A nota fiscal deve ser emitida em toda transação comercial de um serviço ou produto. A versão eletrônica da nota fiscal, conhecida pela sigla NF-e, surgiu para facilitar o processo de emissão do documento e proporciona diversas vantagens nas rotinas empresariais.
Mas com a sua popularização, dúvidas como o que é XML da NF-e, como emitir e como encontrar esse arquivo surgiram entre os administradores e clientes. Se você quer saber mais detalhes sobre o assunto, a Unimake trouxe um conteúdo completo sobre o tema, confira!
O que é XML e para que serve?
XML é a sigla para "Extensive Markup Language". A expressão em inglês se refere a um formato de arquivo universal, utilizado para criar e organizar documentos. Ela tem o objetivo de garantir que um documento seja compartilhado pela internet ou outros meios eletrônicos e seja aberto em diferentes softwares sem que haja perda de informação.
E quanto ao XML da NF-e, a que se refere?
O arquivo de texto XML é o formato oficial da NF-e, a nota fiscal eletrônica. Esse documento digital substitui as antigas notas em papel e possuem formato padrão que facilita a gestão financeira, o controle contábil e do fisco brasileiro.
O arquivo XML da NF-e é obrigatório e formaliza a venda de produtos ou serviços e permite aos órgãos responsáveis a fiscalização dos impostos.
Como gerar o XML da NF-e?
Para gerar o arquivo XML da NF-e, o emissor precisa utilizar um software de emissão de notas fiscais que seja cadastrado e autorizado na Secretaria de Estado da Fazenda, a SEFAZ, que é o órgão responsável por arrecadar o dinheiro que paga os serviços estaduais.
O emissor precisa realizar uma inscrição na prefeitura da cidade em que reside e obter um certificado digital, que será utilizado para verificar a assinatura digital da nota fiscal que será emitida e sua autenticidade.
Quanto aos softwares, a Sefaz ou a prefeitura disponibilizam emissores de documentos fiscais gratuitos. Eles possuem recursos bastante limitados que influenciam principalmente na demora da emissão e na dificuldade quanto se tem um alto volume de documentos para emitir.
Para quem deseja ter mais agilidade e eficiência nesse processo, o ideal é contratar um emissor de nota fiscal de empresas autorizadas.
Quais informações devem estar presentes no XML da NF-e?
No XML da NF-e estão contidas todas as informações importantes do usuário emissor, o destinatário, bem como da mercadoria ou serviços comercializados, como:
- Dados do emissor da NF-e e do destinatário: nome completo, razão social, CNPJ e endereço;
- Descrição dos produtos: quantidade, informações tributárias (como o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) e valores;
- Informações relacionadas ao frete e ao transporte: dados do responsável;
- Dados para a cobrança: endereço e formas de pagamento.
Vantagens em usar o XML para NF-e
Uma das maiores vantagens do uso do arquivo XML foi a redução de papéis antes utilizados para a impressão dos documentos fiscais. Isso diminuiu o custo do empreendedor e ainda facilita a organização e armazenamento dos arquivos, que, obrigatoriamente, devem ser guardados por no mínimo cinco anos.
A digitalização do documento fiscal também é benéfica para os órgãos de fiscalização responsáveis. Ela permite um acompanhamento das informações de forma mais assertiva e menos suscetível a erros.
Além disso, essa forma de documento escolhida é uma das mais versáteis e pode ser aberta por qualquer navegador de internet.
Qual a diferença entre XML, NF-e e DANFE?
É muito comum surgirem dúvidas quanto a estes termos. A NF-e é o documento digital que deve ser emitido em operações de vendas de produtos e serviços. O arquivo XML é o formato padrão utilizado para este documento que contém todas as informações pertinente ao processo.
Já o DANFE se refere ao Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica, é a versão impressa e simplificada da NF-e que deve acompanhar o produto durante seu transporte.
Em resumo, a NF-e, o XML e o DANFE são diferentes representações do mesmo documento. Mas para fins de fiscalização, o que tem valor é o arquivo XML.
Dicas para gerenciar melhor seus arquivos XML
O arquivo XML da nota fiscal eletrônica é uma obrigatoriedade a todos os tipos de empreendedor. Assim, ele deve ficar atento às suas responsabilidades fiscais para não sonegar impostos e infringir as leis.
Além disso, é importante ter os documentos fiscais armazenados e acessíveis, caso eles sejam solicitados pela Receita Federal. Veja algumas dicas para manter tudo organizado e dentro dos conformes:
1. Contrate um emissor de notas fiscais
Vimos que a Sefaz e algumas prefeituras disponibilizam o emissor de notas fiscais, mas que eles não são tão eficientes nesse processo. Por isso, se você quer comodidade e agilidade na emissão do XML da NF-e, contrate um software de uma empresa autorizada.
O UniDANFE é um aplicativo que simplifica todo o processo fiscal. Ele funciona integrado ao sistema de gestão da sua escolha. Após configurado, o programa coleta automaticamente o XML enviado pelo sistema de faturamento já aprovado pela SEFAZ, imprime uma imagem em papel e envia os arquivos para o destinatário.
2. Mantenha um backup dos arquivos XML na nuvem
Os arquivos XML são documentos importantes que comprovam o faturamento da sua empresa. Eles devem estar acessíveis e seguros. Muitos empreendedores armazenam estes arquivos no computador ou HD externo, mas esses equipamentos podem ser corrompidos ou danificados.
Mantenha sempre um backup na nuvem para evitar que os arquivos se percam. Assim também será possível acessá-los de qualquer dispositivo com internet quando for preciso.
Confira: Como recuperar o XML das Notas Fiscais Eletrônicas.
3. Restrinja o acesso aos documentos fiscais
Acima falamos da segurança em termos de perda ou danos físicos. Mas precisamos lembrar que os documentos fiscais possuem informações importantes da empresa e de clientes que precisam ser protegidos.
Invista em um sistema de segurança digital e restrinja o acesso aos arquivos XML somente as pessoas qualificadas para a função. Assim você evita o vazamento de dados e as perdas e exclusões de arquivos.
E aí tirou todas as suas dúvidas sobre o XML da NF-e? Esse arquivo veio para facilitar a vida de empresários e seus clientes nas transações comerciais.
Veja também: Veja como consultar Nota Fiscal de forma segura e oficial.
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