O caminho para a excelência em uma gestão passa pelo reconhecimento e identificação das ações e organizações que estruturam um negócio. Nesse sentido, compreender a fundo a diferença entre custo e despesa se torna um dos principais pilares de uma boa administração das responsabilidades.

Para auxiliá-lo nessa tarefa, preparamos um conteúdo completo sobre o que são custos, despesas, qual a relação entre eles, como classificá-los e a influência que exercem nos cofres, performances e entregas da sua empresa. Pronto para conferir? Então continue a leitura e acompanhe com o blog da Unimake!

O que é custo e despesa?

O conceito de custo é utilizado para identificação dos valores aplicados diretamente para a produção dos produtos ou prestações de serviços que se configuram como principal atividade de uma organização. Logo, estão inclusos nessa categoria todos os repasses financeiros necessários para a aquisição de matéria-prima, aparelhos, energia e mão de obra utilizadas para a fabricação desses itens.

Para isso, imagine que você possui uma empresa de produção de bolos: utilizando esse cenário, teríamos como possíveis custos:

• Os ingredientes;
• Embalagens;
• Maquinários utilizados para a mistura, produção e empacotamento;
• O pagamento mensal dos colaboradores diretamente ligados à produção, como confeiteiros e nutricionistas;
• Quaisquer aparelhos ou materiais aplicados na montagem.

Já as despesas são todas aplicações financeiras utilizadas para manutenção e continuação das atividades gerais do negócio. E, ainda que pareçam pouco previsíveis, podem ser identificadas e acompanhadas, permitindo um melhor direcionamento e até mesmo diminuição a longo prazo. Como exemplo, teríamos enquanto despesas:

• Aluguel;
• Folha de pagamento de funcionários dos demais departamentos;
• Comissões;
• Tributos fiscais.

Veja ainda: Ciclo Operacional e Financeiro: entenda com a Unimake.

Qual a diferença entre custos e despesas?

A principal diferença entre custo e despesa se ancora no fato de que o custo está exclusivamente ligado à entrega final do negócio e a todo o processo que torna esse produto ou serviço viável. Já as despesas são o restante do investimento de orçamento, garantindo que os processos e departamentos internos continuem ocorrendo — ou seja, são de natureza geral.

Uma forma eficaz de diferenciar custos e despesas na rotina é questionar se a eliminação de um gasto influenciaria imediatamente a produção. Se sim, pode ser considerado custo. Senão, é entendido como uma despesa.

Dentro dessa percepção, podemos ilustrá-la ao imaginarmos os investimentos com publicidade: ainda que houvesse uma redução ou corte total nessa atividade, a produção de bens ou serviços da empresa não seria afetada. Um dos reflexos talvez fosse uma queda nas vendas, mas nada relacionado com a produção em si.

Ao retomarmos o exemplo da fábrica de bolos, percebemos que os gastos com a compra de farinha de trigo, por exemplo, tratam-se de um custo. Caso fossem cortados, os alimentos não poderiam ser produzidos — o que afetaria diretamente o estoque e confecção da empresa.

Em resumo, custos estão sempre ligados à produção e vinculados de forma direta a produtos e a serviços da empresa, também chamadas de atividade-fim. Já as despesas são os desembolsos com a parte administrativa (gestão), vendas e outros que não se relacionam de forma direta com a entrega final — atividade meio.

Quais as classificações dos custos e despesas?

Na hora de avaliar e identificar com precisão e assertividade, você pode se ancorar em duas categorizações principais. A primeira, relacionada à variação dos valores, é entendida como fixa ou variável. Já a segunda se relaciona com os impactos no caixa e na administração contábil do fluxo de caixa. Entenda sobre ambos a seguir:

1. Fixas X variáveis

Como o próprio nome adianta, custos ou despesas fixas são aqueles que não mudam, independentemente da produção e vendas. Um dos mais fáceis de identificar nessa categoria, por exemplo, é o aluguel. Diante de qualquer tipo de situação, seu valor tende a ser o mesmo todos os meses, logo, não se altera. Ou seja:

• Despesas fixas: são os gastos que apresentam poucas mudanças, permitindo uma organização e preparação prévias. Como exemplo, temos: aluguel, folha de pagamento, material de expediente, contas de luz e impostos;
• Despesas variáveis: são alteradas conforme a intensidade de uso, repasse de comissões e outros fatores, sendo pouco previsíveis. Ex: manutenção, reparo, multas, comissões por conquista de metas, etc.

Outros exemplos de despesas fixas podem ser internet, honorários contábeis, seguros, taxas de funcionamento e tarifa de água.
No entanto, se a água for um insumo (como em uma fábrica de jeans ou refrigerante), torna-se um custo e, nesse caso, seria variável por estar atrelada diretamente ao volume produzido.

Dessa forma, podemos imaginar uma consideração simples e facilmente reconhecida: tudo o que não sofrer variação em decorrência do volume produzido é uma despesa ou um custo fixo.

Já dentre os custos, encontramos:

• Fixos: não se alteram, mesmo diante de mudança na quantidade de entregas dos serviços e produtos. Exemplo: aplicação para conservação periódica do maquinário, vencimento dos colaboradores e aluguel dos aparelhos da linha de fabricação;
• Variáveis: ao contrário dos fixos, condizem com a capacidade dos resultados, sendo diretamente influenciados. Aqui, podemos imaginar o aumento ou diminuição de matéria-prima, a contratação de trabalhadores de forma temporária diante de uma expansão do número de pedidos, comissão de metas repassadas para a equipe de vendas, etc.

2. Custos caixa e custos não caixa

Outra modalidade se fundamenta na análise que toma como princípio a repercussão contábil e no próprio caixa:

• Efeito caixa: influenciam no caixa do seu negócio, significando uma efetiva saída de recursos financeiros. O pagamento dos fornecedores responsáveis pela matéria-prima de fabricação é uma amostra;
• Custos não-caixa: não apresentam uma saída financeira. A depreciação, por exemplo, é uma delas. Um bem tem seu valor contábil diminuído ano a ano até que em um determinado momento seja contabilizado como valor zero. Na teoria, com o passar dos anos, uma organização foi vendo o valor de ativos fixos reduzidos, sem ter necessariamente tido desembolso de caixa com isso.

Por que essas classificações são importantes?

Saber identificar e separar custo e despesa — entendendo a natureza de colocação de cada um, o direciona a fazer um gerenciamento fortalecido e preciso, com informações fidedignas. Dessa forma, compreender quais pontos podem ser desenvolvidos e quais responsabilidades podem ser enxutas possibilita uma administração otimizada, com uma tendência a longo prazo de obtenção e manutenção de um bom caixa.

Além disso, dominar esses conceitos faz com que você consiga tomar direcionamentos e decisões cada vez mais personalizadas e benéficas para a expansão do negócio.

Como fazer a análise de custos e despesas da empresa?

Aplicar essa avaliação no seu negócio demanda alguns pontos básicos. Para ajudá-lo nessa tarefa, elencamos algumas soluções e ações que concretizam a implementação e andamento dessa estratégia:

1. Recorra a um sistema de gestão integrado

Contar com um sistema ERP, ou Enterprise Resource Planning, é ter ao seu alcance um software com capacidade de centralização dos dados, movimentações e fluxos entre todos os departamentos de uma organização. Assim, você passa a ter uma velocidade de visualização e acompanhamento das taxas e informações, fazendo a categorização correta das saídas de caixa.

A digitalização e automação desses registros permite uma supervisão maior das atividades, tornando essas etapas burocráticas assertivas e permitindo estudos cada vez mais qualificados.

2. Separe os pontos de despesas

Um levantamento irá auxiliá-lo a identificar, dentre as despesas, perspectivas de redução e melhoria. Afinal, por não estarem diretamente relacionadas à produção, demonstram uma flexibilidade maior, podendo passar por testes e remodelações que o ajudem a encontrar alternativas lucrativas.

A procura por recursos e materiais sustentáveis, a adequação das comissões e até mesmo alterações na periodicidade dos reparos pode ser uma alternativa que possibilita um fechamento de fluxo positivo, principalmente em meio a um cenário de crise ou instabilidade. Além disso, a própria automatização da análise por meio do Business Intelligence, por exemplo, auxilia a poupar os cofres com alternativas e resoluções de alta performance.

3. Elabore um plano de orçamento

O estabelecimento de padrões de processo com constante monitoramento das entregas permite que seu negócio trace um plano de orçamento a curto, médio e longo prazo. Assim, insere uma uniformidade que direciona a uma produtividade e constância das atividades, diminuindo o número de imprevistos e ações de urgência (que possuem uma natureza mais custosa).

Esse planejamento pode ainda tomar como base indicadores de desempenho, que viabilizam um controle efetivo e conhecimento mais específico entre despesas e custos, aplicando ainda uma movimentação de aperfeiçoamento contínuo na organização e ampliando a vantagem competitiva perante os concorrentes.

Agora que está por dentro do tema e entende a diferença entre custo e despesa, está pronto a aplicar o conhecimento? Acompanhe o blog da Unimake e continue tendo acesso às principais discussões e soluções para negócios.

Aproveite e confira a seguir sobre o que é uma visão sistêmica e como ela beneficia a sua empresa.

Até a próxima!