O que é XML da NF-e? A Unimake responde!

por Equipe de Conteúdo

Nos últimos anos a nota fiscal eletrônica, também representada como NF-e, foi popularizada devido à importância e obrigatoriedade da utilização do documento para fins tributários. Devido à visibilidade conquistada, dúvidas como o que é XML da NF-e e como encontrar XML de uma nota fiscal eletrônica, surgiram entre administradores e clientes nas rotinas empresariais.

Deseja descobrir maiores detalhes relacionados ao tema? A Unimake responde às perguntas. Confira na sequência!

O que é um arquivo XML?

O arquivo de texto XML, no inglês Extensive Markup Language, é largamente utilizado na norma brasileira de escrituras fiscais, na NF-e, a nota fiscal eletrônica. Para isso, no arquivo XML estão contidas informações importantes do usuário emissor, o destinatário, bem como da mercadoria ou serviços comercializados.

Segundo as normas fiscais brasileiras, o emissor da NF-e e o destinatário devem preservar a nota fiscal eletrônica em um período de cinco anos. Vale lembrar que, caso o arquivo XML for solicitado pela Receita Federal Brasileira, e o emissor ou receptor não apresentem a nota fiscal, multas e penalizações são aplicadas.

Uma das maiores vantagens do uso do arquivo XML, foi a redução de gastos com papéis antes utilizados para a impressão dos documentos ficais, realidade simplificada nos últimos anos.

Veja também: Entenda mudanças na consulta completa da NF-e.

Quais informações estão presentes no XML da NF-e?

Os documentos fiscais possuem formato padrão, característica que facilita a gestão financeira, o controle contábil e do fisco brasileiro. Logo, a NF-e apresenta informações essenciais relacionadas ao emissor, ao receptor e também ao produto adquirido.

Conheça as principais informações contidas no XML da NF-e:

  • dados do emissor da NF-e e do destinatário: nome completo, razão social, CNPJ e endereço;
  • descrição dos produtos: quantidade, informações tributárias (como o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) e valores;
  • informações relacionadas ao frete e ao transporte: dados do responsável;
  • dados para a cobrança: endereço e formas de pagamento.

Como agir quando sua nota fiscal é denegada? Saiba o que fazer!

Obrigações do emissor do arquivo XML

A Unimake relembra, que tão importante quanto entender o que é XML da NF-e, é estar atento para as obrigatoriedades da emissão dos documentos fiscais. Para auxiliar no entendimento, destacamos um checklist essencial para empresários emissores.

 

  • o envio do arquivo XML da NF-e é obrigatório;
  • o cliente deve autenticar o arquivo XML e validar o certificado digital;
  • ferramentas são essenciais na documentação fiscal.

Com a utilização de ferramentas como o DANFE View OFFICE, os setores contábeis e financeiros empresariais são beneficiados com o envio de relatórios dos arquivos XML armazenados. Além disso, outras ações inteligentes são possibilitadas, como:

  1. visualização e impressão facilitada dos documentos DANFE, DACTE, CC-e e outros documentos fiscais;
  2. armazenamento seguro e organizado dos arquivos XML da empresa;
  3. envio automático dos arquivos XML para o escritório de contabilidade;
  4. backup automático e frequente dos arquivos XML;
  5. economia de tempo ao tentar localizar XML de maneira prática e ágil.

O que é o DANFE?

Como sabemos, a nota fiscal eletrônica é encontrada exclusivamente em formato digital. Para que as informações complexas deste documento eletrônico sejam simplificadas, o DANFE – o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica – foi popularizado.

Desta forma, quando utilizadas as ferramentas que geram e emitem o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica, é emitido um arquivo PDF e enviado seguido do arquivo XML por correio eletrônico. Entenda logo a baixo quando emitir o DANFE é obrigatório.

NSU: O Número Sequencial Único da NF-e — compreenda a sigla com a UNIMAKE.

Quando emitir o DANFE é obrigatório?

O DANFE é um documento fiscal que facilita a localização de informações presentes nas notas ficais eletrônicas. Logo, a emissão do arquivo passa a ser obrigatória em inúmeras situações, como:

  • quando existe o transporte de mercadorias, o DANFE possibilita a localização dos produtos e informações fiscais;
  • nas ocasiões em que o receptor não está credenciado para emitir nota fiscal eletrônica como pessoa física.

Como gerar o DANFE?

O arquivo DANFE é emitido por software, o qual produz o documento de maneira automatizada, contendo as informações simplificadas do XML da NF-e. Quando impresso, isto é, além da versão em PDF, o DANFE pode ser emitido em papel comum.

Além disso, o tamanho mínimo é 210 x 297 mm (A4) e o máximo 230 x 330 mm (Ofício II). Outro fator essencial é a manutenção do contraste que permite a leitura do código de barras. Além do mais, esteja atento às fontes exigidas pela Receita Federal: utilize Courier New ou Times New Roman ao gerar os documentos.

Gostou de conhecer o que é XML da NF-e e como estes arquivos facilitam a vida de empresários e seus clientes? Então, siga de olho nos conteúdos que a Unimake prepara semanalmente para você aqui no Blog. Além disso, envie o artigo para amigos ou sócios interessados no assunto.

Até o próximo bate-papo!

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