A Nota Fiscal Eletrônica, ou simplesmente NF-e é um documento de extrema importância, tanto para quem emite como para quem recebe, pois ela é o canal através da qual as empresas compram e vendem todos os produtos que consomem e/ou comercializam.

A substituição das antigas NF´s em papel pelo similar digital facilitou a gestão fiscal e contábil, mas também exige muita organização e controle, pois num ambiente dinâmico e volátil como o eletrônico é fácil “se perder” entre milhares de arquivos XML, além disso a fiscalização sobre as movimentações é a mesma, podendo incidir sobre operações ocorridas nos últimos cinco anos.

Porém junto com a comodidade da NF-e novas formas de golpe foram criadas e exigem atenção especial das empresas, pois a empresa pode ser envolvida involuntariamente numa fraude e receber uma pesada multa.

Recentemente surgiram muitas denúncias de fraudes que vem sendo apuradas pelo Fisco na qual empresas de fachada (ou não) estão emitindo NF-e´s sem o conhecimento das empresas “compradoras”, ou seja, há a emissão de uma NF-e sem que a operação tenha sido de fato realizada (o que no jargão popular é chamado de nota fria).

Os falsários utilizam estas Notas então para transferência ilegal de créditos de ICMS e até mesmo lavagem de dinheiro.

Se a empresa cuja NF-e consta como compradora não acusar a operação na SEFAZ, pode ser envolvida na investigação pelo descumprimento de normais fiscais, omissão e não recolhimento de impostos.

Caso não realize o controle periódico de NF-e´s emitidas contra seu CNPJ, a empresa vítima da nota fria só ficará sabendo quando for questionada pelo fisco devido ao não recolhimento de tributos e a escrituração desses documentos.

Como se proteger?

Para evitar esse tipo de situação o contribuinte deve manifestar seu conhecimento sobre as NF-e´s emitidas contra si, para isso pode recorrer ao sistema manifestador gratuito da SEFAZ SP ou uma ferramenta profissional com o DANFE View, que além de fazer a manifestação em lote permite também o download de todos os XML´s.

Através da manifestação automatizada o contribuinte pode declarar:

• Ciência da Emissão
• Confirmação da Operação
• Desconhecimento da Operação
• Operação não realizada

O que significa cada evento?

Segundo informações oficiais do portal da NF-e da SEFAZ, são:

Ciência da emissão:

O evento de "Ciência da Emissão" registra na NF-e a solicitação do destinatário para a obtenção do arquivo XML. Após o registro deste evento, é permitido que o destinatário efetue o download do arquivo XML.

O Evento da "Ciência da Emissão" não representa a manifestação do destinatário sobre a operação, mas unicamente dá condições para que o destinatário obtenha o arquivo XML; este evento registra na NF-e que o destinatário da operação, constante nesta NF-e, tem conhecimento que o documento foi emitido, mas ainda não expressou uma manifestação conclusiva para a operação.

Confirmação da operação:

O evento será registrado após a realização da operação, e significa que a operação ocorreu conforme informado na NF-e. Quando a NF-e trata de uma circulação de mercadorias, o momento de registro do evento deve ser posterior à entrada física da mercadoria no estabelecimento do destinatário.

Este evento também deve ser registrado para NF-e onde não existem movimentações de mercadorias, mas foram objeto de ciência por parte do destinatário, por isso é denominado de Confirmação da Operação e não Confirmação de Recebimento.

Importante registrar, que após a Confirmação da Operação pelo destinatário, a empresa emitente fica impedida de cancelar a NF-e. Apenas o evento Ciência da Emissão não inibe a autorização para o pedido de cancelamento da NF-e, conforme o prazo definido na legislação vigente.

Operação não realizada:

 

Este evento será informado pelo destinatário quando, por algum motivo, a operação legalmente acordada entre as partes não se realizou (devolução sem entrada física da mercadoria no estabelecimento do destinatário, sinistro da carga durante seu transporte, etc.).

Desconhecimento da operação:

Este evento tem como finalidade possibilitar ao destinatário se manifestar quando da utilização indevida de sua Inscrição Estadual, por parte do emitente da NF-e, para acobertar operações fraudulentas de remessas de mercadorias para destinatário diverso. Este evento protege o destinatário de passivos tributários envolvendo o uso indevido de sua Inscrição Estadual/CNPJ.

Logo resumidamente podemos afirmar que a ciência da emissão é um estágio em que o contribuinte reconhece a NF-e, mas ainda não a confirmou por estar aguardando a finalização da operação (com a mercadoria em trânsito, por exemplo. A operação de confirmação da operação, em que tudo correu como devia e que a mercadoria foi devidamente recepcionada e está em poder da empresa, operação não realizada, quando apesar de ser legitima a transação não foi finalizada por algum imprevisto e por fim a última e que mais vai resguardar o contribuinte de cair numa cilada tributária é a operação de desconhecimento da operação, onde ela declara que de fato aquela transação jamais ocorreu.