A nota fiscal é uma garantia de segurança tanto para o cliente quanto para a empresa. É um documento que contém todas as informações de uma transação e é importante para o controle financeiro de um negócio, auditoria de contas, fiscalizações e outras comprovações.
Por isso, é importante saber como consultar uma nota fiscal para não passar apuros quando precisar. Isso pode ser feito usando os canais oficiais municipais, estaduais ou federais em alguns passos simples. Hoje a Unimake trouxe um post completo para você ficar informado sobre o assunto, confira!
Como consultar as notas fiscais emitidas?
Existem diferentes tipos de nota fiscal, em que cada uma éespecífica para sua finalidade. Dependendo do caso, é possível consultar pelo número do Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica, o DANFE. Outras situações dependem do acesso ao site da Secretaria da Fazenda do estado de origem da nota.
Como consultar a nota fiscal eletrônica
Quando se trata de compras online, a declaração emitida é a Nota Fiscal Eletrônica de Venda de Produto. Com ela, é emitido um número do DANFE, que é o Documento Auxiliar da NF-e. Esse número já possibilita a consulta. É importante lembrar que, em julho de 2020, houve mudanças na consulta completa da NF-e; por isso, é importante se manter atualizado.
Neste caso, a consulta oficial é feita diretamente no portal oficial do Ministério da Fazenda, veja um passo a passo:
1. Acesse o portal da NF-e
Acesse o Portal da Nota Fiscal Eletrônica pelo computador ou celular e selecione o botão "Consultar NF-e" em destaque na tela ou dentro do menu "Serviços". Você será redirecionado para a inserção dos dados.
2. Insira a chave de acesso
Na nova página será solicitado a chave de acesso da NF-e, um sequência de 44 dígitos presente no DANFE. A seguir, valide o captcha para provar que você não é um robô e clique em "continuar". Caso o número da chave esteja incorreto ou faltando números, o site vai retornar uma mensagem de erro.
3. Confira a nota e faça o download
Na última tela do processo, a nota será exibida diretamente no site. Nela é possível consultar o modelo, número de série, data de emissão, dados do emitente, destinatário, natureza da informação, descrição do produto, valores, forma de pagamento e outras informações sobre a emissão. Se desejar realizar o download é preciso possuir um certificado digital.
Você sabia que é possível automatizar o processo de emissão de uma NF-e? Veja aqui tudo que você precisa saber sobre o processo de automação de NF-es!
Como consultar a Nota Fiscal de Conhecimento de Transporte
A Nota Fiscal de Conhecimento de Transporte é um documento similar à NF-e. Contudo, sua versão principal é em papel, mas, desde 2007, há uma versão online: o Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e). Sua consulta também é feita pelo site do Ministério da Fazenda. Veja a seguir quais são ospassos para consultá-lo:
1. Acesse o Portal do Ministério da Fazenda
O Ministério da Fazenda tem um portal específico para a consulta do CT-e, o Portal do Conhecimento de Transporte. Acesse o site e clique em "Consultar CT-e".
2. Digite a chave de acesso
A chave de acesso do CT-e é composta de 44 números, assim como a NF-e. Ao preencher esse campo, é preciso validar com o captcha e clicar em "Continuar" para prosseguir.
3. Consulte a nota e gere um PDF
Na nova página, é possível conferir todos os dados relevantes a CT-e como os referentes ao emissor e destinatário. Caso deseje, você pode gerar um PDF do documento, mas, para isso, é necessário possuir certificação digital.
Outras notas fiscais
Alguns documentos fiscais são de nível municipal ou estadual, assim cada localidade pode seguir um processo de consulta. A nota fiscal de serviços eletrônica, por exemplo, é regulamentada em cada município em que o serviço foi prestado, já a nota fiscal de consumidor eletrônica é de responsabilidade estadual.
Por isso, em cada caso, o interessado deve entrar em contato com o órgão responsável pela emissão. A forma mais segura de fazer isso é diretamente no site oficial da prefeitura ou na Unidade da Federação de origem da Nota.
Há também outro documento que é responsabilidade de cada estado. Nós temos um post que te explica tudo o que você precisa saber sobre ele, veja o que é inscrição estadual para nota fiscal.
Como consultar a nota fiscal pelo CPF?
Não é possível consultar a Nota Fiscal apenas com o número do CPF. O número desse documento é uma informação de fácil acesso a qualquer pessoa, assim seria muito simples ver todas emitidas para uma Pessoa Física. Essa é uma medida de proteção para os consumidores e prestadores de serviço.
Como destacamos acima, para conferir a validade de uma NF, é preciso ter em mãos a chave de acesso presente no DANFE e o CNPJ da empresa.
Por que você precisa consultar uma nota fiscal?
A Nota Fiscal (NF) é um documento que comprova a venda e a prestação de serviços. Atualmente, existe a versão física e a modalidade eletrônica (NF-e). O segundo tipo agiliza o acesso às informações com a comodidade de poder ser consultado de qualquer lugar. Mas qual a utilidade de poder consultar esse documento? Listamos 3 razões, confira:
Mais segurança e controle financeiro
As notas fiscais auxiliam no planejamento e controle financeiro do seu negócio. Diante de tantos documentos e processos burocráticos pode ser necessário consultar a NF-e em vários momentos para conferir dados e identificar erros. Ter essa comodidade aliada aos órgãos fiscais garante mais segurança e transparência em todo o processo.
Auditoria de contas
É muito comum o financeiro de um negócio apresentar alguns erros de registros com o aumento do número de transações. Para corrigir essas falhas, o ideal é verificar os dados. É para isso que serve a auditoria, um processo para apurar as notas fiscais emitidas em um determinado período e comparar com os números registrados.
Dependendo do porte da empresa, a auditoria pode ser realizada a mensalmente ou até semanalmente. Essa retificação é importante para a tomada de decisões e para traçar novas estratégias para o futuro.
Preparação para ações de fiscalização
A consulta e análise das NFs também previnem que você caia em alguma ação fiscal. Nenhuma empresa quer ter problemas com esses órgãos, pois para corrigir a situação pode ser preciso gastar algum tempo e recurso que não estavam no planejamento. Se preparar e checar que está tudo certo com o fisco pode fazer grande diferença na estabilidade do seu negócio.
Como você pode ver, consultar uma nota fiscal é uma tarefa simples que pode ser feita em poucos passos. Outra dúvida muito comum que envolve este documento é o formato dos arquivos que são baixados, para isso, temos um post especial do assunto, confira o que é XML da NF-e? A Unimake responde!