A emissão dos documentos fiscais é importante para todas as empresas. Afinal, é através desses documentos que o governo consegue saber o valor do recolhimento de tributos e impostos.
Para uma gestão fiscal completa, saiba o que são documentos fiscais, qual a sua importância, quais os tipos de documentos fiscais e mais. Se deseja conhecer mais sobre o assunto, continue a leitura abaixo!
O que são documentos fiscais?
Os documentos fiscais são registros que comprovam transações de compra e venda de produtos ou serviços realizados pela sua empresa. Conforme o Ministério da Fazenda, todas as operações tributáveis exigem o documento fiscal.
Através dos documentos fiscais o governo consegue acompanhar as transações de sua empresa, referentes a tributos e impostos. Mesmo que sua empresa seja isenta de impostos, a emissão desses documentos é obrigatória. Atualmente, a maioria desses documentos são emitidos de forma eletrônica, como a nota fiscal gerando o XML.
Para que servem os documentos fiscais?
A principal função dos documentos fiscais, como dissemos anteriormente, é comprovar a transação realizada e o recolhimento de impostos. Além disso, são utilizados para fazer as devidas declarações fiscais e verificar se o ICMS ou ISS foram pagos.
Também são utilizados como provas em processos jurídicos. Para isso, é necessário ter a assinatura digital do emissor para comprovar a autenticidade do documento. Por isso, além de ter o certificado, faça o backup do certificado digital regularmente para guardar todas as informações.
Qual a importância dos documentos fiscais nas empresas?
Emitir os documentos fiscais corretamente garante o bom andamento tributário da sua empresa. Caso não ocorra a emissão correta desses documentos, pode caracterizar como sonegação fiscal. Conforme a Lei 4.729/65, sonegação fiscal é crime e pode resultar em 6 meses a 2 anos de detenção, além de multas que chegam até 5 vezes o valor do tributo não recolhido.
Devido à importância desses documentos, contrate profissionais especializados em departamento fiscal para garantir que não terá problemas relacionados ao fisco. Outra possibilidade é contratar uma empresa terceirizada que ofereça esse serviço.
Tipos de documentos fiscais
Dependendo da modalidade da sua empresa, alguns documentos são necessários e outros não. Confira alguns dos principais documentos fiscais eletrônicos exigidos por lei, mas busque se aprofundar no assunto e saber exatamente quais são os exigidos para sua empresa.
Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)
A nota fiscal eletrônica serve para comprovar todas as transações de compra e venda de mercadorias da sua empresa. Assim, a tributação é baseada nas informações contidas na nota fiscal. Conforme dito anteriormente, sua emissão eletrônica exige certificado digital.
Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e)
A Nota Fiscal de Serviço Eletrônico possui função similar à NF-e. É utilizada para comprovar a prestação de serviço entre empresas ou pessoas físicas. Nesse caso, o imposto atrelado a ela é o Imposto sobre Serviço (ISS) recolhido pelas prefeituras.
No caso de MEI, não é obrigatório utilizar o certificado digital, mas é recomendado, como dissemos anteriormente. Em todas as prestações de serviços, é preciso emitir a Nota Fiscal de Serviço.
Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e)
Esse documento é específico para o consumidor final, visando registrar vendas presenciais ou entregues em domicílio. Pode ser enviada por e-mail, sendo mais sustentável. É importante saber que alguns estados brasileiros não adotaram esse documento.
Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)
O CT-e é um documento que funciona como "Nota Fiscal dos Serviços de Transporte". Ele veio para substituir outros documentos de transporte rodoviário, aquaviário, ferroviário e mais. É emitido de forma eletrônica, como a NF-e.
Por que investir em um software para a gestão de documentos fiscais?
Investir em um software para gestão de documentos fiscais vai auxiliar na maior organização da sua rotina fiscal, facilitando os processos tributários, além de garantir segurança dos seus dados. Pesquise e analise empresas especializadas em softwares, como a Unimake, para implantar o melhor sistema de gestão.
Entre as diversas vantagens do software, você pode contar com melhor produtividade das equipes, diminuição de erros e custos, melhor compartilhamento de informações e gestão de documentos.
Quanto tempo é necessário guardar os documentos fiscais da empresa?
Os documentos fiscais devem ser guardados por 5 anos! Dessa forma, você consegue fazer a declaração do imposto de renda, pois a Receita Federal tem esse período para solicitar. Além disso, é um comprovante para qualquer adversidade tributária.
Informações necessárias para emitir uma nota fiscal
Para a emissão de documentos fiscais, é necessário se atentar a alguns detalhes importantes, pois alguns dados não podem ser corrigidos com a carta de correção. Confira as informações abaixo:
- dados do cliente: é importante informar os dados completos do cliente (pessoa física ou jurídica);
- data de emissão: a data é importante, principalmente para a fiscalização e circulação da mercadoria;
- código da atividade da empresa (CNAE): esse código permite o pagamento correto dos impostos;
- valores: é através do valor da transação que os impostos são gerados;
- dados do transportador: como placa do veículo, datas, CNPJ, inscrição estadual e endereço;
- quantidade: a quantidade de cada produto precisa estar correta;
- descrição detalhada do produto ou serviço: a descrição do produto ou serviço é fundamental.
Agora que você já sabe quais são as informações fundamentais dos documentos fiscais, continue no nosso blog e leia também quais impostos uma empresa precisa pagar? Veja a lista! Até o próximo post!
