Aprender sobre o que é a NF-e não é nada complicado, já que se trata de uma documentação primordial emitida por empresas. No entanto, é fundamental compreender sua função no meio comercial e os tipos existentes.

De maneira completa, você poderá tirar todas as dúvidas sobre o tema, conhecer os tipos de notas fiscais e entender como muitas delas otimizam processos e tornam o trabalho de diversas empresas mais rápido e prático.

Afinal, o que é NF-e?

O termo "Nota Fiscal Eletrônica" tem como significado a apresentação de informações completas sobre um determinado produto adquirido por um comprador, seja ele pessoa física ou jurídica, realizando a prestação de contas à Receita Federal. Ela é o comprovante de uma venda efetuada, contendo informações básicas como o horário, valor da transação, nome do consumidor e data de aquisição do produto.

E o que é DANFE - Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica?

A DANFE tem a obrigação de acompanhar todas as mercadorias durante o transporte, oferecendo segurança, uma vez que, se o veículo for parado e estiver sem o documento, haverá uma multa. Em muitas ocasiões, é comum encontrar o código da NF-e no documento auxiliar.

No entanto, é importante ressaltar que esse documento físico não substitui a nota fiscal. Em vez disso, o registro da DANFE tem a função de fornecer dados úteis e rápidos a quem precisar consultá-la. Nesse papel, constarão informações como a assinatura digital, fundamental para verificar a veracidade das informações registradas.

O que é MDF-e, o Manifesto de Documento Fiscal Eletrônico?

A emissão da Nota Fiscal Eletrônica de Transporte (NFT-e) ocorre para o envio de produtos entre estados, com a função de informar todo o processo e a movimentação das cargas no Brasil. A inserção das informações acontece de maneira digital, por meio do uso do processo de assinatura digital após o credenciamento junto à SEFAZ.

Todas as empresas que atuam como transportadoras têm a obrigação de ter esse documento disponível, tanto para envios entre estados quanto para frações. É graças a esse conteúdo que o rastreamento de toda a movimentação é realizado, além de conter dados da própria NF-e e do CT-e.

Para que serve uma Nota Fiscal Eletrônica?

A NF-e tem a função de enviar informações completas à Receita Federal, que é uma prestação de contas exigida de todos os lojistas. Dessa forma, o documento emitido possui um certificado digital (assinatura) correspondente que formaliza a compra realizada pelos clientes.

É importante não confundir a NF-e com o cupom fiscal (CF), pois ambos têm características que os diferenciam. O CF apresenta dados mais simples, como a descrição de um ou mais produtos adquiridos, a data, a hora da compra, o nome da loja e o código do item. É comum encontrá-lo em todos os tipos de lojas, tanto em grandes comércios quanto em pequenos.

Entender o que é a Nota Fiscal Eletrônica é fundamental para que o seu negócio ganhe mais credibilidade e se torne regularizado. Todos os registros das informações de aquisição de produtos e controle de fluxo de caixa devem ser mantidos e armazenados em cópias na nuvem para não perdê-los e sempre comprovar o que foi vendido.

Quais são os tipos de Nota Fiscal Eletrônica?

Com o intuito de formalizar os serviços e entregas de produtos em qualquer cidade ou estado brasileiro, a criação das notas fiscais digitais permite o controle do que foi comprado e está em rota para o destinatário. Para você que possui uma loja e começou a vender seus produtos online, é necessário conhecer os tipos para aplicá-los adequadamente.

CT-e

O Conhecimento de Transporte Eletrônico tem o intuito de facilitar a formalização das faturas, diminuindo os erros do que está no papel para não enviar o pedido incorreto. Com o uso do CT-e, evita-se o pagamento em duplicata e ele está em uso há anos, com a sua emissão em XML com assinatura digital.

NFS-e

A Nota Fiscal Eletrônica de Serviços tem como finalidade confirmar informações a respeito de serviços fornecidos a uma empresa ou pessoa física. O seu uso ocorre com frequência em companhias de pequeno a médio porte, em que é exigida a expedição conforme a prefeitura em que consta o registro de CNPJ.

NFC-e

Sobre a Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica, a sua emissão fica salva no banco de dados de farmácias, supermercados ou até açougues. Esta substitui tanto a nota fiscal tradicional quanto o cupom fiscal, emitidos a quem é pessoa física ou jurídica.

NFA-e

A sua utilização ocorre por quem não contribui junto ao ICMS, portanto, são os MEI que tendem a fazer uso da modalidade, assim como as micro ou pequenas empresas. Este documento possui uma validade em papel, portanto, a armazenagem deve ocorrer adequadamente.

Quais as vantagens de usar a Nota Fiscal Eletrônica?

Para manter a sua empresa sempre organizada e digitalizar os processos, há uma diversidade de vantagens que circundam o uso da NF-e. A seguir, você conhecerá quais são e entenderá o porquê de fazer a implementação na sua empresa:

• Redução de erros;
• Diminuição dos custos de impressão;
• Corte de gastos com papéis;
• Simplificação das atividades, já que não é mais necessário usar AIDF;
• Maior controle fiscal;
• Controle e diminuição da sonegação.

Entender o que é a NF-e proporcionará um crescimento abrangente da sua empresa, mantendo a organização e automatizando todas as funções para ter controle integral das vendas.

Quem deve emitir a NF-e?

Os empreendedores, em geral, devem elaborar a emissão da NF-e sempre que realizarem qualquer tipo de procedimento. É obrigação do dono de uma loja comprovar através deste documento quais vendas foram realizadas, evitando problemas com a justiça por não apresentar as transações feitas. Abaixo, você verá quem deve emitir:

• Empresa do Lucro Real;
• Empresa do Lucro Presumido;
• Empresa pertencente ao Simples Nacional;
• EPP;
• ME;
• MEI.

Dessa forma, o trabalho se torna organizado, e você fica isento de burocracias, mantendo as suas vendas registradas como deve ser. Existem várias razões pelas quais é indispensável saber o que é NF-e.

No caso do Microempreendedor Individual, não há obrigatoriedade em emitir o documento de NF-e para pessoas físicas (PF), somente para pessoas jurídicas (PJ). Pode acontecer de um cliente exigir a emissão da nota fiscal, mesmo que seja um comprador físico, mas as chances disso ocorrer são mínimas.

Leia também: Emissão de NFe por contribuinte pessoa física.

É preciso armazenar as NF-e por quanto tempo?

Por cinco anos, é obrigatório guardar a NF-e para quem recebeu o documento em formato XML. Para guardá-las adequadamente, é recomendado utilizar o armazenamento em nuvem, que é mais adequado e evita a perda das informações.

Para realizar uma gestão organizada sem precisar executar os processos manualmente, é importante contar com um software próprio que auxilie no controle e na validade do documento. Dessa forma, evita-se confusões entre os períodos de emissão e dificuldades para acompanhá-lo.

Dá para cancelar a NF-e?

Sim, é possível cancelar a NF-e e para realizar este procedimento, é necessário seguir alguns passos que ajudarão a organizar os documentos corretos e invalidar aqueles que não têm utilidade. Veja abaixo:

• Encontre a NF-e no emissor;
• Aperte o botão de cancelamento;
• Justifique o motivo do cancelamento.

Depois de entender o que é a NF-e, você compreende que é possível cancelar as informações quando necessário. Caso haja erros na solicitação, você será informado imediatamente após concluir o procedimento.

O que é necessário para emitir uma NF-e?

Para conseguir emitir a sua Nota Fiscal eletrônica, você precisa seguir determinados passos e mantê-los anotados e salvos a fim de não esquecer. Essas informações ajudarão você a realizar seu trabalho com mais eficiência e organização. Confira abaixo os passos:

• Obtenha o certificado digital;
• Realize o cadastro fiscal junto ao governo;
• Utilize um software emissor de NF-e para realizar a emissão dos documentos.

Ao realizar cada um desses procedimentos, você poderá formalizar todas as compras feitas na sua empresa.

Como emitir Notas Fiscais Eletrônicas em 4 passos

Foram apresentados acima dois tópicos que você precisa seguir para realizar a emissão da NF-e, além de possuir o CNPJ ativo. Para isso, é preciso seguir mais passos para emiti-la, utilizá-la em seu negócio e otimizar o trabalho:

Tipo de NF-e

Decida qual o tipo de nota fiscal eletrônica a sua loja ou negócio deve emitir. Analise se é para produtos, serviços ou voltado ao consumidor final, em que o documento equivale ao CF-e.

Tenha o certificado digital

Obtenha a autorização eletrônica por meio de uma Certificadora Credenciada, como a Caixa Econômica, a Serasa ou a própria Receita Federal. É com essa assinatura que você pode liberar as NF-e.

Credencie a sua empresa

Neste passo, é preciso credenciar a sua organização junto à SEFAZ, se for um comércio. No caso das prestadoras de serviço, é necessário realizar a emissão por meio da prefeitura de seu município, que permite o preenchimento online, mas com a retirada do documento no local e apresentando os seguintes documentos:

• CPF original;
• Protocolo de solicitação;
• Documentos do representante.

Comparecer ao local no dia e horário agendados com a documentação correta possibilita emitir e dar continuidade à obtenção da sua NF-e.

Decida o emissor

Por fim, a decisão sobre qual emissor é mais adequado fica a seu critério. Para comércios, a SEFAZ é a escolha adequada e a prefeitura oferece a NFS-e, indicada para quem presta serviços na cidade.

Emitir uma NF-e não é um processo complicado, mas exige atenção e calma para realizar o trabalho adequadamente. Em todas as suas compras, é fundamental fornecê-las para a Receita Federal como método de prestação de contas.

O que achou deste conteúdo? Esperamos que tenha gostado e que tenhamos o ajudado a entender melhor sobre NF-e. Aproveite sua leitura para conferir também nosso post sobre Ciclo Operacional e Financeiro e entenda esses conceitos com a Unimake . Até a próxima!