A chave de acesso da NF-e vem se popularizando cada vez mais devido à praticidade e segurança que o universo digital agrega às burocracias fiscais atualmente. Se esse termo for novo para você, saiba que ele está relacionado a uma forma de tornar tudo ainda mais seguro e rápido para as empresas no processo de movimentação comercial e escriturações.

Vale lembrar que saber dessa informação é muito importante para empreendedores que precisam constantemente emitir notas fiscais para seus clientes e fornecedores.

Se você deseja começar um negócio ou ainda não entende muito bem o que é uma chave de acesso da NF-e, tudo o que você precisa saber será esclarecido neste artigo, desde o conceito, até a maneira de uso e outros detalhes importantes. Continue a leitura e entenda tudo sobre a chave!

O que é a chave de acesso da NF-e?

A chave de acesso da NF-e é composta por uma sequência numérica utilizada para identificar as notas fiscais eletrônicas de forma segura, uma vez que os números que compõem essa sequência são únicos e nunca se repetem. Isso se dá justamente para potencializar a segurança e diferenciar as notas umas das outras devido ao alto volume de notas fiscais geradas pelas empresas diariamente.

Essa informação pode ser encontrada na parte superior de uma nota fiscal logo abaixo do campo do código de barras. A localização da sequência numérica é simples, e aparece com a inscrição chave de acesso. A chave de acesso da NF-e atua como uma assinatura eletrônica da nota fiscal, garantindo a autenticidade e segurança do documento.

Para que serve a chave de acesso?

Essa chave atua como um código para fazer a identificação das notas fiscais, uma vez que, após criada, essa numeração é única e nunca terá o mesmo número que outra. Essa chave também concede um arquivo XML: o arquivo na versão digital que oferece acesso à nota fiscal.

O arquivo em XML pode ser impresso ao ser convertido para PDF, servindo para as empresas como forma de consulta ou mesmo arquivamento de documentos. Para empreendedores que usam sistemas de gerenciamento ERP e afins, é possível usar essas chaves para realizar o cadastramento das notas, uma vez que a diferenciação delas é dada por elas.

Essa numeração sequencial é de extrema importância para as empresas, uma vez que, por meio delas, é possível deixar todas as notas e contas em devida organização, facilitando o setor financeiro e impactando diretamente na vida financeira de um negócio.

Aproveite e leia também nosso conteúdo sobre quais são e como calcular os impostos de nota fiscal!

Como achar a chave de acesso DANFE?

A chave pode ser localizada facilmente no arquivo XML — que se trata de uma versão digital da nota fiscal que pode, inclusive, ser convertida e impressa para maior controle da empresa. Existem outras formas de se localizar esse número, conheça-as:

• Solicite ao fornecedor: é possível solicitar a sequência de números para o seu fornecedor, já que as notas fiscais eletrônicas possuem duas vias. Vale lembrar que, para essa opção, é importante que se tenha com o fornecedor uma boa relação, já que, para ter acesso à sequência, a empresa dependerá exclusivamente dele e de sua boa vontade;
• Faça uma consulta à Secretaria de Fazenda Estadual ou Municipal: Esta também pode ser uma opção a se considerar na hora de ter acesso à sua chave, basta acessar o site e buscar a aba onde se consegue buscar as informações sobre notas fiscais. Vale salientar que cada secretaria possui os seus próprios procedimentos, mas basicamente, com o seu certificado digital e número de CNPJ, é possível visualizar os dados;
• Adquira um programa de gerenciamento de notas fiscais: Se você não deseja depender da boa vontade de seu fornecedor ou entrar em sites para buscar a chave da nota fiscal, a dica é ter um software que faz a gestão dessas notas. Por meio desses sistemas, é possível ter acesso a todas as chaves, que ficam armazenadas em nuvem e completamente seguras. Além disso, investir em um sistema de gerenciamento de notas fiscais garante à empresa maior organização das notas, facilitando o trabalho do setor financeiro;
• Arquivo Sped: Com este arquivo também é possível ter acesso à chave que deseja e a todas as outras, pois com ele é possível obter o XML da nota, além de se conseguir baixar a versão para impressão deste documento.

É importante que sua empresa considere a melhor opção para ter acesso às chaves, visando uma maior organização desses documentos e seu bom funcionamento.

Afinal, ter as notas fiscais organizadas e sempre à disposição pode ser necessário, além de facilitar o trabalho dos profissionais que lidam com essas informações diariamente, no caso do setor financeiro.

Aproveite e confira também: Você sabe o que é CST na Nota Fiscal?

Como é formada a chave de acesso da NF-e?

Uma chave de acesso possui 44 números, e cada um deles significa uma informação diferente da nota fiscal de uma empresa. O processo de formação da chave, apesar de parecer complicado, é bastante simples e, com a prática, torna-se mais fácil compreendê-lo, bastando que se entenda o conceito das chaves.

Dentro da sequência de 44 números, existem agrupamentos, ou seja, cada sequência guarda uma informação diferente e, por isso, são divididas em grupos.

Quais são os números da chave de acesso DANFE?

Ao ver uma sequência de números em uma nota fiscal, pessoas leigas podem não entender o que é, de fato, aquele agrupamento, porém cada um representa um dado importante da nota. Conheça cada um deles:

• cUF: código do estado onde a empresa que está emitindo a nota se localiza, formado por 2 dígitos;
• AAMM: ano e mês em que a nota fiscal foi emitida;
• CNPJ: número de CNPJ da empresa, composto por 14 dígitos;
• mod: identificação do modelo da nota fiscal eletrônica, composto por 2 dígitos;
• Série: referente à série da nota fiscal;
• nNF: número da nota fiscal eletrônica, composta por 9 dígitos;
• tpEmis: referente ao tipo de emissão do documento;
• cNF: código numérico da chave, com 8 dígitos;
• cDV: trata-se do dígito verificador da chave de acesso, composto por 1 dígito.

Vale lembrar que cada estado possui o seu próprio número para ser preenchido na nota fiscal eletrônica. Para facilitar o seu preenchimento, verifique o número do seu estado e conheça os demais abaixo:

• 11 Rondônia (RO);
• 12 Acre (AC);
• 13 Amazonas (AM);
• 14 Roraima (RR);
• 15 Pará (PA);
• 16 Amapá (AP);
• 17 Tocantins (TO);
• 21 Maranhão (MA);
• 22 Piauí (PI);
• 23 Ceará (CE);
• 24 Rio Grande do Norte (RN);
• 25 Paraíba (PB);
• 26 Pernambuco (PE);
• 27 Alagoas (AL);
• 28 Sergipe (SE);
• 29 Bahia (BA);
• 31 Minas Gerais (MG);
• 32 Espírito Santo (ES);
• 33 Rio de Janeiro (RJ);
• 35 São Paulo (SP);
• 41 Paraná (PR);
• 42 Santa Catarina (SC);
• 43 Rio Grande do Sul (RS);
• 50 Mato Grosso do Sul (MS);
• 51 Mato Grosso (MT);
• 52 Goiás (GO);
• 53 Distrito Federal.

Ter acesso à chave de acesso da NF-e é importante, afinal, manter essas notas organizadas e saber o que elas significam é necessário para o bom funcionamento da empresa, bem como para a gestão do relacionamento com seus fornecedores e clientes. Por isso, considere o que for necessário para o maior controle das notas e o seu entendimento, garantindo que a sua empresa não cometa erros perante o fisco.

O que você achou deste conteúdo? Esperamos que tenha gostado e que tenhamos ajudado a entender mais sobre a Chave de Acesso da NF-e. E caso queira complementar ainda mais a sua leitura, leia o nosso conteúdo sobre Nota Fiscal de Importação e entenda também com a gente o que é e como funciona!

Agradecemos a sua leitura e o esperamos em nossos próximos conteúdos relacionados aqui no blog da Unimake. Até mais!