Os avanços tecnológicos ampliaram a capacidade de acesso aos dados digitais. Com isso, os certificados digitais surgiram como documento comprovatório de cursos, palestra e outras atividades. A primeira implantação desse sistema no Brasil foi em 24 de agosto de 2001, ainda como medida provisória. Atualmente, é comum o seu uso. Empresas pequenas e grandes preferem levar suas documentações para o digital, otimizando a organização.

Dessa forma, com o desenvolvimento de novas tecnologias, se adaptar ao novo mundo é necessário. Seja para ampliar o lucro real ou presumido, ou se tornar um forte competidor no mercado. Quer entender melhor sobre o que é um certificado digital? Continue a leitura e confira!

Afinal, o que é certificado digital?

O certificado digital é como uma assinatura virtual, ou seja, pode ser considerada uma identificação eletrônica de uma empresa ou indivíduo. Isso permite a assinatura de documentos à distância.

Isso é possível a partir de arquivo digital, chaves criptográficas ou token para ter uma identificação segura. Além disso, tem muitos mecanismos de segurança para armazenar esses dados, seja eles notas fiscais, documentos ou outros que contém o certificado digital.

Para que serve o certificado digital?

As utilidades de conter esse comprovante digital é principalmente na assinatura de documentos virtuais e para conseguir acessar o sistemas eletrônicos restritos. Assim, essa ação é uma otimização do mundo digital.

Os sistemas de dados restritos, em sua maioria, são de órgãos públicos como:

• INSS;
• Juntas comerciais;
• Receita federal.

Desta forma, os documentos e serviços de grande importância tem acesso e alcançam a um maior público. Muitas tarefas e assinaturas podem ser realizadas sem a necessidade do indivíduo se deslocar. Além de auxiliar as empresas com os seus impostos.

Quem precisa de um certificado digital?

Atualmente é cada dia mais prático ter essa assinatura virtual, sendo empresa ou pessoa. Mas, a maioria das organizações precisa ter um certificado digital para interagir com órgãos governamentais.

Empresas com apenas um empregado não tem essa obrigatoriedade. Entretanto, esse movimento permite diminuir as burocracias que a documentação física gera. Além de agilizar, de forma segura, os processos internos e externos.

Assim, podemos dividir em três as entidades que podem utilizar esse formato:

1. Uso para pessoas físicas

Sem obrigatoriedade, as pessoas físicas também tem a disponibilidade de fazer o pedido do seu certificado digital. O principal objetivo aqui é poupar tempo e agilizar processos. Assim é possível:

• Entrar em sistemas do Governo;
• Assinar documentos virtuais.

2. Uso para empresas

Por conta de responsabilidades fiscais e regime tributário da empresa, é de grande importância ter o certificado digital em seu negócio. Assim, o contato com o sistema governamental é facilitado. Entre as atividades que o utiliza é:

• Uso do E-CAC;
• Uso do E-Social;
• Compromissos fiscais;
• Emissão de nota fiscal eletrônica;
• Autentificação de sites e comércios.

3. Uso para profissionais autônomos

Os profissionais livres tem casos específicos que o ajudam em seu trabalho. Além de utilizar como pessoa física, um autônomo pode aplicar em situações exclusivas. Os três principais casos são:

• Advogados: assinar procurações, contratos, petições e outras burocracias como declaração de imposto;
• Profissionais da área da saúde: emissão de laudos, receitas e prescrições médicas e atestados;
• Contator: gerenciamento de atividades contábeis, patrimoniais, tributárias, trabalhistas e outras situações como imposto de renda.

Quais os tipos de certificados digitais?

Há dois principais tipos de certificados virtuais. Ambos têm funcionalidades semelhantes, a principal diferença é sobre a localização de armazenamento e a forma que é gerado as chaves criptográficas.

Certificado digital A1

Utilizado em empresas de pequeno a médio porte, tem como armazenamento o computador do titular e permite o backup do certificado. Logo, dispensa o uso de cartão e tokens. É recomendado para realizar operações de menor complexidade.

Possuí uma validade de um ano, com operações de segurança de duas chaves criptografadas para decodificação. Assim, evita atividades fraudulentas ou invasões de terceiros.

Certificado digital A3

Armazenado em cartões ou no token em formato de pendrive tem a vantagem de ter fácil mobilidade. Assim, pode ser levado a qualquer lugar com praticidade e continua sendo inviolável.

Sua validade é de até três anos. Entre as partes negativas está o fato de necessita de uma mídia externa e de um instalador.

Quais os modelos de certificados digitais?

Entre os muitos modelos digitais, cada um tem a sua origem jurídica de quem irá utilizar. Em sua maioria ligada com situações governamentais.

E-CNPJ

Esse modelo é um certificado de pessoa jurídica. Assim, com esse documento digital é possível que o representante da empresa faça assinaturas digitais e pode solicitar serviços que requisitam o certificado.

E-CPF

Seguindo o E-CNPJ, esse é o modelo para a pessoa física. Possibilitando ao indivíduo autenticar e-mail, assinar documentos, emitir notas fiscais para a receita federal.

NF-E

Quando empresas crescem rapidamente, o NF-E é de grande ajuda. Esse modelo de certificado digital visa as notas fiscais, ele permite que a emissão delas sejam feitas por uma externa da empresa.

E-MEI

Sendo considerado uma variação do E-CPF é a digitalização de um documento para impulsionar o seu negócio. Realiza funções como emissão das notas fiscais, assinatura dos documentos e declaração de impostos.

Vale lembrar que algumas profissões autônomas tem seus próprios certificados como:

• E-Saúde: para os profissionais da saúde;
• E-Jurídico: para os advogados com OAB;
• E-Contador: para contadores.

Como obter um certificado digital?

Há muitas maneiras de obter um certificado digital. Isso pode variar dependendo do objetivo final dele. Porém, de base, é preciso escolher uma das Autoridades Certificadoras (ACs), como a Unimake, que participam do ICP-Brasil.

Empresas como a Caixa Econômica Federal, Casa da Moeda, Serasa e outros participam desse grupo. Você pode conferir a lista inteira e iniciar seu processo no ITI, assim encaixar o processo da melhor forma na sua necessidade.

Para conseguir o acesso, será solicitado suas documentações, como CPF ou CNPJ, que deverá ser comprovado. Assim, você terá que aguardar a validação para poder retirar o certificado.

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