Se você tem uma empresa ou é apenas consumidor, com certeza já emite ou recebe documentos fiscais eletrônicos há um bom tempo. Eles fazem parte do cotidiano de qualquer companhia, independentemente do seu tamanho e área de atuação.
Este tipo de documento é utilizado para diversas funções que visam, entre outros, facilitar a organização financeira de um negócio e registrar suas operações para prestar contas ao governo.
Os documentos fiscais eletrônicos estão ativos no Brasil há mais de 10 anos. Porém, por ter uma legislação complexa e muitos tipos, ainda gera muitas dúvidas entre os usuários. Por isso, hoje vamos detalhar um pouco melhor esse emaranhado de siglas e esclarecer o uso de cada um, confira!
O que são documentos fiscais eletrônicos?
Os documentos fiscais comprovam as transações realizadas em uma empresa. Esses documentos são obrigatórios e é uma exigência da Receita Federal e de outros órgãos como as Secretarias de Finanças municipais e a Secretaria da Fazenda de seu estado.
Seja a venda de produtos, prestação de serviços e transporte, a companhia que não realiza a correta emissão desses registros pode se enquadrar no crime de sonegação fiscal, previsto na Lei n° 4.729/65.
Os documentos fiscais eletrônicos vieram para facilitar a burocracia. São emitidos a partir de um software eficiente que oferece o serviço de forma mais rápida e segura. Os arquivos são gerados em XML e devem ser armazenados pelo período mínimo de 5 anos, para comprovação, caso o Fisco solicite.
Mais do que cumprir a lei, a emissão eletrônica desses comprovantes auxilia na confiança das transações e aumenta a credibilidade de um negócio.
Qual a importância dos documentos fiscais eletrônicos?
Os documentos eletrônicos foram criados para tornar mais seguro e ágil o processo de transação, contabilização e fiscalização entre as empresas e a SEFAZ.
As transações são registradas em tempo real, então tanto o comprador, quanto o órgão de fiscalização ficam sabendo de uma operação comercial praticamente na hora.
Isso é especialmente útil num país tão grande e populoso como o Brasil, visto que antigamente uma nota fiscal (NF) de papel, por exemplo, poderia rodar entre 15 a 20 dias com a mercadoria e só após meses ser registrada.
Para emitir uma nota fiscal eletrônica é preciso ter um CNPJ ativo, veja Como abrir um CNPJ: um guia completo com a Unimake.
Tipos de documentos fiscais eletrônicos
Hoje trouxemos quais são os 8 documentos fiscais mais utilizados que são indispensáveis para o seu negócio, confira:
1. NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) – Modelo 55
A nota fiscal foi o primeiro documento fiscal eletrônico, lançado pela SEFAZ em 2008. É com certeza o mais famoso e difundido documento eletrônico. Segundo o portal da secretaria, já são quase 22 bilhões de NF-e's emitidas e mais de 1,66 milhão de empresas emissoras.
A NF-e tem esses altos volumes por ser o principal documento usado para compra e venda em toda a cadeia produtiva. Partindo desde o fabricante, passando pelos distribuidores, revendedores até chegar ao consumidor final.
Não é exagero dizer que um produto passa por 4, 5 ou até 6 NF-e desde do fabricante até chegar à mão do comprador final.
A versão em papel da NF-e, chamada de DANFE (Documento Auxiliar da NF-e), deve acompanhar o tráfego das mercadorias, sendo passível de fiscalização pela Receita Federal, Polícia ou agentes das SEFAZ estaduais durante o trajeto.
2. Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e)
A NFS regula a emissão de documentos sobre transações que envolvem a prestação de serviços, como, por exemplo, instalações e consertos de máquinas, consultorias, prestação de serviços médicos, odontológicos, hospitalares, educacionais, etc.
Surgiu por iniciativa dos municípios, por isso, existem dezenas de padrões de NFS-e, havendo grande similaridade entre eles, mas não um padrão único definitivo.
Uma particularidade da NFS-e é que pela inexistência de trânsito, pois é um serviço prestado e não uma mercadoria vendida, o mais comum é ela ser gerada e enviada apenas em meio eletrônico diretamente para o contratante do serviço, sendo raramente impressa.
3. Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e) – Modelo ou padronizar deixando todos os tópicos dos tipos de DFe's com o ":" no final">65
A NFC-e é a versão eletrônica do antigo cupom fiscal. Ela é bem comum no supermercado, é aquele papel com a descrição dos itens comprados e a forma de pagamento que o caixa fornece ao cliente.
Mas a NFC-e não é restrita a este tipo de comércio, é utilizada para vendas rápidas, especialmente para pessoas físicas. Uma versão simplificada da NF-e para venda a varejo, sendo opcional informar o CPF/CNPJ do consumidor.
Uma norma geral da SEFAZ nacional informa que o valor máximo de uma NFC-e sem identificação do consumidor pode ser de até R$ 10 mil e para consumidores identificados, de até R$ 200 mil, porém cada estado pode estipular valores diferentes.
4. Carta de Correção Eletrônica (CC-e)
A Carta de Correção Eletrônica (CC-e) é um documento utilizado para corrigir erros e/ou informações ausentes na NF-e original gerada. Ela permite que sejam feitos ajustes neste documento sem precisar cancelá-la.
Para exemplificar: suponha que em uma nota fiscal eletrônica, o endereço do comprador saiu com o número errado, era 251, e estava registrado 361. Essa informação pode ser corrigida com a emissão de uma CC-e.
É importante destacar que o poder da CC-e é limitado a pequenos ajustes e complementos. A lei veda a modificação de informações consideradas críticas, pois isso descaracterizaria a NF-e e poderia abrir brechas para fraudes.
5. Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) – Modelo 57
O CT-e é o equivalente digital dos Conhecimentos de Transporte para regular e registrar as operações de prestação de serviços de transporte de cargas em qualquer modal ( minúscula.
">rodoviário, ferroviário, aéreo e afins).
Uma das grandes vantagens que o CT-e trouxe foi o de substituir uma série de documentos analógicos, como:
- Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas, modelo 8;
- Conhecimento de Transporte Aquaviário de Cargas, modelo 9;
- Conhecimento Aéreo, modelo 1 ">0;
- Conhecimento de Transporte Ferroviário de Cargas, modelo 11 ">;
- Nota Fiscal de Serviço de Transporte Ferroviário de Cargas, modelo 27;
- Nota Fiscal de Serviço de Transporte, modelo 7.
6. Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos (MDF-e) – Modelo 58
Este documento é uma versão eletrônica dos antigos Manifestos em papel. Visa tornar digital os processos relativos ao transporte de cargas.
É obrigatória para todos os prestadores de serviços de transporte, inclusive para as empresas que utilizam transporte de mercadorias através de veículos próprios. Sua ausência pode gerar multas ou apreensão do veículo.
7. Conhecimento de Transporte para Fretamento e Outros Serviços (CT-e OS) – Modelo 67
O CT-e OS (Conhecimento de Transporte para Fretamento e Outros Serviços) é uma modalidade de Documento Fiscal Eletrônico criado para substituir a Nota Fiscal de Serviço de Transporte. Foi criada para as transações que não se enquadram no CT-e.
É um documento usado para operações que ocorrem no transporte intermunicipal, interestadual e internacional, regulamentado a questão de passageiros, valores e excesso de bagagem.
É uma obrigatoriedade para empresas de viagem, transportadoras de valores e de passageiros.
Então, quais desses documentos sua empresa utiliza? É muito importante estar em dia com as responsabilidades fiscais e usar a emissão destes documentos de forma correta, veja Consumo indevido de NFe, NFCe, CTe e MDFe poderão gerar penalidades
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