O número da nota fiscal é fundamental para identificar não só a nota, mas a operação financeira que nela está descrita. As notas fiscais, também chamadas de NF, são um documento importantíssimo para a vida do brasileiro — em especial para gestores, empresários e empreendedores.
Além deles, os clientes e consumidores também utilizam com frequência o documento como garantia, para revenda e em outros processos. Por conta dessa importância, tanto para os gestores quanto para aos consumidores, saber onde fica o número da nota fiscal é essencial.
Esse número é o que define qual é a nota em questão, qual operação ela representa e pode ser encontrada, tanto em suas versões físicas quanto em sua versão eletrônica. Saiba mais sobre o que é esse código tão importante e como encontrar ele!
O que é o número da nota fiscal?
A numeração da nota fiscal é o seu código e o que a define como documento. Toda nota tem uma numeração em sequência de 6 dígitos, que controla todas as NFs que foram emitidas por uma empresa. É possível ainda dizer que o número da NF é a sua identificação e está associada a toda operação financeira.
Não são apenas as notas fiscais que têm um número de identificação. Há outros documentos importantes que definem operações, serviços e contratações que utilizam sequências numéricas para sua identificação, tais como:
- Notas fiscais eletrônicas;
- Notas fiscais de serviço;
- Notas fiscais impressas.
O número da NF não se repete nunca, pois cada nova NF emitida pela empresa tem um número diferente gerado. Isso permite que esses documentos sejam muito organizados e não haja qualquer maneira de confundir diferentes notas e suas operações.
Ao consultar sua NF, seja de compra ou de venda, o número é fundamental para conseguir entender melhor a operação representada.
O número da DANFE e da nota fiscal é o mesmo?
O DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica), funciona como representante da nota fiscal. Ele tem os dados e informações da NF de maneira resumida e, no geral, é utilizado no lugar da mesma por ser uma cópia quase completa. Por conter as principais informações da NF, o DANFE também tem o número da nota fiscal.
Para que serve uma nota fiscal
A nota fiscal representa as operações financeiras realizadas por uma empresa e por isso tem todos os dados de uma compra ou venda.
Notas são importantes para controlar essas operações, como também para autenticá-las e comprová-las, por isso que todo transporte de mercadorias deve ser acompanhado com suas NFs. Nelas, constam como informações:
- Valor do produto;
- Natureza da operação;
- Data da operação;
- Tributos e tarifas da compra ou venda;
- Produto comprado;
- Serviço contratado;
- Inscrição estadual;
- Número da nota;
- Nome da empresa;
- CNPJ da empresa;
- Nome do consumidor.
Todas essas informações estão nas notas, sendo utilizadas para controle e identificação da compra e venda. Quando uma compra é realizada, a NF deve ser requisitada para ser consultada em caso de dúvida — afinal, o documento serve como comprovação do que de fato aconteceu na operação.
O que é a série da Nota Fiscal?
A fileira numérica presente nos documentos emitidos é conhecida como série da NF. Esta série é utilizada para que a empresa consiga administrar melhor suas próprias notas, como organizá-las e até mesmo rastreá-las dentro do seu sistema. É possível até mesmo criar mais de uma série para auxiliar seu negócio.
O número da nota fiscal não é exatamente o número da série, porém, está contido nela. Ambos os conjuntos numéricos existem para identificar esse documento e podem ser utilizados para conseguir rastrear as NFs. Para entender melhor, vamos tomar como exemplo uma NF com o conjunto 332000001. Com isso, ele deve ser lido como:
- 33 trata-se do modelo da nota;
- 2 trata-se da série da nota;
- 000001 trata-se do número da nota fiscal.
Por lei, cada NF só pode ter uma série. Portanto, uma NF emitida não pode ter dois números que significam duas séries, no entanto, essa série pode ir de 1 até 999 com no máximo 3 dígitos.
Como é definido o número da nota fiscal?
O número da nota fiscal deve seguir algumas regras. Já mencionamos a sua divisão entre número de série, modelo e até mesmo o número da operação, que é a identificação da NF. Mas ainda há outras regras definidas por lei e todos os documentos estão sujeitos a elas.
As sequências numéricas de 890 a 899 só podem ser utilizadas para emissão de notas fiscais avulsas. Já as notas que vão de 900 até 999 são exclusivas do Sistema de Contingência do Ambiente Nacional ou SCAN, tudo isso para que o governo possa identificar melhor quais são essas NFs para o correto pagamento de impostos, tarifas e tributos.
É possível alterar o número da Nota Fiscal?
Não é possível alterar o número de uma nota fiscal, pois o documento é individual para cada tipo de operação. Aliás, faz parte da constituição da NF ser única e representar cada operação de maneira específica, justamente para que empresas e consumidores não se confundam com seus documentos.
O que pode acontecer é uma nota fiscal apresentar o mesmo número devido à duplicidade da NF. Esse problema deve ser resolvido pela empresa por meio do sistema emissor de notas fiscais e, no geral, o mero cancelamento da nota já basta para lidar com o problema.
Como achar o número da nota fiscal eletrônica?
Vamos agora entender onde fica o número da nota fiscal e como você pode identificá-lo em sua própria nota. É possível realizar vários meios para conseguir acesso a essa sequência numérica e iremos falar sobre cada um deles abaixo. Tudo depende de qual o tipo de nota e as ferramentas que você pode utilizar.
Conhecer o número de sua NF-e é fundamental para ter em ordem suas operações financeiras e muitos outros serviços que dependem do documento. Seu uso é obrigatório por lei em diversos processos e um negócio que não utiliza NFs corre vários riscos fiscais. Veja a seguir como identificar o número para não ficar na mão quando necessitar do documento.
Nota fiscal física - DANFE
A nota fiscal impressa, que geralmente é em sua forma de DANFE, tem um número em destaque em pelo menos dois lugares. O primeiro é no canto superior direito, onde é possível identificar o número da nota fiscal com sua série. A DANFE também mostra sua sequência no topo central do documento.
Nota Fiscal de Serviço
A nota fiscal de serviço, usada para comprovar prestação de serviço, tem o seu número identificado também no topo do documento, mas ao contrário das NFs tradicionais esse número se encontra no seu centro. O número da nota fiscal de serviço eletrônica também pode ser encontrado com o seu arquivo XML.
Encontrando o número pelo portal NF-e
Por meio do portal da NF-e, é possível encontrar o número da nota fiscal. Para conseguir basta selecionar a opção “Consultar NF-e”. Para consultar é preciso ter a chave de acesso NF, que é encontrada abaixo do código de barra de uma nota fiscal impressa ou de uma DANFE.
Com esses métodos é possível consultar o número da NF e então verificar de maneira completa a operação que ela representa. A consulta é importante para as empresas organizarem suas finanças e para os consumidores comprovarem a compra de um produto.
Os tributos e tarifas também estão explicados no documento, por isso, identificar a numeração da nota é de suma importância para o controle interno do departamento fiscal.