fazer a organização e apresentação em formato gráfico.

Pra que preciso de BI se posso tomar decisões apenas consultando os relatórios do sistema?

Sim, você até pode, mas é uma tarefa demorada e cansativa.

Olhar para colunas e mais colunas com palavras e números tende a cansar e confundir rapidamente o tomador de decisão.

Através da BI as informações são dispostas num formato amistoso, que são os gráficos.

O que é mais fácil?

Ler um relatório dos estoques da empresa com 10 páginas ou analisar um gráfico (que tenha a mesma informação) em apenas UMA página?

Nosso cotidiano está cheio de exemplos onde os gráficos ajudam a tomar decisões.

Através da linguagem gráfica (placas) você localiza o banheiro num restaurante, acha a saída de um estacionamento, identifica se um produto é perigoso apenas olhando a embalagem, enfim, exemplos não faltam.

Existe outra vantagem da BI que ainda não te contamos:

Através do software de business intelligence é possível descobrir informações da empresa de um jeito novo que através do mero cruzamento convencional de relatórios não é tão simples ou possível.

Você pode cruzar informações de vendas com estoques com RH com financeiro e descobrir e simular cenários que levam sua percepção do negócio a outro nível.

A Business intelligence funciona para pequenas e médias empresas?

Sim, hoje as ferramentas de BI são muito flexíveis e acessíveis.

O formato de softwares de BI online (na nuvem) tornam esse processo mais barato além de permitir a consulta das informações a qualquer hora e local, especialmente através de tablets e celulares.

O empresário, diretor, gerente e demais funcionários chave que tomam as decisões tem flexibilidade de consultar os dados sempre que quiserem e não ficam presos ao ambiente da empresa através do sistema de gestão.

Sem contar que o valor mensal de uma solução dessas custa muito pouco perto do tempo e da energia que são economizados pelas pessoas que as usam.

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